Process Automation binnen SAP S/4HANA Cloud Public Edition

14 juni 2024

In de webinar special van 13 juni was het topic Process Automation binnen SAP S/4HANA Cloud, Public Edition. Onze SAP Cloud Experts Jordy en Sanne gaven uitleg over de mogelijkheden van zowel process automation als de inzet van Artificial Intelligence binnen SAP S/4HANA Cloud Public Edition. De inzet van AI en process automation binnen de wereld van ERP is volop in beweging. In dit blog een korte samenvatting van de details vanuit het webinar met betrekking tot Process Automation:

Wat is de noodzaak voor Process Automation
Wat zijn de mogelijkheden van Process Automation binnen SAP S/4HANA Cloud Public Edition
Hoe kunnen bedrijfsspecifieke Process Automations worden ontwikkeld
Wat kunnen we verwachten van Joule - SAP AI Basis Assistent

Wat is de noodzaak voor Process Automation

Met de komst van de zogenaamde Bots, die op basis van Machine Learning kunnen worden ingezet, wordt de inzet van Process Automation voor herhalende taken steeds makkelijker en efficiënter om te gaan inzetten. Deze Bots zijn snel, schaalbaar, werken 24x7 indien gewenst en zijn 100% consistent in de uitvoering.

Voor bedrijven dus een optie om deze processen nader onder te loep te nemen en met behulp van process automation te gaan ondersteunen. Hiervoor is het volgende nodig:

Bots: Een bot in de context van SAP S/4HANA Cloud Public Edition is een softwareprogramma dat is ontworpen om geautomatiseerde taken uit te voeren die meestal repetitief, tijdrovend en op regels gebaseerd zijn. Deze bots bootsen menselijke acties na om deze taken snel en nauwkeurig uit te voeren, zonder menselijke tussenkomst.
Workflow automatisering: Beheert de stroom van geautomatiseerde taken.
Dashboard en monitoring tools: Voor het bijhouden van Chatbot prestaties en -resultaten.

De verwachte voordelen van process automation, laten zich eenvoudig voorspelen:

Efficiëntie en productiviteit: Automatiseert repetitieve taken, waardoor medewerkers zich kunnen richten op meer strategische activiteiten. Het vermindert fouten die gepaard gaan met het handmatig invoeren en verwerken van gegevens.
Kostenbesparingen: Het verlaagt operationele kosten door handmatig werk te minimaliseren en foutenpercentages te verlagen.
Schaalbaarheid: Gemakkelijk schaalbaar om een grotere werklast aan te kunnen zonder dat er extra personeel nodig is.
Naleving en nauwkeurigheid: Het zorgt voor naleving van bedrijfsregels en voorschriften door consistente taakuitvoering.

Wat zijn de mogelijkheden van Process Automation binnen SAP S/4HANA Cloud Public Edition

SAP onderhoudt continue de mogelijkheden om processtappen binnen de bekende end-to-end processen verder te gaan ondersteunen met Robotic Process Automation.

Op basis van de release 24.02 zijn er al 27 processen standaard aanwezig, die direct ingezet kunnen worden. Hieronder een paar voorbeelden.

Finance:

Automated Upload of General Ledger Entries
Automated Upload of Manual Entries via API
Collection and Update of Dispute Case Information
Mass Upload of Bank Statement Files
Mass Upload of Payment Advices
Proposed Reclassification of G/L Account Entries

Sales:

Automatic Creation of Sales Order from Unstructured Data
Automatic Creation of Sales Orders
Mass Creation of Customer Returns

Inkoop:

Automated Release of Supplier Invoice upon Customer Payment
Create Purchase Requisitions from Excel
Mass Maintenance of Quality Info Records
Mass Confirmation of Purchase Orders
Supplier Invoice File Extraction from Email and Upload to SAP Central Invoice Management

Hierbij de link voor een compleet overzicht van Embedded Process Automations binnen SAP S/4HANA Cloud Public Edition

Voorbeeld "Automatic Creation of Sales Order from Unstructured Data"

In de meeste B2B-scenario's krijgen de verkoopvertegenwoordigers inkooporders aangeleverd in de vorm van ongestructureerde bestanden zoals pdf, tif, jpg, tiff, jpeg, png die als bijlage bij e-mails van klanten zitten. De verkoopbinnendienstmedewerkers moeten handmatig en individueel verkooporders aanmaken in het systeem op basis van het ontvangen bestand. Dit is een zeer tijdrovend en foutgevoelig proces dat onnodige handmatige inspanningen met zich meebrengt en potentiële risico's voor het bedrijf met zich meebrengt in een zeer concurrerende werkveld.

