Page content

Verschillen SAP Business ByDesign en SAP S/4HANA Cloud ERP

Verschillen SAP Business ByDesign en SAP S/4HANA Cloud ERP

De verschillen tussen SAP Business ByDesign en SAP S/4HANA Cloud

Bedrijven met SAP ECC en SAP All-in-One zijn zich meer en meer aan het oriënteren hoe zijn hun ERP-omgeving kunnen omzetten naar een Cloud omgeving. Deze oriëntatie impliceert ook een keuze en selectie van het juiste, voor de toekomst geschikt platform.

Bedrijven kiezen voor Cloud ERP om snel nieuwe businessmodellen of innovaties in te voeren, maar ook voor:

  • Het verlagen van de TCO;
  • Flexibel reageren op veranderingen in de markt
  • Eenvoudig inspelen op schaalbaarheid

De verschillen tussen SAP Business ByDesign en SAP S/4HANA Cloud zullen voor de volgende onderdelen worden toegelicht:

  1. Positionering
  2. Functionaliteit
  3. Best Practices
  4. Lokalisaties
  5. Gebruikersvriendelijkheid
  6. Uitbreidingsmogelijkheden
  7. Onderhoud en beheer
  8. Test Management
  9. Implementatie aanpak
  10. Prijs

De vergelijkingen zijn gemaakt op basis van 1802 versies voor zowel SAP Business ByDesign als SAP S/4HANA Cloud.

ERP op basis van Software as a Service: SAP Cloud ERP

Zowel SAP Business ByDesign als SAP S/4HANA Cloud worden geleverd als een Software as a Service. Dit impliceert dat de architectuur, het platform, software, opslagruimte, onderhoud, beheer, updates, beveiliging volledig en alleen door SAP wordt geleverd.

SAP Cloud ERP Saas Model

SAP Cloud ERP Saas Model

SAP Business ByDesign is alleen beschikbaar als Saas. SAP S/4HANA is naast de Public Cloud tevens beschikbaar onder een Private Cloud en als een On Premise omgeving.

SAP Cloud ERP is een nieuwe generatie ERP waarbij alleen een URL wordt geleverd en waarna de applicatie direct beschikbaar is. Deze Cloud versie is achter de schermen wel geheel herschreven. De Cloud ERP-applicatie is volledig opnieuw geschreven met de functionaliteit, gebruikersgemak, openheid en flexibiliteit die je nu van een ERP-pakket kunt verwachten.

SAP Cloud ERP is tevens beschikbaar op mobiele apparaten door de beschikbaarheid van specifieke Apps. Je downloadt een App van de App Store/Android Store en je kunt mobiel werken. Bijvoorbeeld een Approval App voor Managers of tijdschrijf App voor projectmedewerkers.

De directe voordelen van SAP Cloud ERP in de vorm van Software as a Service:

  1. Geen eigen infrastructuur, maar een gedeelde infrastructuur waardoor de kosten noemenswaardige lager zijn;
  2. Functionaliteit is uitgewerkt in Best-Practices, die direct ingezet kunnen worden om end-to-end processen te ondersteunen. Dit zorgt niet alleen voor een kortere implementatietijd, maar ook voor eenvoudig beheer voor de toekomst.
  3. Eenvoudig uit te breiden wanneer nieuwe processen, dan wel locaties dienen te worden ondersteunt. Schaalbaarheid is aanwezig zonder enige IT Platform/architectuur project.
  4. SAP Cloud kenmerkt zich door het Open Platform waarmee integraties met klanten en leveranciers kunnen worden gerealiseerd.
  5. SAP Cloud kent toegewijde teams voor het bepalen van security policies en het meten van bedreigingen. Als individuele bedrijven dit op deze manier willen regelen voor hun eigen oplossingen, kost dit veel meer tijd, geld en inzet.
  6. Als Cloud ERP gebruiker, werkt je altijd met de laatste versie. De kwartaal upgrade activiteiten zijn een een non-event.

Door deze voordelen, zie je dat de ontwikkeling van nieuwe businessmodellen vaak met Cloud oplossingen plaatsvindt. Hierdoor kunnen organisaties hun Cloud strategie stap voor stap waar maken. Bedrijven die dit met klassiek On-Premise ERP proberen lopen tegen problemen aan wanneer de business om uitbreidingen of innovaties vraagt.


