arrow_drop_up arrow_drop_down
20 mei 2019 

Hoe wordt de transformatie naar S/4HANA Cloud voorbereid?

Het Webinar Overstappen naar Cloud ERP: Hoe wordt de transformatie naar S/4HANA Cloud voorbereid? van 16 mei 2019 is onderdeel van de periodieke webinars die Scheer Nederland organiseert om bedrijven inzicht te geven in de mogelijkheden van SAP ERP Cloud en de transitie richting ERP vanuit de Cloud.

Scheer Nederland ondersteunt middelgrote tot grote organisaties met lokale of internationale ERP Cloud implementaties waarbij SAP S/4HANA Private of Public Cloud of SAP Business ByDesign centraal staan.

SAP S/4HANA Cloud Mindset

Het webinar “Hoe wordt de transformatie naar S/4HANA Cloud voorbereid?”, is bedoeld om inzicht te krijgen in de benodigde voorbereidingen die noodzakelijk zijn voor een juiste keuze. De overstap naar de Next Generation ERP is geen Technology Game, maar vraagt naast de techniek (applicatie) veel aandacht voor de bedrijfsprocessen, training van medewerkers en inrichting van de organisatie en de wijze waarop zij voorzien worden van de juiste informatie (vorm en inhoud).

Presentatie is gedaan door Kim van der Put en Stefan Bauer. Kim is Senior Manager en heeft ruim 20 jaar ervaringen met de inrichting van SAP applicaties voor complexe en internationale organisaties. Als Process & BPM expert heeft zij op het gebied van ERP en CRM voor velen implementaties en optimalisaties gezorgd. Stefan is als marketing manager continue bezig om de SAP propositie helder te maken om voor bedrijven de transitie naar SAP ERP Cloud inzichtelijker te maken.

De presentatie en de replay van dit webinar zijn hier te vinden.

In dit webinar zijn de volgende onderwerpen behandeld:

    1. Wat zijn de opties voor grote en internationale organisaties met ERP vanuit de Cloud
    2. De “5 Golden Rules” voor S/4HANA Single Tenant – Private Cloud
    3. Wat is het belang om de bedrijfsprocessen goed te kennen
    4. Hoe om te gaan met Customizations
    5. Het belang van bedrijfsdata opschonen
    6. Inrichten van het Center of Expertise rondom ERP vanuit de Cloud
    7. Overzicht van de S/4HANA tools om de voorbereiding te doen
    8. Overstappen naar SAP Cloud ERP

Wat zijn de opties voor grote en internationale organisaties met ERP vanuit de Cloud

SAP heeft voor bedrijven 3 applicaties die vanuit de Cloud ERP kunnen leveren. In het kader van de voorbereidingen is het goed te weten wat, waar en vooral wanneer beschikbaar is.

SAP Cloud ERP Products

SAP biedt de volgende opties aan:

  1. Voor de grotere – internationale – bedrijven is er SAP S/4HANA die zowel in On Premise als Cloud oplossing is te verkrijgen. Gemaakt voor bedrijven met complexe structuren en voor bedrijven die op zoek zijn naar best-of-breed solutions.
  2. Functioneel gezien is SAP Business ByDesign een echte concurrent van SAP S/4HANA Cloud. Deze Suite-out-of-the-box is sinds 2007 op de markt en puur en alleen voor de Cloud ontwikkeld. Bedrijven, vestigingen of business units kunnen vaak perfect met de bijna 40 Industry Best Practices hun operaties ondersteunen; Het grote voordeel van SAP Business ByDesign is dat nagenoeg alle functionaliteit voorhanden is: ERP, CRM, SCM, AM, FIN, HR PS;
  3. SAP Business One is eveneens een Cloud oplossing maar voor kleinere bedrijven, maar valt buiten de scope van Scheer Nederland;

Wanneer we inzoomen op S/4HANA dan kunnen we de transitie richting Cloud op verschillende wijze gaan invullen.

SAP S/4HANA Cloud Service Options

Deze keuze is afhankelijk welke controle en mogelijkheden de organisatie in de toekomst wil hebben over de verschillende gebieden.

