15 oktober 2018 

Webinar Overstappen naar S/4HANA Cloud ERP en Migratie

Webinar Overstappen naar S/4HANA Cloud ERP en Migratie

Het Webinar Overstappen naar S/4HANA Cloud ERP en Migratie is onderdeel van de periodieke webinars die Scheer Nederland organiseert om bedrijven inzicht te geven in de mogelijkheden van SAP Cloud ERP. Scheer Nederland ondersteunt middelgrote tot grote organisaties met lokale of internationale Cloud ERP Implementaties waarbij SAP S/4HANA Cloud of SAP Business ByDesign wordt ingezet.

De replay van dit webinar en de presentatie is hier terug te vinden.

Dit is het verslag van Webinar Overstappen naar S/4HANA Cloud ERP en Migratie dat specifiek was gericht op het overstappen naar S/4HANA Cloud ERP. Naast de uitleg over Cloud ERP en S/4HANA Cloud ERP,  wordt speciaal aandacht gegeven aan de problematiek rondom de migratie naar Cloud ERP.

Het Webinar Overstappen naar S/4HANA Cloud ERP en Migratie is voorbereid door onze S/4HANA Cloud ERP gecertificeerde consultants Gerard van Gent en Jan van Heddeghem.

Presentie is gedaan door Gerard van Gent, die sinds begin 90-er jaren betrokken is bij SAP implementaties en procesverbeteringen.  Hierbij heeft Gerard verschillende rollen vervuld: functioneel consultant, architect, integratie & project manager in de gebieden: sales, inkoop, logistiek. Momenteel is Gerard actief bij een Oil&Gas bedrijf als projectmanager voor het S/4HANA Cloud en SAP Cloud Platform project. Gerard is S/4HANA Cloud 1808 gecertificeerd voor Procurement Implementation & Configuration.

Webinar Overstappen naar S/4HANA Cloud ERP en Migratie Onderwerpen

Gerard heeft de volgende onderwerpen behandeld:

  1. Waarom stappen bedrijven over naar de Cloud?
  2. Wat is de strategie van SAP ten aanzien van Cloud?
  3. Hoe is de digitale architectuur van SAP Cloud opgebouwd?
  4. Wat zijn de plannen van SAP ten aanzien van een Intelligent Enterprise?
  5. Wat mag je van Cloud ERP architectuur verwachten?
  6. Hoe werken de updates en releases binnen SAP S/4HANA Cloud?
  7. Wat zijn de mogelijkheden om over te stappen naar S/4HANA?
  8. Hoe wordt de data-migratie ondersteunt binnen SAP S/4HANA Cloud?
  9. Hoe wordt de SAP Cloud Roadmap voorbereid?Daarnaast nog aandacht voor de volgende zaken:
  10. Demo SAP S/4HANA Cloud ERP
  11.  SAP S/4HANA Cloud en Intelligent ERP
  12. Overstappen naar SAP Cloud ERP

 


Waarom stappen bedrijven over naar de Cloud?

Scheer Nederland is zelf in 2012 overgestapt naar ERP Cloud ter ondersteuning van de dienstverlening, verkoop en finance.  Met deze ervaring is in 2013 de dienstverlening richting ERP Cloud begonnen. De afgelopen jaren heeft Scheer vele organisaties gesproken en geholpen met de implementatie van Cloud ERP. Hiervoor gelden de volgende redenen om deze overstap naar Cloud ERP te maken, die allen te maken hebben met Innovatie en Digitalisatie:

  • Het opzetten of veranderen naar een nieuw business model is een reden om een ERP Cloud oplossing te implementeren. Het legacy (SAP ECC) systeem biedt dan niet de flexibiliteit, integratiemogelijkheden en snelheid om het nieuwe business model snel en goed in de markt te zetten.
  • Het snel ontwikkelen en/of professionaliseren van business in verschillende landen (globaliseren) is waarom een ERP Cloud oplossing wordt gekozen. Het legacy (SAP ECC) systeem is in veel gevallen te “zwaar” , te complex en te duur om snel uit te rollen. SAP Cloud ERP is volledig schaalbaar en eenvoudig in te zetten in verschillende landen.
  • Het digitaliseren van processen met klanten en partners door out-of-the-box beschikbare Webservices en mobiele Apps.