De chatbot automatiseert het proces door twee scenario's te bieden: Aanmaken van verkooporderverzoeken en Aanmaken van verkooporders. De bot controleert de inkomende e-mail met de orderaanvraag in de vorm van een bijlage. De bot scant de Inbox met behulp van het Subject keyword gedefinieerd in de Cloud Factory variabele. Wanneer de bot de e-mails vindt die het gedefinieerde trefwoord bevatten, haalt hij het bestand uit de Inbox en uploadt hij het bestand naar het SAP S/4HANA-systeem.

De inzet van deze vom van process automation voor de Sales afdeling zorgt voor de volgende voordelen:
Minder handmatige inspanning: Bevrijd de interne verkoopvertegenwoordigers van de herhaalde systeemwerkzaamheden;
Verhoog de efficiëntie: Verhoogt de snelheid waarmee verkooporders worden aangemaakt, zodat de verkoopmedewerkers zich kunnen richten op andere taken die meer waarde toevoegen;
Menselijke fouten elimineren: leidt tot een verhoogde klantteveredenheid :)

Platform om Process Automation te ondersteunen

In onderstaande beeld wordt duidelijk gemaakt welke tools of technolgien kunnen worden ingezet

SAP S/4HANA Cloud Public Edition bevat tools die ingezet kunnen worden door Key users of Developers.

Situation Handling helpt bij het inrichten, monitoren en opvolgen van process-flows. Machine Learning wordt gebruikt om Bots in te richten zodat de juiste handelingen worden uitgevoerd. Hiermee kan bijvoorbeeld een PDF worden vertaald naar een Sales Order. De Analytics functie ondersteunt het gericht analyseren en informeren/rapporteren. Denk hierbij aan een dashboard met KPI gericht op de processen.

Met de inzet van SAP Business Technology Platform kunnen side-by-side oplossingen worden gemaakt. Voordeel van deze aanpak is dat er een zogenaamde clean-core-erp blijft bestaan, met aanvullend specifieke automations. Naast de embedded tools Machine Learning en Analytics, zijn nu SAP Build Process Automation en SAP's Digital assistent & Chatbot beschikbaar. Op de roadmap staat de functie om AI in te zetten voor het inrichten van process automation.

Hoe kunnen bedrijfsspecifieke Process Automations worden ontwikkeld

Om eigen bedrijfsspecifieke processen te gaan ondersteunen met een Machine Learning kan SAP Build worden ingezet. Hiermee kan eenvoudig de workflow worden aangemaakt, plus de taken die door de Bot dienen te worden uitgewerkt.

Met SAP Build kunt u de ontwikkeling versnellen door gebruik te maken van meer dan 1.300 al beschikbare workflows en automatiseringen. Deze kunnen onder andere worden toegepast binnen HR-onboarding, facturatiebeheer en de automatisering van het aanmaken van verkooporders. In de SAP Build content store is specifieke content per branch of sector te vinden die speciaal zijn ontworpen om uw SAP-applicaties zoals SAP S/4HANA Cloud, SAP Ariba, SAP SuccessFactors en meer te verbeteren. De integratie tussen SAP Build en SAP Signavio maakt continue monitoring en optimalisatie van uw bedrijfsprocessen mogelijk. Op basis van een diepgaande procesanalyse kan SAP Signavio meer dan 135 kant-en-klare automatiseringen aanbevelen, die vervolgens kunnen worden geïmplementeerd met behulp van SAP Build Process Automation.