Positionering

Vanuit SAP zijn er 3 Cloud ERP producten: Business One, SAP Business ByDesign en S/4HANA Cloud.  In dit artikel wordt specifiek in gegaan op de verschillen tussen de laatste twee oplossingen, die ingezet kunnen worden voor middel- en grote organisaties.

SAP Cloud ERP Positionering

SAP Cloud ERP Positionering

SAP S/4HANA Cloud is de recent uitgebrachte versie gebaseerd op SAP ECC Oplossing met tal van Best Practices en vele configuratiemogelijkheden voor de grote multinationals en grote nationale ondernemingen, of voor de dochtermaatschappijen van de grotere ondernemingen;

SAP Business ByDesign is eveneens opgebouwd van Best Practices en configureerbaar, inclusief multi-company, multi-currency, multi-books,  inter-company support en lokalisaties. Deze versie is gericht op middelgrote tot grote organisaties en eventueel voor de buitenlandse vestigingen van de grote multinationals;

SAP Business One (single company, single currency, single language), is bedoeld is voor kleinere bedrijven, actief binnen 1 land.

De keuze van het SAP Cloudplatform dient zeker niet gemaakt te worden op basis van het aantal medewerkers. Zowel SAP Business ByDesign als SAP S/4HANA Cloud kunnen worden ingezet voor grote en internationale organisaties. De performance en de schaalbaarheid is voor beide applicaties geen uitdaging wanneer het om bijzonder grote volumes gaat. Elk bedrijf zal voor zichzelf moeten uitmaken welke oplossing het beste past. Een bedrijf kan eveneens kiezen voor een hybride oplossing, wanneer dit past bij de visie en complexiteit van de onderneming. De integratie met de On-Premise en Cloud producten van SAP is nagenoeg identiek voor beide SAP Cloud oplossingen.


Functionaliteit

Wanneer je de twee producten naast elkaar zet dan is er een fundamenteel verschil.

SAP Cloud ERP Product Lifecycle

SAP Cloud ERP Product Lifecycle

SAP S/4HANA Cloud 1 jaar oud en SAP Business ByDesign bestaat nu iets meer dan 10 jaar.

SAP Business ByDesign is reeds sinds een 2007 op de markt als een Cloud ERP-oplossing vanuit de filosofie van een “Integrated Suite”. Deze applicatie is ontwikkeld om een volledige ERP-functionaliteit te bieden.

SAP Cloud ERP Suites

SAP Cloud ERP Suites

SAP S/4HANA Cloud is pas sinds 2017 als een volwaardige Cloud ERP-versie beschikbaar gekomen als een “Federated Suite”. Dit betekent dat SAP S/4HANA Cloud een verregaande integratie kent met aanvullende SAP Cloud oplossingen voor de invullingen van bijvoorbeeld HR, CRM en Webshops. Hiervoor bestaat een naadloze integratie met SAP Ariba, SAP Successfactors, SAP Concur en SAP Hybris.

SAP Business ByDesign is een volwassen Integrated Suite waarbij SAP het product levert maar de partners verantwoordelijk zijn voor het verkopen, implementeren en realiseren van de oplossing op basis van de klantsituatie. Partners zijn tevens verantwoordelijk voor de ontwikkeling en beheer van add-ons.

SAP S/4HANA Cloud is een nieuw product waar SAP vol op in gezet heeft met zijn visie van Intelligent ERP. Dit is zichtbaar aan de enorme hoeveelheid toevoegingen die ieder kwartaal gebeuren maar ook de standaard integratie met SAP Ecosystemen die specialistische functies vervullen zoals Concur, Hybris of Successfactors. Lokalisaties worden in hoog tempo opgeleverd en na het eerste jaar is ByD al voorbijgestreefd op dit gebied.

De integratie met SAP eigen Ecosystemen is pas recent uitgebreid in SAP Business ByDesign en meer complementair als dat het integraal is doorgevoerd zoals in SAP S/4HANA Cloud.