Wanneer de voorkeur uitgaat naar SaaS zijn er met betrekking tot S/4HANA Cloud  2 opties:

  1. Public Cloud – Multi Tenant
  2. Private Cloud – ook wel Single Tenant genoemd.

Het grote verschil zit in de volgende onderdelen:

  • De versie van S/4HANA:
    • Cloud versie voor Public
    • On Premise voor Single Tenant – de On premise versie bevat meer functionaliteit
  • De beslissing over het aantal Release Cycles:
    • Public Cloud kent 4 updates per jaar
    • Private Cloud kent 1 update per jaar
  • De mate van mogelijkheden t.a.v. aanpassingen en integraties
  • Hardware Configuratie van de achterliggende Cloud Architectuur
    • Private Cloud kent meer opties om de architectuur volledig op maat te maken

De 5 Golden Rules voor S/4HANA Single Tenant

SAP biedt tevens de mogelijkheid om te starten met Private Cloud en deze omgeving later over te zetten naar een Public Cloud. Hiervoor worden wel een aantal “Golden Rules” gedeeld die ervoor zorgen dat het ERP systeem in een Public Cloud kan komen te staan. Deze rules zijn ook van belang om de ERP Cloud omgeving op lange termijn beheersbaar en inzichtelijk te houden.

  1. Foster Cloud Principles
    Zorgt voor een omgeving waardoor organisaties snel en innovatief kunnen veranderen en kunnen verbeteren. Door te kiezen voor standaards binnen de Cloud oplossingen, wordt complexiteit sterk verminderd.
  2. Usage of Best Practices
    De 3-Tier omgeving zorgt voor een perfecte omgeving om te starten en erna via het DEV systeem de processen voor te bereiden op basis van de Best Practices; Maak gebruik van Business Driven Configuration Questionnaire om Fit-to-Standard af te dwingen; Zorg voor volledige documentatie om vanuit alle facetten inzicht te hebben en te behouden van het verloop en integraties binnen processen;
  3. Gebruik alleen White-Listed API’s
    API Hub geeft inzicht in alle beschikbare standard API’s die ingezet kunnen worden.
  4. Cloud Like Extensions
    Ontwikkel de benodigde extensies op basis van In-App of Side-by-Side extensies.
  5. Transparency on Deviations
    Zorg dat alles goed en helder is gedocumenteerd voor het kunnen doorvoeren van toekomstige innovaties.
    Het hebben van een goed inzicht in de inrichting en aanpassing is zeker belangrijk voor een mogelijke move van Private naar Public Cloud S/4HANA versie

Wat is het belang om de bedrijfsprocessen goed te kennen

Om de juiste keuzes tijdens de transitie te kunnen maken en ook tijdens het project, dienen de business processen inside-out helder te zijn. Het is van belang om de functionele fit te bepalen met het cloud product dat ingezet gaat worden. Om volledige transparantie en inzage te krijgen in de business processen zijn natuurlijk meerdere wegen mogelijk.

Wij bevelen een aantal sessies aan waarin we gebruik maken van onze “Process-driven SAP approach” die bestaat uit de Scheer PerformanceREADY, de SAP Best Practices en onze ervaringen en kennis om uw processen te valideren.  Dit procesinzicht helpt ook om de juiste fit vast te stellen met de SAP Cloud versie (Public Cloud versus Single Tenant /On Premise)

Wij verdelen processen middels het Enterprise Model onder in drie lagen:

  • De Core Processen, dat zijn de processen waar het geld wordt verdiend, en de toegevoegde waarde wordt verleend. – met andere woorden deze genereren value;
  • De Management Processen, strategie en planning, budgeting, supplier management – to control processes, deze verschaffen inzicht;
  • De Support Processen, zoals indirect procurement, Human Resources, Accounting, ICT, … – deze processen heb je nodig om je core processen uit te voeren.

Het is niet zo dat voor alle industrieën dezelfde processen in dezelfde laag terecht komen, dit is mede afhankelijk van de industrie en het bedrijfsmodel. Wat een management proces is voor het ene bedrijf kan een core proces zijn voor een ander bedrijf.

Voor wat betreft de management en de support, dus alle non-core processen, gaan we ervan uit dat er een 100% fit zou moeten zijn met de standaard best-practice processen. Dus hier geldt ook voor de solution, stick-to-standard.

Bij de core processen betekent dit niet direct dat hier de best practice processen niet kunnen worden gebruikt, maar hier zouden redenen kunnen zijn om de processen specifieker te maken en enigszins af te wijken van het standaard proces.