SAP Build biedt een degelijk raamwerk voor DevOps met Continuous Integration/Continuous Delivery (CI/CD), geautomatiseerde tests, beveiliging en prestatiecontroles om met vertrouwen productieklare software te verzenden. Er is een audit log beschikbaar om alle activiteiten in de tools bij te houden, waardoor volledige transparantie en naleving wordt gegarandeerd. Gebruikers kunnen veilig worden beheerd door het gebruik van de authenticatie, autorisatie en provisioning van het BTP.

IT-beheerders kunnen dus vertrouwen op de mogelijkheden van bekende platformen, terwijl ze tegelijkertijd hun gebruikers vanuit de business de flexibiliteit van SAP Build Process Automation kunnen bieden.

De mogelijkheden van SAP Build Automation

Het bouwen of aanpassen van processen op een intuïtieve visuele manier
Het creëren van workflows op basis van formulieren met drag en drop elementen
Het ontwikkelen en beheren van beslissingslogica op basis van decision tables.
Repeterende taken automatiseren in bestaande processen middels robotic process automation
Ingebouwde AI functionaliteiten kunnen worden gebruikt om informatie uit documenten te extraheren en verder te gebruiken in het systeem.
Het efficient werken in een omgeving met launchpad en taskcenter.
Users vanuit de business en professionele developers kunnen beter samenwerken, doordat de business users geavanceerde componenten kunnen hergebruiken die de developers hebben gemaakt.
Het gebruik van analystische dashboards waar de prestaties van de processen kunnen weergegeven.

Directe voordelen van het inzetten van SAP Build Process Automation:

Verbeterde bedrijfsuitvoering: Elimineren van de handmatige taken, waardoor medewerkers ingezet kunnen worden voor high-value taken. Tevens bestaat de mogelijkheden meerdere taken parallel te gaan uitvoeren.
Verkorte doorlooptijden: Process Automation gaat zorgen voor de verhoogde efficiëntie, verkorte doorlooptijden, met directe besparingen tot gevolg;
Verbeterde Compliance en klanttevredenheid: Door minder menselijke fouten en 24/7 inzetbaarheid van Bots, kan er meer en sneller worden ingespeeld op bijzonderheden;
Gateway naar AI: Mogelijkheid om niet-gestructureerde data te verwerken, inzet van self-healing-bots en het opbouwen van geschiedenis omtrent afwijkingen

Wat kunnen we verwachten van Joule - SAP AI Basis Assistent

Vanaf de SAP S/4HANA Cloud Public Edition 2402 release is SAP Joule beschikbaar in het Early Adopter Care Program. Deze AI-copilot is ontworpen om een revolutie teweeg te brengen in uw interactie met SAP bedrijfssystemen. SAP Joule is er in essentie op gericht om elk contactmoment te vereenvoudigen en taken te stroomlijnen, om uiteindelijk uw bedrijfsvoering te verbeteren.

SAP Joule is een allesomvattende oplossing die is afgestemd op de bijzonderheden van uw bedrijf. SAP Joule is uw partner bij het navigeren door het complexe SAP ecosysteem en biedt transparante, rolgebaseerde toegang tot relevante processen vanaf elke locatie. Met SAP Joule ervaart u een uniforme en aangename gebruikersinterface voor alle SAP-oplossingen. SAP Joule faciliteert gespreksinteracties, waardoor naadloze communicatie tussen mensen en computers mogelijk wordt. Het ondersteunt drie primaire gesprekspatronen:
Navigational: Gebruikers helpen de functionaliteit te vinden die ze nodig hebben binnen SAP-systemen;
Transactional: Gebruikers helpen om taken efficiënt uit te voeren;
Informational: Relevante informatie ophalen uit bestaande documenten

Bouwen van Apps

AI gebruiken om code en app-logica te genereren met een SAP-gericht programmeermodel op basis van beschrijvingen vanuit Natural Language Models. Creëer een gegevensmodel en services met sample data die voldoen aan de pro-code apps en produceer snelle eenheidstests met Joule copilot.

Aanvullende informatie

De mogelijkheden van process automation en de inzet van AI zal binnen iedere toekomstige release significant gaan toenemen. Onderstaand de links om deze ontwikkelingen te blijven volgen: