16 november 2018 

Webinar Overstappen naar Cloud ERP met SAP Business ByDesign - Intelligent ERP

Webinar Overstappen naar Cloud ERP met SAP Business ByDesign - Intelligent ERP

Het Webinar Overstappen naar Cloud ERP met SAP Business ByDesign en Intelligent ERP van 15 november 2018 is onderdeel van de periodieke webinars die Scheer Nederland organiseert om bedrijven inzicht te geven in de mogelijkheden van SAP Cloud ERP. Scheer Nederland ondersteunt middelgrote tot grote organisaties met lokale of internationale Cloud ERP implementaties waarbij SAP S/4HANA Cloud of SAP Business ByDesign wordt ingezet.

De replay van dit webinar en de presentatie is hier terug te vinden.

Dit is het verslag van het Webinar Overstappen naar Cloud ERP met SAP Business ByDesign dat specifiek is gericht op het overstappen naar Cloud ERP. Naast de uitleg over Cloud ERP en SAP Business ByDesign in het bijzonder,  wordt speciaal aandacht gegeven aan de nieuwe functionaliteit omtrent Intelligent ERP van SAP Business ByDesign.

De presentie is gedaan door Olaf van Egmond, gecertificeerd consultant voor zowel SAP S/4HANA Cloud als SAP Business ByDesign.  Olaf is sinds 1996 bezig met ERP en procesverbeteringen en sinds 1999 met SAP en werkzaam in diverse rollen:​ functioneel consultant, integratie- & project manager in de gebieden: Supply Chain, inkoop, productie, verkoop en planning maar ook als gebruiker in de rol van logistiek manager en manager commercial back office​. Deze maandag net bij een grote Car Leasing Company als change manager gestopt en in de middag gestart met een Supply Chain verbeterproject bij een biotech bedrijf in Antwerpen​. Scheer Nederland is SAP Value Added Reseller  Partner voor de SAP ERP Cloud producten!​

Webinar Overstappen naar Cloud ERP met SAP Business ByDesign Onderwerpen

Olaf heeft de volgende onderwerpen behandeld:

  1. Waarom stappen bedrijven over naar de Cloud?
  2. Wat zien bedrijven als directe voordelen van Cloud ERP?
  3. Voordelen van Software as a Service
  4. Roadmap richting de Intelligent ERP applicatie
  5. Wat is de strategie van SAP ten aanzien van Cloud?
  6. Hoe is de digitale architectuur van SAP Cloud opgebouwd?
  7. Hoe ondersteunt SAP Business ByDesign de Intelligent Enterprise?
  8. Hoe wordt een SAP Cloud Roadmap voorbereid?
  9. SAP Business ByDesign 1811 Release update
  10. SAP Business ByDesign en Intelligent ERP functionaliteit
  11. Samenvatting van dit Webinar
  12. Overstappen naar SAP Cloud ERP

Waarom stappen bedrijven over naar de Cloud?

Scheer Nederland is zelf in 2012 overgestapt naar ERP Cloud ter ondersteuning van de dienstverlening, verkoop en financiën.  Met deze ervaring is in 2013 de dienstverlening richting ERP Cloud begonnen. De afgelopen jaren heeft Scheer vele organisaties gesproken en geholpen met de implementatie van Cloud ERP. Om de volgende redenen maken bedrijven de overstap naar Cloud ERP. Deze hebben allen te maken met Innovatie en Digitalisatie:

  • Het opzetten of veranderen naar een nieuw business model is een reden om een ERP Cloud oplossing te implementeren. Het legacy (SAP ECC) systeem biedt dan niet de flexibiliteit, integratiemogelijkheden en snelheid om het nieuwe business model snel en goed in de markt te zetten.
  • Het snel ontwikkelen en/of professionaliseren van business in verschillende landen (globaliseren) is een reden om een ERP Cloud oplossing te kiezen. Het legacy (SAP ECC) systeem is in veel gevallen te “zwaar” , te complex en te duur om snel uit te rollen. SAP Cloud ERP is volledig schaalbaar en eenvoudig in te zetten in verschillende landen.
  • Het digitaliseren van processen met klanten en partners door out-of-the-box beschikbare Webservices en mobiele Apps.

Wat zien bedrijven als directe voordelen van Cloud ERP

  1. Best Practices zijn direct beschikbaar: kortere implementatietijd​ en geen of minder maatwerk. Gebruikers hebben direct vanaf dag 1 zichtbaar hoe de look-and-feel is en hoe processen doorlopen kunnen worden;
  2. Cloud oplossing: geen investeringen in specifieke IT-infrastructuur voor uw eigen bedrijf, maar u maakt gebruik van een gedeelde infrastructuur waardoor ook de kosten worden gedeeld; Hierdoor zijn de kosten met betrekking tot de infrastructuur lager dan On-Premise oplossingen;
  3. Volledig schaalbaar: geen probleem wanneer een nieuw proces moet worden geïmplementeerd of een een nieuw bedrijfsonderdeel toegevoegd dient te worden. Veel hogere schaalbaarheid, geen additionele IT/hardware projecten om de groei te ondersteunen;​
  4. Integratie klant / leverancier loopt eenvoudiger via een Open platform ;
  5. Cloud leveranciers hebben speciale teams voor het bepalen van Security Policies en het meten van bedreigingen. Als individuele bedrijven dit op deze manier willen regelen voor hun eigen oplossingen, kost dit veel meer​ tijd en investeringen. Zie deze link voor meer details omtrent de beveiliging van SAP Cloud ERP
  6. Altijd beschikking tot de laatste applicatieversie waarbij tevens nieuwe functionaliteit beschikbaar komt. Het doorvoeren van een  upgrade is feitelijk een non-event​.

Door deze voordelen, zie je dat de ontwikkeling van nieuwe business modellen vaak met Cloud oplossingen plaats vindt​.


Voordelen van Software as a Service

Wanneer we het over Cloud ERP hebben, hebben we het feitelijk over Software as Service, ook wel SAAS genoemd.  Voor SAAS geldt dat zowel infrastructuur, platform als applicatie worden beheerd door de leverancier​.  Bekende SaaS oplossingen zijn Gmail en Dropbox en voor business o.a. CRM applicaties zoals SalesForce.com  en tegenwoordig zijn volledige ERP suites de norm.​ ERP Cloud wordt aangeboden als SaaS, dus je krijgt een URL …. En je kunt werken!​ Alles wordt verzorgd; de applicatie, onderhoud, upgrades, network, opslag, etc…​

Het is belangrijk te weten dat de SAP Cloud Oplossingen specifiek zijn herschreven om via de Cloud te worden ingezet. De ERP Cloud applicatie is volledig opnieuw geschreven met de functionaliteit, gebruikersgemak, openheid en flexibiliteit van een ERP pakket in de nieuwe online en digitale economie kunt verwachten.​
​De SAP Cloud producten ondersteunen allemaal het gebruik van HTML5 voor hun user interfaces en hierdoor kan de applicatie op zowel desktops, tablets en smart phones worden gebruikt in combinatie met moderne browsers.

Voor gebruikers die veelal buiten kantoor of fabriek actief zijn, zijn er specifieke Mobiele applicaties beschikbaar in de Apple /Android Store. ​
Bijvoorbeeld een Approval App voor Managers of een tijdschrijf App voor projectmedewerkers.