Qua functionaliteit zijn beide producten nu nog moeilijk te vergelijken, maar dit verandert snel. SAP gebruikt de term Digital Core en Intelligent ERP om SAP S/4HANA Cloud te positioneren. Echter de “core” van SAP Business ByDesign kent momenteel (1802) een grotere reikwijdte dan SAP S/4HANA Cloud. Er is een bredere hoeveelheid functies beschikbaar vanaf de start zonder de inzet van additionele SAP-Ecosystemen.

Natuurlijk is S/4HANA Cloud robuuster. Er komen in de S/4HANA ERP digital core ……meer industrie specifieke functies!

  • Meer mogelijkheden qua extensibility: Internet of Things, spraak herkenning, Blockchain;
  • Betere schaalbaarheid bij zeer hoge transactievolumes;
  • Er komen snel vele landen beschikbaar met standaard lokalisatie.

Echter SAP Business ByDesign is een volledige Suite met uitgebreide end-to-end best practice scenarios.

  • HRM, CRM en SRM zijn onderdeel van de digital core van SAP Business ByDesign;
  • Alle modules kunnen naar wens worden geconfigureerd;
  • Lokalisaties beschikbaar voor vele landen;
  • Per 1802 zijn er 11 talen. Tot de vorige release waren dit er nog 9;
  • Met vele standaard workflows en taakgestuurde activiteiten;

Best Practices

In het onderstaande overzicht wordt een vergelijking gemaakt tussen de end-to-end processen binnen SAP Business ByDesign en SAP S/4HANA Cloud.

SAP Cloud ERP Practices

SAP Cloud ERP Best Practices

SAP Business ByDesign kent 37 Best Practice Scenario’s in tegenstelling tot de 255 Scope items voor SAP S/4HANA Cloud

SAP S/4HANA Cloud gebruikt de term Scope Items en Best Practices voor de grote hoeveelheid bouwstenen die ingezet kunnen worden. Voor de versie van 1802 zijn er reeds 255 bouwstenen. Sommige zijn nodig om het fundament op te bouwen andere zijn optioneel nodig op applicatie of scenario niveau of een integratie met andere applicatie te faciliteren.

We hebben deze vergelijking van beschikbare functionaliteit gemaakt op basis van onze ervaring en op basis van de 1802 release notes van beide applicaties.

Gelijke functies kunnen in diepte en breedte verschillen tussen beide oplossingen. Een voorbeeld hiervan is de ATP-check in het “Order to Cash Scenario”. Binnen SAP S/4HANA Cloud zijn er 20 verschillende parameters in te stellen. Binnen SAP Business ByDesign zijn er 12 opties mogelijk. Qua procesketen zijn beide applicaties goed vergelijkbaar. Het verschil zit in specialistische functionaliteit die binnen SAP S/4HANA Cloud rijker aanwezig is, terwijl SAP Business ByDesign minder leunt op aanvullende functies vanuit SAP ECO-systemen.


Lokalisaties

SAP Business ByDesign is beschikbaar voor 21 landen en 17 landen zijn “pre-localised” wat inhoudt dat er wel voorbereiding van de lokalisatie is gedaan maar niet volledig is doorgevoerd. Bijvoorbeeld: Chart of Accounts is aanwezig, maar land specifieke rapportages ontbreken nog.

SAP Cloud ERP Lokalisaties

SAP Cloud ERP Lokalisaties

SAP S/4HANA Cloud ondersteunt vanaf versie 1802 een 33 tal landen lokalisaties en er wordt iedere release nieuwe lokalisaties toegevoegd.

Met betrekking tot de Tax Basics is dit nagenoeg op identieke wijze uitgewerkt voor beide applicaties. Daarnaast ken SAP een Lokalisatie hub voor aanvullende Taks services.

Tax lokalisaties worden in verschillende mate van compleetheid aangeleverd door derden maar kan ook door de klant zelf gerealiseerd worden via de lokalisatie toolkit!

Vanaf SAP Business ByDesign versie 1702 is er een Language Adaptation tool beschikbaar welke het mogelijk maakt om volledige Workcenters te vertalen. Deze toolkit kan tevens gebruikt worden om industrie specifieke teksten aan te passen binnen SAP Business ByDesign.

