SAP Business ByDesign Overview | Verslag Webinar 18 juni 2020
arrow_drop_up arrow_drop_down

SAP Business ByDesign Overview

SAP Cloud ERP voor Midden en Klein bedrijven

Joost van Lankveld is senior consultant bij Scheer Nederland en is ruim 4 jaar actief met implementaties van SAP Cloud ERP. Joost richt zich met name op SAP Business ByDesign en is gespecialiseerd in Logistics, Warehousing, Purchasing en de Projectmanagement module van SAP Business ByDesign. Joost is tevens bestuurslid van de VNSG-focusgroep SAP Business ByDesign.

Dit blog artikel is een samenvatting van het webinar “SAP Business ByDesign Overview, dat door Joost op 18 juni jl. was gegeven.  Volg deze link voor de Replay en de Presentatie van dit webinar.

SAP en ERP vanuit de Cloud.

SAP levert feitelijk 3 verschillende oplossingen voor ERP in te zetten vanuit de Cloud.

SAP heeft op dit moment 3 ERP Cloud (SaaS) oplossingen.

1.     SAP S/4HANA Cloud is de recent uitgebrachte versie gebaseerd op ECC oplossing / Best Practice en heeft vele configuratie mogelijkheden voor de grote multinationals en grotere nationale ondernemingen, maar ook voor de dochtermaatschappijen van de grotere ondernemingen.

2.     SAP Business Bydesign (gebaseerd op meer dan 40 Beste Practice en configureerbaar – dus ook multi-currency, VAT, inter- / intra-company etc. voor de middelgrote organisaties (internationaal als nationaal opererend) en eventueel voor de buitenlandse vestigingen van de grote multinationals.

3.     SAP Business One (single company, single currency, single language), wat bedoeld is voor kleinere bedrijven.

Een bedrijf kan zelf kiezen voor een hybride oplossing. Als het maar past bij de visie en complexiteit van de onderneming. De integraties tussen zowel de On-premise SAP ERP en de SAP Cloud ERP-producten zijn beschikbaar. Hierdoor kunnen bedrijven kiezen voor een Two-Tier ERP-oplossing, waarbij de Cloud ERP wordt ingezet voor specifieke bedrijfsonderdelen of vestigingen en de SAP ECC omgeving de hoofd functionaliteit ondersteunt.

Vanuit Scheer ondersteunen wij zowel SAP Business ByDesign als SAP S/4HANA Cloud. Voor beide omgevingen geldt het volgende:

  • Intelligent Core
  • Gebruik van SAP HANA Database
  • Configuratie op basis van SAP Industry Best Practices
  • Embedded Analytics en rapportage mogelijkheden
  • Heldere Workflow en Document Management faciliteiten
  • Uitbreidbaar op basis van SAP Eco Systeem met applicaties zoals SAP Successfactors, SAP Ariba, SAP Concur, SAP Fieldglass, SAP C/4HANA
  • Wereldwijde inzetbaarheid met betrekking tot landen en localizaties

SAP is zelf gefocust om SAP S/4HANA – de opvolger van SAP ECC – in de markt te zetten. Echter, SAP Business ByDesign wordt door velen gezien als SAP Best Kept Secret.  Het is het enige volledig geïntegreerde ERP-systeem dat ondersteuning biedt aan nagenoeg alle bedrijfsonderdelen.  Ander groot voordeel van SAP Business ByDesign is de toegankelijkheid van de applicatie.  Onze ervaring is dan ook dat bedrijven deze Cloud ERP-applicatie kunnen gebruiken, zonder zware investeringen in applicatie of technische deskundigen in huis te hebben.

Voor een organisatie die Professional Services levert geldt het volgende wanneer zij met Cloud ERP willen starten:

Met SAP Business ByDesign kunnen zij marketing, sales, projecten, inkoop, finance en HR doen.  Kortom, alles kan met 1 applicatie worden ondersteund.

Met SAP S/4HANA Cloud dienen zij tevens SAP SuccessFactors (HR), SAP Concur (Expenses) en C/4HANA (Sales & Marketing) in te zetten om een volwaardige en geïntegreerde functionaliteit te verkrijgen.

Voor beide oplossingen geldt wel brede globale ondersteuning qua landen, lokalisaties, valuta en talen.

SAP Business ByDesign Details

SAP Business ByDesign Overview

Het pakket is in 2014 gelanceerd op de Nederlandse markt maar krijgt de laatste jaren vaste voet aan de grond in Nederland. Een volledig geïntegreerde ERP suite, taak gedreven, met gebruikersvriendelijke user interface door middel van SAP Fiori(HTML-5). SAP Business ByDesign draait op de snelle SAP HANA in-memory databases technologie van SAP, met built-in Analytics, Mobile Access en Mobile Apps.
Het draait standaard in de Public Cloud en de applicatie wordt volledig door SAP onderhouden. Tevens is er 24/7 product support aanwezig.