Roadmap richting de Intelligent ERP applicatie

SAP Business ByDesign en Intelligent ERP - roadmap

In de huidige ERP wereld is het mogelijk gebleken om op een robuuste en efficiënte wijze de core processen te ondersteunen en uit te voeren. Op deze manier heeft een groot aantal organisaties sinds de jaren ‘70 SAP succesvol geïmplementeerd.  Deze fases laten zich als volgt samenvatten:

  • Mainframe: Kapitaal intensieve investeringen;
  • Client-Server: Veel onderhoud van en aan de verschillende server-parken;
  • Monolithic ERP: Inflexibel door complexe, dure systemen vol met maatwerk om de core bedrijfsprocessen te ondersteunen;
  • Internet: Openheid van systemen zorgt voor aandacht van veiligheid
  • Mobile: Nieuwe toepassingen die overal ingezet kunnen zetten zorgen voor een overload aan data
  • Intelligent ERP Cloud: Flexibel, veilig platform zonder onderhoud zorgt voor perfecte ondersteuning

In de eerstee fase van Intelligent ERP zie je dat analyse functies worden toegevoegd om bepaalde transacties te sturen. Dit is met de introductie van de SAP HANA technologie sinds enkele jaren verder versimpeld. ​Bijvoorbeeld de logica die beslissers gebruiken binnen een proces.

Als voorbeeld van deze Intelligent ERP functie binnen een productieproces:

  • Productieplanner dient verstoringen binnen het productieproces op te lossen;
  • Een maintenance engineer of procesoperator logt een storing met daarin het niet beschikbaar zijn van een resource;
  • Automatisch wordt een reschudeling-actie gestart
  • Zolang de Load Balancing van de resources niet tot een overload lijdt, hoeft de planner niet in te grijpen.​

​In de fase van Intelligent ERP worden ook complexe taken met de toepassing van AI/Machine Learning vergaand geautomatiseerd. Denk bijvoorbeeld aan factuurcontrole, waarbij op basis van historische data en een dynamisch opgebouwd risicoprofiel de facturen van de ene leverancier gewoon door het proces gaan en die van de andere leverancier altijd via een handmatige goedkeuring pas betaalbaar kan worden gesteld. ​Dit betekent dat medewerkers  minder handmatig en herhalend werk krijgen, dat er meer tijd en aandacht aan sturing en strategische vragen kan worden gegeven. Hierdoor kunnen bedrijven zich blijven innoveren en differentiëren in de markt.​


Wat is de strategie van SAP ten aanzien van Cloud?

In de ogen van SAP is de digitale transformatie volledig ingezet en is het de vraag hoe uw organisatie hierop gaat inspelen om niet de boot en kansen te missen. De manier waarop we met elkaar omgaan als klant, leverancier of werknemer is volledig aan het veranderen: alles gaat digitaal.  De beperkingen van de oude technologie worden opgeheven.

SAP heeft met zijn partnernetwerk een footprint in de markt van organisaties die hun dagelijkse business draaien op de ERP en andere business suite producten. Met de nieuwste cloud innovaties kan SAP klanten naast de traditionele ERP, ook ondersteuning leveren in de processen waarmee bedrijven concurrentieel voordeel hebben.

SAP kiest daarom duidelijk voor een Cloud First strategie. Dit impliceert dat nieuwe functionaliteiten eerst in de Cloud versie zullen komen voordat deze worden beschikbaar gesteld voor de eventuele on-Premise versie. Daarnaast zijn alle SAP Cloud ERP en SAP Eco Systems standaard met elkaar geïntegreerd.


Hoe is de digitale architectuur van SAP Cloud opgebouwd?

SAP heeft deze digitale architectuur feitelijk zowel voor SAP S/4HANA Cloud als voor SAP Business ByDesign uitgewerkt.  SAP S/4HANA werkt als een zogenaamde “Federated Suite”, waarbij verschillende applicaties samenwerken, die ervoor zorgen de complete functionaliteit voor de organisatie te ondersteunen. SAP Business ByDesign is een “Integrated Suite”, die feitelijk over het gehele scala van functionaliteiten beschikt om met name middelgrote tot grote organisaties te ondersteunen.