Naast de noodzaak tot innovatie en digitalisatie van processen, zijn de volgende redenen tevens van belang voor de overstap richting SAP Cloud ERP:

  1. Stoppen van de hoge onderhoudslasten van het huidige systeem waarmee niet of nauwelijks nieuwe functionaliteit wordt toegevoegd;
  2. Simplificeren van het update- en upgrade proces. In de regel lopen bedrijven zo’n 3 tot 4 releases achter (2 tot 3 jaar) waardoor veel nieuwe mogelijkheden niet kunnen worden ingezet;
  3. Gebruikersvriendelijkheid is met Cloud ERP vele malen beter dan bij de reeds oudere systemen. Productiviteit en kwaliteit van beslissingen wordt hiermee verbeterd; Dialogen rondom transacties zijn vereenvoudigd en mobiele devices en Apps zorgen ervoor dat gebruikers altijd en overal toegang krijgen;
  4.  Cloud ERP heeft built-in rapportage en analyse mogelijkheden, zodat het proces van rapporteren en beslissen sterk verbeterd wordt door het hebben van één versie van de waarheid;
  5. Met Cloud ERP zijn alle Best Practices direct beschikbaar;
  6. Hoge veiligheidsstandaarden, die per jaar 2 keer worden gecontroleerd. Data en infrastructuur zijn dus veilig en inzetbaar;

Wat is de strategie van SAP ten aanzien van Cloud?

In de ogen van SAP is digitale transformatie volledig ingezet en is het de vraag hoe uw organisatie hierop gaat inspelen om niet de boot en kansen te missen. De manier waarop we met elkaar omgaan als klant, leverancier of werknemer is volledig aan het veranderen: alles gaat digitaal.  De beperkingen van de oude technologie worden opgeheven.

SAP heeft met zijn partnernetwerk een footprint in de markt van organisaties die hun day-to-day business draaien op de ERP en andere business suite producten. Met de nieuwste cloud innovaties kan SAP klanten naast de traditionele ERP , ook ondersteuning leveren in de processen waarmee bedrijven concurrentieel voordeel hebben.

SAP kiest daarom duidelijk voor een Cloud First strategie. Dit impliceert dat nieuwe functionaliteiten eerst in de Cloud versie zullen komen voordat deze worden beschikbaar gesteld voor de eventuele on-Premise versie. Daarnaast zijn alle SAP Cloud ERP en SAP Eco Systems standaard met elkaar geïntegreerd.


Hoe is de digitale architectuur van SAP Cloud opgebouwd?

S/4HANA Intelligent Architecture

S/4HANA Intelligent Architecture

De digitale architectuur van SAP Cloud ERP is opgebouwd uit 3 lagen:

  1. Intelligent Suite – Hiertoe behoren SAP S/4HANA Cloud ERP, maar ook de applicaties van het SAP ECO Systeem zoals SAP Ariba, SAP Concur, SAP Fieldglass,  C/4HANA en SAP Successfactors. Belangrijk is dat deze componenten naadloos op elkaar aansluiten en een consistente User Experience hebben. Gezien het feit alle SAP Cloud oplossingen een kwartaal update hebben, zien we ook dat de integratiemogelijkheden continue worden uitgebreid. Het voordeel van deze Federated Suite oplossing is dat organisaties zelf hun plan kunnen maken om de overstap naar Cloud in te richten om op deze wijze de benodigde innovaties zorgvuldig te plannen.
  2. Intelligent Technologies worden ingezet voor verdere automatisering van (repeterende) taken. Hierbij worden technieken als AI, Machine Learning, IoT ingezet.
  3. Digital Platform:  Big Data aan de ene kant en het Cloud Platform – dit is feitelijk de lijm tussen alle componenten die betrokken zijn. Verder is het ook mogelijk om met SAP Cloud Platform standaard processen uit S/4HANA Cloud aan te passen op de specifieke behoefte voor jou als bedrijf

Wat zijn de plannen van SAP ten aanzien van een Intelligent Enterprise?