SAP Business ByDesign Lokalisatie Toolkit

SAP Business ByDesign Lokalisatie Toolkit


Gebruikersvriendelijkheid

Op een punt verschillen SAP S/4HANA Cloud en SAP Business ByDesign feitelijk niet of nauwelijks en dat is de gebruikersinterface oftewel de User Experience.

Beide applicaties kennen een user interface die werkt op basis van HTML5/SAP UI5

SAP Cloud ERP UX

SAP Cloud ERP UX

Beide applicaties kennen een Launchpad met apps, die op basis van rollen ter beschikking kunnen worden gesteld. Deze Apps zijn standaard instaat op transacties, overzichten en analyses uit te voeren. De Apps zijn tevens inzetbaar op mobiele apparaten.


Uitbreidingsmogelijkheden

Door SAP Business ByDesign werd de term “Business Configuration” geïntroduceerd. Voor SAP ECC gold dat deze configuratie door de applicatiebeheerders uitgevoerd diende te worden. Binnen SAP Business ByDesign is deze activiteit toegankelijk gemaakt voor de business gebruikers. SAP heeft ervoor gezorgd dat instellingsmogelijkheden bepaald worden door eerst de “Solution Scope” te bepalen en hierna duidelijk te maken wat er ingesteld moet worden om deze Scope te faciliteren. In de applicatie zijn regels opgenomen om een logische en consistente oplossing te borgen.

SAP Cloud ERP Expanding

SAP Cloud ERP Uitbreidingsmogelijkheden

Praktisch gezien moet de persoon die deze configuratie uitvoert bekend zijn met de impact van het wijzigen van de scope of het instellen van specifieke parameters. Dit behelst wel meer dan alleen de help tekst lezen.

Binnen SAP S/4HANA Cloud is het configureren verder doorgevoerd en hernoemd naar “Guided Configuration”. Ook het testen van de gewijzigde oplossing is verder geautomatiseerd en vergemakkelijkt. Met zogenaamde “Self Service Configuration UIs” kan de configuratie worden uitgevoerd.

Voor SAP S/4HANA Cloud geldt dat een deel van de configuratie zo complex is en diep ingrijpt in het systeem, dat SAP deze configuratie als dienst uitvoert. Deze zogenaamde “Expert Configuration” is inbegrepen in de subscription fee. Eigenlijk komt het erop neer dat betreffende functionaliteit onvoldoende af is om een Self Service Config UI ter beschikking te stellen aan de gebruiker. Overigens neemt het aantal items dat Expert Config vereist met de laatste releases wel af.

SAP Cloud ERP Uitbreidingen

SAP Cloud ERP Uitbreidingen

Vele van deze uitbreidingsactiviteiten kunnen door eindgebruikers of Super Users worden verricht. Slechts enkele activiteiten vereisen echt betrokkenheid van IT.

SAP Business ByDesign add-ons worden ontwikkeld en uitgerold via de SAP Cloud Applications Studio. Cloud Studio add-ons zijn “build-in extensions” met directe toegang tot de Service Layer die geïnstalleerd is en beheerd wordt door SAP.

SAP S/4HANA  heeft de mogelijkheid om “classic” extensions uit te voeren, dit geldt echter alleen voor de on-premise oplossing en niet voor SAP S/4HANA Cloud. Deze classic extensions zijn vergelijkbaar met Add-ons in SAP Business ByDesign!

De aanpasbaarheid van SAP Business ByDesign is groter dan bij SAP S/4HANA Cloud. Wanneer een specialistische functie nodig is. die niet binnen de scope valt, dan zal de afweging om deze functionaliteit bij te kopen of te laten ontwikkelen. Voor bijkopen geldt dat de satelliet applicaties op gestandaardiseerde wijze op zowel SAP Business ByDesign als SAP S/4HANA Cloud aangesloten kunnen worden.


Onderhoud en beheer

Beide applicaties kennen kwartaal releases waarin zowel verbeteringen als nieuwe functies zijn opgenomen.

De kwartaal releases worden in het midden van een kwartaal opgeleverd. Dit om ervoor te zorgen dat bedrijven een beperkt conflict krijgen met maand-, kwartaal- en jaarafsluiting.

SAP Cloud ERP Release Cycles

SAP Cloud ERP Release Cycles

SAP S/4HANA Cloud kent een aparte release cycle voor de Cloud en voor de On-Premise/Private Cloud versie:

  • Ieder kwartaal vindt er een upgrade plaats voor de Cloud versie.
  • Een keer per jaar worden de innovaties van de voorgaande kwartalen opgenomen in de On-Premise versie van S/4HANA
  • De naam van de release is jaar en maand, dus 1802 is februari 2018 uitgekomen

De release wordt gepusht door SAP. Een release uitstellen is geen optie. Als er een fout wordt gevonden bij het uitvoeren van regressietesten, dan wordt deze in de eerstvolgende maintenance release aangebracht als hotfix.

Mocht er echt een probleem bij een specifieke klant bestaan, dan kan deze hotfix in overleg eerder worden aangebracht bij die klant. In de eerstvolgende maintenance release wordt deze hotfix dan voor alle klanten ingevoerd. Overigens kent SAP S/4HANA Cloud iedere twee weken een maintenance release die max 4 uur downtime kan vergen. Een Quarterly release kan tot 24 uur vergen

SAP Business ByDesign kent eveneens een kwartaal release. Voor ByDesign bestaat er echter geen On-Premise versie.

SAP Cloud ERP Release Deployment

SAP Cloud ERP Release Deployment

Het beschikbaar stellen van een nieuwe versie gebeurt voor beide applicaties op gelijke wijze. In eerste instantie wordt de nieuwe release op het Quality-Systeem bijgewerkt en kunnen hierop de regressie testen worden uitgevoerd. Gedurende deze periode is het niet mogelijk om configuratie te wijzigen in het productiesysteem. Dit geldt ook voor Extensibility Scenarios!

Nieuwe features kunnen gelijk getest worden en geïmplementeerd worden in het Quality- Systeem. Het uitvoeren van regressietesten op het Quality systeem is optioneel. De releasekalender zal gevolgd worden en alleen met grote uitzondering zal hiervan afgeweken worden. Het afgelopen jaar is er in ByD een situatie geweest waarin de release van 1711 gepland stond in het weekend van black Friday waarna deze release opgeschoven is!

Het enige grote verschil dat zichtbaar is, is de doorlooptijd om een nieuwe release door te voeren:

  • 4 weken doorlooptijd voor  SAP Business ByDesign
  • 2 weken doorlooptijd voor SAP S/4HANA Cloud

SAP publiceert ruim van tevoren de inhoud van de komende release.  Klanten van SAP S/4HANA Cloud kunnen opteren voor een Preferred Success service. Hiervoor krijgen zij één week van tevoren een release workshop, die de inhoud toelicht. De SAP S/4HANA Cloud Preferred Service bevat tevens een kortere incident cyclus.  Voor deze service geldt wel een opslag op het maandelijkse tarief.


Test Management

Beide oplossingen zijn in vergelijking met de klassieke ECC-omgeving buitengewoon goed gedocumenteerd met test scenario’s. Alle businessscenario’s of scope-items komen met specifieke test scenario’s. De testdocumenten zijn gebaseerd op een model. Binnen SAP S/4HANA Cloud bestaat er een automated test tooling optie.

Als onderdeel van Software als een Service, voert SAP-standaardtesten uit voor en na een release upgrade. De automatische testtools zijn een voorwaarde om in twee weken regressietests te kunnen uitvoeren. Testscenario’s kunnen worden gepland om bijvoorbeeld twee wekelijks te worden uitgevoerd, zodat tevens kan worden gecontroleerd of na een maintenance release alles nog werkt. Als een test gefaald heeft kan worden ingezoomd waar er een probleem is. Via Robotics wordt test evidence via ‘screen prints’ geleverd, hoewel het scenario volledig in de achtergrond heeft gelopen.

Voor SAP Business ByDesign zijn deze test tools en regressietesten niet beschikbaar.


