In Beeld: Application Lifecycle Mgt S/4HANA Cloud: Implementaties

Gerard van Gent
01 december 2023

SAP Cloud ALM voor Implementatie

In deze blog wil ik de mogelijkheden van het applicatie lifecycle management voor implementaies  als onderdeel van de functionaliteit van SAP S/4HANA Cloud, Public Edition delen. 

Het applicatiebeheer wordt verzorgd door CALM, dat staat voor Cloud Application Lifecycle Management.  Laat ik beginnen met het goede nieuws: CALM is volledig onderdeel van uw SAP S/4HANA Cloud licentie!

SAP Cloud ALM (CALM) is een hulpmiddel dat klanten helpt bij zowel de implementatie als de operatie van SAP S/4HANA Cloud en mogelijk andere SAP Cloud oplossingen. 

CALM Focusgebieden

CALM kent twee focusgebieden, die onafhankelijk van elkaar kunnen worden toegepast:

SAP Cloud ALM for Implementation ondersteunt alle projectfasen vanuit de SAP Activate methodologie voor het ontwerp van bedrijfsprocessen op basis van best practices, het bouwen van extensies en integraties, het end-to-end testen van processen en deze uiteindelijk ‘live’ brengen.

SAP Cloud ALM for Operations bevat een breed scala aan hulpmiddelen waarmee een bestaande SAP Cloud omgeving kan worden gemonitord: werken mijn interfaces nog? Zijn mijn jobs correct geëindigd? Is de responsetijd die gebruikers ervaren binnen de verwachte bandbreedte? Problemen worden gerapporteerd en corrigerende maatregelen kunnen geautomatiseerd worden toegepast. In deze blog zullen we laten zien hoe CALM uw organisatie kan helpen bij het implementeren van S/4HANA Cloud, van initiatie tot go-live. SAP Cloud ALM for Operations zal aan de orde komen in een volgend blog.

CALM voor Implementaties

Met betrekking tot de inzet van CALM voor implementaties zullen de volgende activiteiten nader worden toegelicht:

  1. Opzetten van projecten voor de implementatie
  2. Inrichten van de processen op basis van Fit-to-Standard aanpak
  3. Testen van de oplossingen
  4. Documentatie van de oplossingen
  5. Project Management

1-Opzetten van projecten

We beginnen met het aanmaken van een nieuw project in CALM:

  • Hoe het projectlandschap er uit ziet (link naar DEV – TST – PRD, Central Business Configuration), 
  • Welke processen (‘scope items’) in de projectscope vallen, 
  • Hoe de projectorganisatie is opgezet met teams, rollen en teamleden 
  • Wat voor soort project het is: implementatie of roll-out

Op basis van de projectdefinitie worden alle activiteiten van de SAP Activate roadmap geladen en toegewezen aan de relevante rollen.
De SAP Activate methodologie is door SAP en haar partners ontwikkeld voor een efficiënte implementatie van SAP-oplossingen. In de roadmaps staan zeer gedetailleerd de verschillende projectactiviteiten beschreven. Tevens bevat SAP Activate ook een groot aantal accelerators – denk aan documentatiestandaarden, kick-off presentaties, how-to guides voor de opzet van een testomgeving etc.

Dus we beginnen ons project met een zeer gedetailleerd projectplan in CALM, inclusief Gantt charts, waardoor we het wiel niet opnieuw hoeven uit te vinden.

2-Fit-to-Standard Workshops

Bij het implementeren van een SaaS-oplossing, zoals SAP S/4HANA Cloud, wil je zo dicht mogelijk bij de standaard blijven. SAP heeft honderden best practice processen met vooringestelde configuratie, voorbeeld stamgegevens en uitgebreide testscenario’s. Tijdens de Fit-to-Standard workshops proberen wij te onderzoeken op welke manier het best practice proces kan werken voor uw organisatie. Met CALM kunnen de verschillende varianten van de best practice processen worden besproken en eventuele gaps worden vastgelegd. Denk hierbij aan: 

  • wijziging layout verkoopfacturen
  • aanmaken van een specifiek rapport dat kritisch is voor magazijnbeheer
  • nieuwe workflow voor goedkeuring van inkoopfacturen
  • koppeling van S/4HANA Cloud aan een ander systeem.