We hebben onze consulting ervaring in Business Process Management, met daarbij de SAP kennis en IT ervaring gecombineerd met de best practices van SAP en Scheer als basis en hieruit is de Scheer PerformanceReady voortgevloeid.

Scheer PerformanceReady bevat een referentie library die specifiek is uitgewerkt voor een bepaalde Line of Business. Hierbij zijn de end-to-end processen niet beperkt tot de functionaliteit binnen SAP, maar wordt het complete proces meegenomen. Dit is dus inclusief taken die buiten het SAP domein vallen, maar wel onderdeel zijn van het proces.

Deze reference content is specifiek gemaakt voor een 14-tal industrieën en 39 sub-industrieën. Door gebruik te maken van deze informatie zijn we in staat om de mapping van de fit-to-standard sneller te kunnen uitvoeren.

Enterprise Model

Scheer PerformanceReady Process Model

  1. Core processen, dat zijn de processen waar het geld wordt verdiend, en de toegevoegde waarde wordt verleend. – met andere woorden deze genereren value
  2. Management Processen, strategie en planning, budgeting, supplier management – to control processes, deze verschaffen inzicht
  3. Support processen, zoals indirect procurement, human resources, ICT, … – deze processen heb je nodig om je core processen uit te voeren

Scheer PerfomanceReady Process Model Example

Eerst wordt op level 1 de high level scope bepaald, bijvoorbeeld Finance, Sales, and Purchasing. Dan zoomen we in op het Level 2 , waar de End-2-End scenarios worden doorlopen en tevens alle varianten worden gedefinieerd, bijvoorbeeld, “Sales from stock”, en daarbinnen worden de varianten gedefinieerd zoals; binnenlandse klant, buitenlandse klant (EU, non-EU) etc. Ieder blok in level 2 is gekoppeld aan de best practice van SAP, level 3, en deze bestaan dan uit de systeem stappen en evt. manuele stappen. De meeste blokken in de level 3 representeren een app of een transactie in S/4HANA (Cloud).

Scheer PerformanceReady Process Map Levels

Aan het eind van de discovery sessions is het de bedoeling dat we de SAP Digital Discovery Assessment invullen om zo te komen tot een roadmap voor de transitie naar S/4HANA Cloud. In deze assessment worden de Line of Business en alle bijbehorende Scope Items doorgenomen. Via diverse vragen en lijsten zal uiteindelijk een keuze worden gemaakt welk cloud product van SAP de beste fit is en welke overige oplossingen wellicht nodig zijn.

SAP Brand Guardian process

Om er 100% zeker van te zijn dat de juiste keuze wordt gemaakt heeft SAP dus het Brand Guardian process neergezet.

De functionele fit hierbij is erg belangrijk en indien er afwijkingen zijn op het gebied van localizations, landen die nog niet in de oplossing zijn opgenomen, dan wel de mogelijkheid om de specifieke requirements goed in te vullen in de oplossing dan zal verwezen worden naar de Single Tenant. Het proces en de stappen die worden genomen, wordt hier op deze slide beschreven

Hierbij wordt gekeken naar:

  • Industry solutions
  • Eventuele add-ons
  • Legal requirements
  • Landen en talen die ondersteund worden
  • Hierbij wordt ook gekeken naar wanneer eventueel de nieuwe functionaliteiten en localisations in de roadmap staan om opgeleverd te worden.

Uitkomsten uit de digital assessment tool kunnen zijn de SAP S/4HANA Cloud Single tenant of de Public, multi tenant.

Natuurlijk is er ook nog altijd de mogelijkheid om S/4HANA on Microsoft Azure te kiezen.

SAP Brand Guardian Process

Hoe om te gaan met Customizations

Een volgende voorbereiding die nu al kan worden uitgevoerd, is het nalopen van alle custom enhancements, alle developments. Bijna iedere SAP klant heeft grote aantallen Z-objecten, enhancements en misschien zelfs modificaties. Soms zijn opschoonacties al begonnen, is de code die niet meer wordt gebruikt in de productieve business applicaties al opgeruimd en is er een goed overzicht aanwezig.

Het is aan te raden om gebruik maken van de ABAP Call Monitor (SCMON) of de Usage Procedure Log (UPL) om in productie erachter te komen welke ABAP-objecten daadwerkelijk worden gebruikt.