De implementatie Methode

Voor beide oplossingen wordt implementatie methodiek “Activate” gebruikt. In SAP Business ByDesign heette deze methodiek voorheen Launch maar SAP Activate is nu de implementatie methodiek voor de verschillende oplossingen.

SAP Cloud ERP Activate - Implementatie Methode

SAP Cloud ERP Activate – Implementatie Methode

De methodiek bestaat uit een aantal fasen die gericht zijn op het zo spoedig mogelijk beschikbaar maken van een werkende applicatie, veelal met het toepassen van standaard Best Practices. Het grote voordeel is dat (toekomstige)gebruikers vanaf de eerste dag met het systeem kunnen werken en kunnen zien hoe de benodigde functionaliteit feitelijk wordt geactiveerd. Niet meer ontwikkelen, maar configureren om het te activeren. De Methodiek ‘Activate” is er ook gericht om zo veel mogelijk met standaard oplossingen te realiseren: Fit to standard

Onderstaand een korte toelichting op de verschillende fasen binnen SAP Activate.

Discover – het doel is om de oplossingsmogelijkheden te ontdekken, de bedrijfswaarde en voordelen van de oplossing voor het bedrijf van de klant te begrijpen, de adoptiestrategie en de routekaart te bepalen in overeenstemming met het begrip van de oplossingsmogelijkheden en de productroadmap.

Prepare – het doel is om de eerste planning en voorbereiding voor het project te geven. In deze fase wordt het project gestart, worden de plannen voltooid, wordt het projectteam toegewezen, wordt het startersysteem ingericht en wordt er hard gewerkt aan de optimale start van het project.

Explore – het doel is om een ​​fit-to-standaardanalyse uit te voeren om de functionaliteit van de oplossing te valideren en om te bevestigen dat aan de zakelijke vereisten kan worden voldaan. Geïdentificeerde vereisten en configuratie waarden worden vastgelegd voor realisatie in de volgende fase.

Realize – het doel is om een ​​reeks iteraties te gebruiken om een ​​geïntegreerde bedrijfs- en systeemomgeving stapsgewijs te configureren, samen te stellen en te testen, die is gebaseerd op de scenario’s en procesvereisten die in de Explore-fase zijn geïdentificeerd. Tijdens deze fase worden gegevens geladen, worden er aanpassingen doorgevoerd en worden bewerkingen gepland.

Deploy – het doel is het productiesysteem klaar te maken om live te gaan en de bedrijfsactiviteiten over te schakelen naar dit nieuwe systeem.

Run – het doel is om de implementatie van de geïmplementeerde oplossing in de hele organisatie voort te zetten. Tijdens deze fase worden extra gebruikers toegevoegd om vervolgens de benodigde transacties uit te voeren, regressietests voor de driemaandelijkse upgrades te beheren en naar behoefte aanvullende functionaliteit te activeren.


Prijs

De prijs voor deze software as a service wordt bepaald door het gebruik. Daarnaast wordt er een contract aangegaan voor meerdere jaren. De prijs bevat de benodigde tools, toegang tot het productie en qualiteits/test systeem, support en updates.

SAP Cloud ER Pricing

SAP Cloud ER Pricing

Voor SAP Business ByDesign geldt een vrij eenvoudige prijsstelling, die wordt bepaald door het aantal type “users” dat benodigd is. Hier gelden Enterprise, Team en Self user, die ieder een vaste prijs per maand kennen. Het minimale aantal users is 20. Dit komt overeen met een minimale jaarlijkse kosten van €42.000. Voor deze prijs is de gehele Suite beschikbaar, inclusief onbeperkte opslagruimte.

Voor SAP S/4HANA Cloud geldt een meer ingewikkelde prijsbepaling. Dit komt mede doordat deze licentiezaken bevat die zich niet laten vertalen naar een user, maar eerder naar een transactievolume. Denk hierbij aan Internet of Things, BlockChain, Spraakherkenning. Tevens kent SAP S/4HANA Cloud geen onbeperkte opslag van data. Opslag wordt in volumes verkocht. De minimale prijs om SAP S/4HANA Cloud in te zetten ligt op €120.000 per jaar. Deze prijs is dan afhankelijk van de verschillende modules, die ingezet dienen te worden.