 Deze eisen worden – nadat ze binnen CALM door een goedkeuringscyclus zijn gegaan – toegevoegd als projecttaken die in de sprints binnen realisatiefase worden uitgevoerd.

Realisatie via Sprints

SAP CALM kan worden gekoppeld aan de Central Business Configuration (CBC), zodat de taken voor configuratie en extensie (zoals formulieren, apps, rapporten) van S/4HANA Cloud kunnen worden georkestreerd. Deze taken worden volgens binnen SAP Activate in Sprints afgewerkt. Per Sprint pak je een aantal procesvarianten op, die in 2-3 weken volledig worden ingericht, getest en gedocumenteerd. CALM heeft een eigen Sprint board, waarin de activiteiten via uitgebreide filtering kan worden gepersonaliseerd. 

Indien uw organisatie werkt met andere agile tools, zoals JIRA, kan een dergelijke applicatie via een API worden gekoppeld met SAP CALM. Op deze manier zal JIRA meer voor backlog management worden toegepast, en de overall planning voor alle work-streams in SAP CALM wordt gevolgd.

3-Geautomatiseerd testen

Zoals eerder aangegeven worden de best practice processen binnen SAP S/4HANA Cloud uitgeleverd met standaard testscenario’s. Dit zijn zowel handmatige tests (via Word documenten) als automatische tests. De automatische tests kunnen rechtstreeks in SAP S/4HANA worden uitgevoerd, maar het is mogelijk om deze testactiviteiten te synchroniseren met SAP CALM. Hierdoor wordt testplanning, -uitvoering en -management vanuit dezelfde omgeving uitgevoerd als de rest van de projectactiviteiten, onafhankelijk of dit via automatische scripts loopt, of handmatig wordt uitgevoerd. Wel zo overzichtelijk!

4-Documenteren

SAP CALM biedt de mogelijkheid om binnen een processtructuur de projectdocumentatie vast te leggen. 

Documentatie kan gemaakt worden met de ingebouwde Rich Text Editor. Van ieder document wordt o.a vastgelegd wat voor soort (interface spec, solution design etc) en aan welk proces het document is gerelateerd. Op deze manier is het document altijd terug te vinden. Van ieder document wordt de status bijgehouden, zodat het uiteindelijk ook duidelijk is welke documenten goedkeuring hebben gekregen. 

Wil je toch gebruik maken van je eigen documentenbeheer omgeving zoals MS Teams of Google Docs, dan is het mogelijk om een referentie naar het externe document te maken binnen SAP CALM. 

5-Project Management

Uiteraard is geen tool compleet zonder relevante rapportage. SAP CALM komt met een rijke set aan rapporten en charts waarmee de voortgang van de verschillende projectactiviteiten kunnen worden bewaakt. Zoals we gewend zijn van SAP S/4HANA Cloud, kunnen we ook in CALM inzoomen op het detail vanuit de grafieken.

Tenslotte

Zoals eerder gezegd, SAP CALM is inbegrepen in de SAP S/4HANA Cloud licentie. Er is dus geen enkele reden om er niet mee aan de slag te gaan bij de S/4HANA Cloud reis die u wellicht binnenkort gaat aanvangen. Probeer daarom de rijkdom van de meegeleverde content te begrijpen en erover na te denken hoe dit u gaat helpen bij deze transitie . Kijk ook naar de SAP CALM roadmap. De tool is al aardig volwassen, maar nieuwe features zijn in aantocht. En die worden, zoals u van een Cloud omgeving mag verwachten, voor u geïnstalleerd zonder dat u daarnaar hoeft om te kijken.