S/4HANA Intelligent Architecture

S/4HANA Intelligent Architecture

De digitale architectuur van SAP Cloud ERP is opgebouwd uit 3 lagen:

  1. Intelligent Suite – Hiertoe behoren  zowel SAP S/4HANA Cloud ERP als SAP Business ByDesign, maar ook de applicaties van het SAP ECO Systeem zoals SAP Ariba, SAP Concur, SAP Fieldglass,  C/4HANA en SAP Successfactors. Belangrijk is dat deze componenten naadloos op elkaar aansluiten en een consistente User Experience hebben. Gezien het feit alle SAP Cloud oplossingen een kwartaal update hebben, zien we ook dat de integratiemogelijkheden continue worden uitgebreid. Het voordeel van deze Federated Suite oplossing is dat organisaties zelf hun plan kunnen maken om de overstap naar Cloud in te richten om op deze wijze de benodigde innovaties zorgvuldig te plannen.
  2. Intelligent Technologies worden ingezet voor verdere automatisering van (repeterende) taken. Hierbij worden technieken als AI, Machine Learning, IoT ingezet.
  3. Digital Platform:  Big Data aan de ene kant en het Cloud Platform – dit is feitelijk de lijm tussen alle componenten die betrokken zijn. Verder is het ook mogelijk om met SAP Cloud Platform standaard processen uit S/4HANA Cloud aan te passen op de specifieke behoefte voor jou als bedrijf.

Hoe ondersteunt SAP Business ByDesign de Intelligent Enterprise?

De verschillende intelligente functies worden eveneens binnen SAP Business ByDesign ondersteund.

Intelligent ERP ondersteunt door SAP Business ByDesign

 

Voice en Intelligente ondersteuning: inzet van Alexa en Chat-bots als de volgende generatie user-interfaces;
Predictive Analytics om voorspellingen te doen en daar vroegtijdig op te reageren. Vooralsnog zijn de scenario’s gelimiteerd, maar ieder kwartaal wordt dit versterkt;
Robotics en Machine Learning zorgen voor een verregaande efficiëntie op de werkvloer;
Internet of Things zorgt dat producten niet alleen verkocht worden, maar ook na de verkoop blijven communiceren met het systeem;
Mobile zorgt ervoor dat de functionaliteit altijd en overal beschikbaar zullen zijn.


Hoe wordt een SAP Cloud Roadmap voorbereid?

Wanneer je merkt als bedrijf dat je geremd word in je (IT) ontwikkeling dan is het verstandig om een roadmap te ontwikkelen. Hiermee creëer je een toetsingskader voor het  huidige landschap:

  • Waar zitten business- challenges die niet opgelost kunnen worden binnen de huidige functionaliteit?
  • Hoe worden dezelfde functies vervuld in verschillende applicaties?
  • Wat zijn de kosten om dit mogelijk te maken?

Het kan natuurlijk ook zijn dat een nieuw business model niet vervuld kan worden door een bestaande applicatie en hoe kan dit soepel ingevuld worden door een nieuwe applicatie in het bestaande landschap. In onze aanpak zorgen we ervoor dat er niet een alleenstaande oplossing word doorgevoerd maar een structurele waarbij deze door de tijd verder benut kan worden! Het uitwerken van een SAP Cloud Roadmap is van belang om de voordelen die Cloud biedt, te kunnen inzetten en de transitie van het huidige systeem in stappen te laten veranderen in een volwaardig Cloud landschap.

Scheer S/4HANA Cloud Roadmap

Scheer SAP Cloud Roadmap

Om de juiste Cloud Roadmap te kunnen maken is het voor uw organisatie van belang om kennis te hebben van de volgende zaken:

  • Waar sta je als organisatie en waarmee wordt het verschil gemaakt om het van de concurrentie te blijven winnen?
  • Wat is de Business en de IT strategie?
  • Hoe ziet het huidige en toekomstige operating model eruit?
  • Hoe kunnen Standard Best Practices worden ingezet ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen? Hoe meer standaard oplossingen, hoe eenvoudiger het beheer en de uitvoering;
  • Hoe gaat het toekomstige IT configuratie eruit zien?

Deze roadmap laat zich niet leiden tot de functionaliteiten van de toekomstige applicaties, maar door het toekomstige business model en de onderliggende processen te bestuderen.