Van alle enhancements in gebruik is het een goed idee om de volgende zaken te achterhalen:

  • Is er documentatie aanwezig? Is duidelijk waar en hoe deze code in het proces wordt gebruikt, zo niet zorg dat dit duidelijk wordt.
  • Wat waren de business requirements van deze enhancement? Zijn deze nog valide? Zijn er proces aanpassingen mogelijk, en kan terug worden gegaan naar de Best Practice?

SAP S/4HANA Prepare Customisations

 

Dan komt de vraag in hoeverre deze Business Requirements binnen de nieuwe S/4HANA omgeving kunnen worden ondersteund:

  1. Mogelijk zijn de aanpassingen vanuit het verleden al toegevoegd als standaard functionaliteit binnen SAP S/4HANA of de SAP Eco applicaties
  2. Mogelijk zijn de aanpassingen uit het verleden overbodig geworden en kan worden volstaan met standaard functionaliteit
  3. Indien aanpassingen toch noodzakelijk zijn, tracht deze aanpassingen dan op te lossen via In-App en Side-by-Side extenties

Het belang van bedrijfsdata opschonen

Een andere voorbereidingsstap die nu kan worden gemaakt, natuurlijk kent iedereen het gezegde “Garbage In – Garbage Out”

Start met het opschoven van data, master data, transactionele data en archive data. Hiertoe is het wel handig om te bepalen, welke objecten daadwerkelijk relevant zijn voor migratie en dus meegaan naar het nieuwe Cloud systeem. Daarnaast moeten de regels worden bepaald, bijvoorbeeld: alleen data van specifieke company code(s) wordt meegenomen, of data vanaf een bepaalde datum. Check tevens de aanwezige duplicaties om de data zo geschoond mogelijk te krijgen. De migratie van de data naar SAP S/4HANA Cloud is een Guided Action, via de app ”Manage your solution – Migrate your data”. Een zo goed mogelijke voorbereiding van de te migreren data bespaart straks veel tijd.

Binnen S/4HANA Cloud geldt dat er vanaf een bepaald aantal terabytes aan data voor de dataopslag zal moeten worden betaald, dus dit heeft een impact op de subscription kosten!

Daarom, is ons advies : Begin met Data Cleansing en zorg dat de data migratie straks zo makkelijk mogelijk verloopt.

SAP S/4HANA Prepare your data

Inrichten van het Center of Expertise rondom ERP vanuit de Cloud

Zoals aangegeven is het voorbereiden van de transitie naar ERP vanuit de Cloud veel meer dan een Technology Game.

Inzicht in huidige en toekomstige processen is van groot belang. Daarnaast zorgt de Intelligent ERP ook voor een flinke verandering van zaken

  • Dashboard gestuurde activiteiten zorgen voor meer inzicht en meer betrokkenheid van verschillende functionarissen;
  • Predictability zorgt voor meer inzicht, snellere en betere beslissingen
  • Mobility en Apps zorgen voor meer krachtigere en breder gebruik van de applicatie

Deze ontwikkelingen hebben een impact op de inrichting van het Center of Expertise. Zorg dat de juiste ondersteuning er gaat komen voor de inzet van S/4HANA Cloud binnen uw organisatie. Er zullen rollen gaan veranderen of medewerkers krijgen een andere scope en andere verantwoordelijkheden. Er zullen ook rollen bijkomen of mogelijk worden vervangen.

Ondersteunen van applicatie support en innovatie trajecten

SAP S/4HANA Center of Expertise Models

Aspecten die de ondersteuning en het doorvoeren van innovaties zullen beïnvloeden zijn:

  • Bredere inzet van de functionaliteit binnen de organisatie;
  • Inzet van (verschillende) mobiele devices;
  • Meer kennis bij gebruikers
  • Meer self-service mogelijkheden voor gebruikers en Key-Users
  • Inzet van 3-Tier omgeving (Start, Quality en Productie)
  • Hoge(re) snelheid van het beschikbaar zijn van wijzigingen en additionele innovaties
  • Ontwikkelen van een Cloud Mindset:  Stick-to-standards, Whitelisted API’s first, Side-by-Side of In-App Extensions

Deze ontwikkelingen zorgen voor een andere belasting en invulling van de rollen binnen een IT afdeling, Support afdeling of    Center of Expertise ingevuld dienen te worden.