Binnen de Cloud is een Test/Quality- en Production systeem beschikbaar.  Het Quality systeem kan eenvoudig worden voorzien van productiedata. Nieuwe releases worden eerst aangeboden op het Quality Systeem voordat deze worden doorgevoerd op het testsysteem;
4 keer per jaar zijn er upgrades gepland waarin nieuwe functionaliteit, wijzigingen op basis van wet-en regelgeving en bug fixes zijn opgenomen.
SAP onderhoudt een 24 maanden roadmap voor SAP Business ByDesign. Hierin staat  beschreven welke nieuwe functionaliteit en aanpassingen in de komende kwartalen beschikbaar komen.

Aanpasbaar op verschillende niveaus

 

SAP Business ByDesign is zodanig opgezet, dat aanpassingen eenvoudig boven op de standaard kunnen worden doorgevoerd.

SAP Business ByDesign Extensibility Options

SAP Business ByDesign Extensibility Options

Deze aanpassingen kunnen op verschillende vormen worden doorgevoerd:

De Configuratie

De configuratie van SAP Business ByDesign is gebaseerd op het beantwoorden van de zogenaamde Scoping Topics. Hiermee kunnen specifieke onderdelen eenvoudig aan of uit worden gezet. Belangrijk punt dat bij iedere Scoping aanpassing altijd de integriteit van de geïntegreerde modules blijft gewaarborgd. Zo kan bijvoorbeeld de CRM module worden geactiveerd indien er behoefte is omdeze functionaliteit binnen de organisatie te gaan gebruiken. Deze scoping en vragen kunnen altijd nog worden aangepast, ook na de go-live.

Adaptatie – personaliseren

Het is mogelijk om op gebruikersniveau je eigen scherm te personaliseren. Denk hierbij aan het zichtbaar of onzichtbaar maken van specifieke velden binnen een transactie of scherm. Daarnaast kan de gebruiker ook zelf Workflows aanpassen zoals goedkeuringsprocessen of emails ontvangen / versturen vanuit ByDesign.

Extensibility – het uitbreiden op basis van de standaard

Toevoeging van nieuwe velden in schermen, formulieren of rapporten zonder coding. Denk hierbij aan het toevoegen van compleet nieuwe velden binnen een scherm of transactie. Dit kan een functioneel gebruiker zelf doen zonder tussenkomst van een programmeur. Vervolgens zullen eze velden terug te vinden zijn binnen de Analytics van SAP Business ByDesign en binnen de rapportages.

SAP Cloud Application Studio

Hier komt er wel code aan de pas wanneer er extra functionaliteit dient te worden toegevoegd. Hierin is het mogelijk om zogenaamde Mash-ups, Business Objects als nieuwe schermen en workflows te ontwikkelen.

Integraties

Het SAP Cloud Platform wordt ingezet om voor SAP Business ByDesign standaard integratie scenario’s op te zetten. Dit is hetzelfde platform dat voor SAP S/4HANA integraties wordt ingezet. Denk hierbij aan Odata services, Web Services en XML-berichten met Business Partners. SAP Business ByDesign kent standaard integraties met de SAP ECO applicaties, maar deze integraties zijn beperkter dan de mogelijkheden van SAP S/4HANA.

Waar het op neer komt is dat een groot deel van deze activiteiten gedaan kan worden door eindgebruikers of Super Users zonder tussenkomst van IT. Slechts enkele activiteiten vereisen echt betrokkenheid van IT. De betrokkenheid van de IT-afdeling bij SAP Business ByDesign is dan ook veel beperkter ten opzichte van SAP ECC.

Facts & Figures rondom SAP Business ByDesign

  • De Applicatie wordt wereldwijd ingezet door meer dan 4600 bedrijven die actief zijn in meer dan 130 landen
  • Het aantal gebruikers varieert van 20 tot 10.000 per installatie. Een van de grootste installaties zit toevallig in Nederland met Post NL. Zij hebben ruim 10.000 gebruikers binnen SAP Business ByDesign actief.
  • Het is door SAP gelokaliseerd voor 21 landen en in beschikbaar 12 talen van Engels tot Chinees tot Hebreeuws.
  • Door het ruime partner netwerk zijn er ook veel mogelijkheden op het gebied van partner add-ons en implementatie mogelijkheden wereldwijd
  • De transactie volumes zijn met een top van zo’n 35.000 facturen per uur ruim voldoende om de meeste bedrijven ondersteuning te geven.

De Best Practices zorgen voor eenvoud en ongekende mogelijkheden

Meer dan 40 Industrie Best Practice zijn beschikbaar binnen SAP Business ByDesign. Dit zijn end-to-end processen die zijn samengesteld op basis van 30+ jaren bedrijfservaringen in tal van verschillende branches. Denk hierbij aan het proces van Order to Cash, waarbij zowel order, goederen als geldstromen volledig worden behandeld.