Scheer Redocu Service

Scheer Redocu Service

Scheer SAP Redocu Service kan worden ingezet als een Accelerator, om snel inzicht te krijgen in het gebruik van huidige SAP ECC processen en de relatie en fit met Industrie Best Practices binnen SAP Business ByDesign. Scheer heeft voor SAP Business ByDesign en SAP S/4HANA complete end-to-end processen uitgewerkt.

Het uitwerken van een SAP Cloud Strategie helpt organisaties met het nemen van de juiste beslissing.


SAP Business ByDesign 1811 Release update

Zaterdag (17 november 2018) – standaard de tweede zaterdag van de maand waarin de Release operationeel wordt gemaakt – is de 1811 release in productie genomen. De 1811 release is hiervoor reeds op het Test of Quality systeem beschikbaar gemaakt. Deze release bevat naast fixes ook nieuwe functionaliteiten en aanvullende integratie mogelijkheden. De kracht van Cloud ERP is dat deze nieuwe functionaliteiten zonder zware effort en verstoringen operationeel gemaakt kunnen worden, omdat de aanpassingen uitgebreid zijn getest.

  • Verdergaande integratie met SAP Analytics Cloud
    • Advanced Visualizations en Dashboard functies
    • Business Planning and Forecast
    • Predictive Intelligence (e.g. Smart Discovery,   Smart Grouping, …)
    • Reporting across multiple cloud applications and external Data
  • IFRS 15
  • Vertex/Avalara Integratie verbeteringen
  • Collection Management
  • Tijdregistratie en snel toewijzen van taken
  • Vernieuwde Mobiele Apps
  • Inzet van persoonlijke dashboards, die tevens gedeeld te kunnen worden

Meer details omtrent de SAP Business ByDesign Highlights van de 1811 Release zijn te vinden op:

Scheer Blog SAP Business Bydesign Release Highlights 1811


SAP Business ByDesign en Intelligent ERP functionaliteit

Het inzetten van de zogenaamde Intelligent ERP functionaliteit heeft te maken met de wijze waarop bedrijfsprocessen worden gemanaged. In de praktijk zien we vaak dat Excel sheets worden ingezet om zaken binnen de procesvoering te ondersteunen.

Binnen SAP Business ByDesign kan dit inzicht eenvoudig worden vertaald naar zogenaamde KPI’s die via persoonlijke “Tiles” (tegels) zichtbaar gemaakt worden op het dashboard. Hierdoor is er direct zicht op voortgang, afwijkingen en openstaande taken. Naast deze “Tiles” kunnen analyse rapporten zorgen voor meer gedetailleerde informatie. Tevens kan via deze : “Tiles” en rapporten direct worden genavigeerd naar de onderliggende details. Gebruikers kunnen binnen SAP Business ByDesign hun eigen dashboard inrichten.

Demand Planner

Tiles

  • Producten zonder prognose
  • Producten met prognose, geen actuals

Analyse Rapporten

  • Overzicht producten met bijzondere trendbreuken  met betrekking tot actuals versus de prognose

Manage Supplies

Tiles:

  • Planning runs #fouten, #waarschuwingen en informatie
  • High priority uitzonderingen binnen MRP
  • Resource load, hoogste load > 100%

Analyse Rapporten

  • Verkooporder volume per week per productcategorie

SAP ByDesign Insight Dasboard

 

Het persoonlijke Dashboard kan dus als volgt worden ingericht:

  1. KPI’s van die zaken die direct gevolgd willen worden;
  2. Inbox om direct taken te ontvangen die uitgevoerd dienen te worden;
  3. Shortcuts voor een lijst van vaak voorkomende handelingen;

Op deze wijze kunnen processen niet alleen eenvoudiger, maar ook slimmer en dus beter worden uitgevoerd.  Het grote voordeel is dat er geen handmatige acties noodzakelijk zijn voor het vergaren van data, dat iedereen met dezelfde data werkt, doordat altijd met real-time data wordt gewerkt.  Op deze wijze kan zowel rol-specifiek als organisatie-specifiek een invulling worden gegeven aan het Dashboard.