Onderstaand een overzicht hoe de organisatie en de kosten zullen gaan veranderen  bij de inzet van een Cloud Applicatie.

center of Expertise Cost Structure

Overzicht van de S/4HANA tools om de voorbereiding te doen

Onderstaand een overzicht van de verschillende SAP tools die beschikbaar zijn voor de voorbereiding richting SAP S/4HANA. Voor sommige tools is een SAP S-nummer nodig om toegang te krijgen. Indien een S-nummer noodzakelijk is, is dit aangegeven met een *S

SAP S/4HANA Roadmap om inzicht te krijgen in de ontwikkelingen voor de komende 8 kwartalen met betrekking tot Best Practice scope items, de integraties, innovaties en updates. SAP Cloud producten krijgen een nieuwe release in februari, mei, augustus en november. De On Premise versie in september.

SAP Roadmap Viewer (*S) -Hierin worden alle scope items beschreven en daarnaast de te nemen stappen van SAP Activate.  Deze worden beschreven per scenario, met daarbij alle beschikbare accelerators en overige benodigde documenten.

SAP Transformation Navigator is bedoeld om de value proposities achter de verschillende bedrijfsfuncties te achterhalen. Een self-service tool, die kan helpen om de digitale transformatie voor te bereiden, door een product roadmap te genereren waarin de voorgestelde SAP-producten staan die toegespitst zijn op uw business.

SAP Release Info – Informatie over de nieuwste release. Highlights worden per area beschreven, in korte web sessies. Er zijn demo’s beschikbaar. Hiervoor kan je je inschrijven om deze te ontvangen voordat de nieuwe release verschijnt.

SAP S/4HANA Trail systems – Via deze link kan zowel voor de Cloud als voor de On-Premise omgeving een trail versie van respectievelijk 14 dagen (Cloud) of 30 dagen (On Premise) worden verkregen. Voor S/4HANA Cloud public tenant is een trial system beschikbaar waardoor de Fiori schermen kunnen worden gekeken, aan de hand van ‘guided tours’.

SAP Best Practice Explorer kan worden gebruikt om de details van alle beschikbare Scope Items te bekijken van zowel de laatste S/4HANA Cloud versie als van de verschillende SAP S/4HANA On Premise versies. De Kennisbank van deze website bevat een overzicht van de Scope Items waarbij ook een onderverdeling is gemaakt hoe de scope items een onderdeel uitmaken van het Enterprise Model. Per scope item is aangegeven in hoeverre de functie onderdeel is van de Core, Management of Support functies.

Bovenstaande tools zijn vooral handig voor de voorbereiding om de juiste fit-to-standard te bestuderen. Wanneer een keuze is gemaakt zijn de volgende tools handig voor de inrichting en het onderhouden.

SAP Model Company

De SAP Model company is beschikbaar sinds eind vorig jaar, en bestaat uit een

  • Prepackaged, ready-to-use, end-to-end referentie oplossing
  • Voor specifieke industrieën
  • Het bevat complete applicaties en ingespeelde best practices, configuratie compleet met sample data

SAP Model Company is bedoeld om projecten te versimpelen en te versnellen. De model company is beschikbaar voor S/4HANA Cloud Single Tenant Edition en de On-premise oplossingen.

Op dit moment zijn er een 8-tal model companies beschikbaar:

  1. Core Retail
  2. Connected Manufacturing
  3. R&D/Engineering & Sustainability
  4. Utilities – Regulated Markets
  5. Chemicals
  6. Life Sciences
  7. Insurance
  8. Logistics Execution

De voordelen van het gebruik van de Model Companies, zoals gerapporteerd door een aantal Early Adopters:

  • Deze voordelen komen vooral door dat de mensen direct kunnen ervaren hoe de processen lopen, met voor hen relevante/herkenbare data.
  • Snelheid van de implementatie
  • Grotere fit-to-standaard, omdat mensen de standaard echt al konden ervaren, ingeschat werd dat er circa 30% minder Development nodig was
  • Vergemakkelijken en ondersteunen van beslissingen die vervolgens sneller worden genomen
  • Verbeterde Project Scoping, veel betere inschattingen in de daadwerkelijk benodigde scope en tevens aantallen licenties.