Deze Best Practices geven organisaties een goed eerste beeld van hoe het proces er logisch uit zou kunnen zien. Uiteraard zijn er vele varianten op deze standaard processen beschikbaar en kijken wij samen met de klant hoe we het proces kunnen aanpassen en laten aansluiten bij hun specifieke organisatie.

SAP ERP Industry Best Practices

SAP ERP Industry Best Practices

https://scheer-nederland.nl/best-practices/

Inzet van Apps voor specifieke rollen

SAP heeft voor ByDesign diverse Apps ontwikkeld die het de gebruiker makkelijk maken om wereldwijd direct toegang te krijgen tot een functie van het systeem via een tablet of mobiele telefoon. Deze Apps behoeven geen training. Hierdoor kunnen specifieke functionarissen eenvoudig over dat stukje functionaliteit beschikken, dat zij nodig hebben, zonder de gehele applicatie te doorlopen.

Het gebruik dient wel open te worden gezet en gebruikers/rollen dienen de juiste autorizaties te krijgen. Vervolgens kunnen medewerkers de Apps via de App Store van Apple of Android downloaden en gebruiken.

Implementatie ervaringen met SAP Business ByDesign

In de afgelopen jaren heb ik bij verschillende bedrijven SAP Business ByDesign geïmplementeerd waarvan ik hierbij de ervaringen wil delen.

De aanpak van de implementatie is gebaseerd op een end-to-end-approach. Hierbij worden de processen van begin tot einde besproken en hierbij zijn dan ook alle betrokken afdelingen aanwezig. Deze integrale aanpak wordt zeer gewaardeerd, omdat afdelingen een inzicht krijgen vanuit de verschillende disciplines.

We betrekken hierbij meerdere afdelingen bij een discussie over de procesgang en zorgen ervoor dat het proces van begin tot eind vloeiend door het systeem vloeit. In SAP Business ByDesign wordt daarom een naadloze integratie tussen de verschillende modules erg op prijs gesteld door de klanten.

Na de implementatie zien we direct een verbetering op gebied van communicatie en interactie tussen de verschillende afdelingen ontstaan en stoppen deze afdelingen met het werken in Solo’s. Ik ervaar dat met name bij de afdelingen Inkoop, Verkoop en Finance die voor de implementatie individueel opereren in hun eigen systeem of Excel sheets.

Met de komst van SAP ByDesign wordt dit aanzienlijk verbeterd en snappen ze de direct de gevolgen van hun handelingen binnen het systeem. Dit komt met name door de inrichting van Dashboards met KPI’s en rapporten, waardoor continu een 360°overview wordt verkregen.

Voor de meeste klanten is het gemak van een het aanpassen of fine-tunen, zonder de inzet van IT Helpdesk een aangename verrassing.

Groot voordeel van Cloud ERP is tevens de beschikbaarheid van een productie en Test/Quality systeem. Klanten kunnen eenvoudig een snapshot laten maken van een hun productiesysteem, die vervolgens op het testsysteem beschikbaar komt. Extra snapshots zijn mogelijk, maar dan wel tegen betaling. Twee weken voor de release datum van de kwartaalrelease, wordt de release beschikbaar gesteld op het testsysteem. Het is mijn ervaring binnen de implementaties maar ook binnen het gebruik van SAP Business ByDesign binnen onze eigen organisatie, dat de release updates nauwelijks voor problemen zorgen. Mocht er iets toch anders lopen, dan worden zaken snel via de verschillende User groups gedeeld en naar een oplossing gewerkt.

De kwartaal updates, die tevens gepaard gaan met nieuwe of extra functionaliteit, zijn eenvoudig door te voeren. De beschikbaarheid van de nieuwe functionaliteit eerst op het Quality systeem helpt om deze functionaliteit te doorgronden.

Een andere belangrijke ervaring bij de implementatie van Cloud ERP is de greenfield data migratie. Vanaf moment nul kan gestart worden met het opbouwen van de benodigde datasets, zonder afhankelijk te zijn van IT of andere specialisten. De verschillende Migratie Templates en Wizards helpen de data op te voeren, conform de configuratie settings.

Customer References SAP Business ByDesign

Customer References SAP Business ByDesign

Over de schrijver
Joost is een energieke, resultaat gedreven teamspeler met een passie voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen met behulp van SAP oplossingen. Het vertalen van klant requirements naar solide werkbare oplossingen is hem op het lijf geschreven. Joost zijn expertise omvat: SAP Business ByDesign, Mobile SAP solutions, Business Process Management, Change Projects, Business Process Integration en het voorzien van de benodigde gebruikerstrainingen. Neem gerust contact op met Joost voor meer informatie.

Overstappen naar SAP Cloud ERP

Scheer organiseert maandelijks een webinar gericht op Overstappen naar Cloud ERP. In deze webinars behandelen we SAP S/4HANA Cloud en SAP Business ByDesign.