Kortom, het is van groot belang om processen op basis van KPI’s te volgen en managen.

Intelligent ERP functionaliteit zorgt voor:

  • Versnelde informatieverwerking in het gehele bedrijfsnetwerk op basis van 1 versie van de waarheid;
  • Verhoogde automatisering om knelpunten in het proces te verminderen en handmatige invoer en goedkeuringen te elimineren;
  • Verbeterde prioritisering van taken op basis van uitzonderingscriteria;
  • Verlaagde complexiteit door volledige, contextuele informatieverstrekking en de mogelijkheid om met 1 click de onderliggende details te bekijken en te delen met betrokkenen;
  • Slimmere en snellere samenwerking die een productieve samenwerking bevordert;
  • Bedrijfs- en operationele optimalisatie op basis van procesflexibiliteit, realtime analyses en volledige zichtbaarheid;
  • Ontstaan van innovatieve processen die zich aanpassen aan hoe mensen werken en met elkaar omgaan;

Samenvatting van dit Webinar

  • SAP heeft een strategie om de Intelligent Enterprise te leveren en vertaalt dat naar een Digital Core die onderdeel is van SAP Business ByDesign;
  • SAP Business ByDesign is de Intelligent Core-oplossing voor de MKB-markt waar zonder IT en complexiteit een volwaardig en volledig ERP systeem beschikbaar is;
  • De ECC eindgebruikers zullen veel gelijkenissen zien, maar wel met een sterk versimpelde werkwijze en een sterk verbeterde User Interface.
  • Uw organisatie kan eenvoudig de processen beheren en uw organisatie bepaalt wat belangrijk is.  Zonder complexe (IT)projecten kunnen processen en functionaliteiten worden aangepast;
  • Scheer kan u helpen bij het opstellen van uw roadmap voor de SAP Cloud strategie om ervoor te zorgen dat u de juiste ondersteuning gaat krijgen voor huidige en toekomstige processen.

Overstappen naar SAP Cloud ERP

Scheer Nederland heeft de laatste jaren veel ervaring opgedaan met bedrijven te ondersteunen en te begeleiden naar SAP Cloud ERP. Zie onze referentieverhalen voor meer details over deze projecten. Wij organiseren periodiek webinars over het Overstappen naar SAP Cloud ERP. De agenda en onderwerpen van deze webinars, vindt u hier.

Scheer Nederland ondersteunt bedrijven met het uitwerken van hun SAP Cloud Strategie. Opzet hiervan is inzicht te geven welke SAP Cloud producten op welke wijze kunnen worden ingezet om uw huidige en toekomstige bedrijfsprocessen te ondersteunen. Meer informatie om te komen tot een SAP Cloud Strategie vindt u hier: Move to the next generation ERP

Over de schrijver
Olaf kenmerkt zich door zijn brede ervaring in de SAP-wereld met zowel gebruikers-, support en consultancy ervaring in diverse gebieden binnen SAP ERP. Als gebruiker in de rol van manager commerciële backoffice in de food & beverages, logistiek manager in de procesindustrie en six sigma black belt. Daarnaast met een diversiteit aan klanten gewerkt in verschillende support rollen, services, industrie, overheid, NGO’s en ook als projectmanager of business consultant in implementatietrajecten. De projecten variëren in grote en tijd tussen een enkele locatie in enkele maanden tot aan global templates die over meerdere landen over meerdere jaren heen geïmplementeerd werden. Uitgangspunt is dat het proces efficiënt door een organisatie uitgevoerd kan worden waarbij eenieder begrijpt wat zijn rol in het geheel is.

Overstappen naar SAP Cloud ERP

Scheer organiseert maandelijks een webinar gericht op Overstappen naar Cloud ERP. In deze webinars behandelen we SAP S/4HANA Cloud en SAP Business ByDesign.