SAP S/4HANA Cloud Release Assessment tool

De nieuwe release assessment tool, beschikbaar vanaf release 1905 van S/4HANA Cloud geeft inzicht in de nieuwe functionaliteit die beschikbaar gaat komen en hoe deze release het systeem zal beïnvloeden.

Dit zal ervoor zorgen dat de release updates makkelijker worden geadopteerd en minder tijd kosten om uit te zoeken wat de release precies voor het systeem in zal houden.

  • De tool geeft de inschatting weer gebaseerd op de geactiveerde scope in jouw systeem en geeft tevens inzicht in de onderlinge afhankelijkheden;
  • De veranderingen zijn gecategoriseerd op basis van scope items en verschillende types;
  • Functioneel, SSCUI, API, Depreacted, CDS Views;
  • Onderlinge afhankelijkheden zijn gemapped naar de scope items, en bevatten aanbevelingen voor jou en geven tevens testcases aa;
  • Daarnaast zijn er aanbevelingen op nieuwe scope items die kunnen worden geactiveerd, innovaties die kunnen worden opgenomen;
  • Onderlinge afhankelijkheden zijn gemapped naar de scope items, en bevatten aanbevelingen voor jou en geven tevens testcases aan;

In dit scherm zie je dat voor deze klant, 212 scope items zijn aangepast en dat het grootste deel onveranderd is. Er zijn 27 nieuwe scope items. Tevens wordt dit aangegeven per LOB, dus bijvoorbeeld voor Finance: dit zijn 72 veranderde scope items en 10 nieuwe items. Ook wordt de trend weergegeven over de laatste releases.

Als je verder klikt op Finance kun je nog de impact analysis zien, dus de onderlinge verhouding tussen de scope items en daarnaast de change types, dus wat voor soort veranderingen het betreft, API (integratie), Functioneel, of SSCUI’s .

SAP S/4HANA Release Assessment Tool Finance

Als we dan verder inzoomen op het scope item J60 (Accounts Payable) dan zien we hiervoor meer details:  Hebben de veranderingen bijvoorbeeld een commerciële impact?  Wat zijn de daadwerkelijke changes?

SAP S/4HANA Release Assessment Tool

Aanbevelingen voor deze release:

SAP S/4HANA Cloud Release recommendations

Hier staan een aantal test aanbevelingen, die dus gebaseerd zijn op de impact inschatting van de veranderingen in jouw systeem.  Hier wordt een aanbeveling gedaan om vooral deze scope items te testen.


Overstappen naar SAP Cloud ERP

Scheer Nederland heeft de laatste jaren veel ervaring opgedaan met bedrijven te ondersteunen en te begeleiden naar SAP Cloud ERP. Zie onze referentieverhalen voor meer details over deze projecten. Wij organiseren periodiek webinars over het Overstappen naar SAP Cloud ERP. De agenda en onderwerpen van deze webinars, vindt u hier.

Scheer Nederland ondersteunt bedrijven met het uitwerken van hun SAP Cloud Strategie. Opzet hiervan is inzicht te geven welke SAP Cloud producten op welke wijze kunnen worden ingezet om uw huidige en toekomstige bedrijfsprocessen te ondersteunen. Meer informatie om te komen tot een SAP Cloud Strategie vindt u hier: Move to the next generation ERP

Over de schrijver
Meer dan 18 jaar advieservaring met sterke communicatie en analytische vaardigheden. Gepassioneerd over mensen, kwaliteit, procesverbetering, innovatie en bruggen slaan tussen business en IT. Bewezen ervaring in het beheer van programma's, projecten en professionals. Specialties: Project- en programmabeheer van strategische veranderings- en verbeteringsprojecten met behulp van cloud en On-Premise ERP & CRM-oplossingen Bedrijfsproces Herontwerp / verbetering van financiën, verkoop, klantrelatiebeheer en marketingprocessen, evenals gerelateerde processen. Industrieën: voeding en drank, gezondheidszorg, bankieren, professionele dienstverlening en productie.

Overstappen naar SAP Cloud ERP

Scheer organiseert maandelijks een webinar gericht op Overstappen naar Cloud ERP. In deze webinars behandelen we SAP S/4HANA Cloud en SAP Business ByDesign.