S/4HANA Cloud Enterprise Development

S/4HANA Cloud Enterprise Development

In de huidige ECC wereld is het mogelijk gebleken om op een robuuste en efficiënte wijze de kernprocessen te ondersteunen en uit te voeren. Op deze manier heeft een groot aantal organisaties sinds de jaren ’70,  SAP ERP succesvol geïmplementeerd. In de tweede fase wordt real-time verwerking en built-in Analytics toegevoegd om bepaalde transacties te sturen. Dit is met de introductie van S/4HANA slechts enkele jaren mogelijk. In de derde fase worden ook complexe taken met de toepassing van AI/Machine Learning vergaand geautomatiseerd. Denk bijvoorbeeld aan factuurcontrole, waarbij op basis van historische data en een dynamisch opgebouwd risicoprofiel de facturen van de ene leverancier gewoon door het proces gaan en die van de andere leverancier altijd via een handmatige goedkeuring pas betaalbaar kan worden gesteld. Dit betekent dat organisaties minder handmatig en herhalend werk hoeven uit te voeren en dat er meer tijd en aandacht aan sturing en beslissingen kan worden gegeven. Hierdoor kunnen bedrijven zich blijven innoveren en differentiëren in de markt.

De huidige SAP ECC zijn vooral gericht op het uitvoeren van transacties. Binnen S/4HANA gaat de zogenaamde “Intelligence” functie ervoor zorgen dat voorspellingen, extra inzichten en vergaande automatisering van taken worden uitgevoerd.  Bredere inzetbaarheid binnen de organisatie door meer gebruiksvriendelijke dialogen, inzet van Apps en Dashboards.


Wat mag je van Cloud ERP architectuur verwachten?

Voor veel organisaties is de feitelijke betekenis van Cloud ERP vaak nog niet helemaal duidelijk. Wanneer we spreken  over Cloud ERP hebben we het over Software as a Service: zowel infrastructuur, platform als applicatie worden beheerd door de leverancier.  De eerste SaaS oplossingen waren er voor Payroll, email, daarna o.a. voor CRM applicaties zoals SalesForce.com,(ruim 10 jaar geleden) maar nu is een volledige ERP suite beschikbaar.

ERP Cloud wordt aangeboden als SaaS, dus je krijgt een URL …. En je kunt werken! Alles wordt verzorgd; de applicatie, onderhoud, upgrades, network, opslag, etc… Het is vooral de flexibiliteit en de onafhankelijkheid met IT die voor een enorme versnelling gaat zorgen. Cloud ERP inzetten in verschillende landen is werkelijk eenvoudig omdat er geen initiële infrastructuur hoeft te worden gebouwd.

SAP ERP Cloud is niet de SAP ECC versie, maar deze SAP ERP Cloud applicatie is volledig opnieuw geschreven met verbeterde en versimpelde functionaliteit, verbeterde gebruiksgemak, volledige openheid en flexibiliteit die je nu van een SAP ERP pakket mag verwachten.

De applicatie is tevens mobiel bereikbaar. De HTML5 user interface kan vanaf mobiele device worden gestart en daarnaast zijn er specifieke Apps beschikbaar via de  Apple of Android App-Store.


Hoe werken de updates en releases binnen SAP S/4HANA Cloud?

Waar S/4HANA on-Premise maar 1 release per jaar heeft (in november), kent S/4HANA Cloud 4 releases per jaar – ieder kwartaal in het midden van het kwartaal (1802, 1805, 1805 en 1811). SAP houdt van alle SAP Cloud producten een roadmap bij waarop duidelijk te zien wat er het komende jaar zal gaan veranderen. De updates van een kwartaal release worden 6 weken voor het beschikbaar stellen gecommuniceerd.

S4HANA Cloud Release Schedule

S4HANA Cloud Release Schedule

Kenmerken van de SAP Cloud ERP Releases:

  • Vier vaste releases per jaar: 1802, 1805, 1808 en 1811
  • Roadmap voor volgende en de komende 3 kwartalen beschikbaar
  • 6 weken voor de release datum wordt de release documentatie vrijgegeven.
  • Quality systeem, dat naast het productiesysteem, beschikbaar is, wordt gebruikt voor het uitvoeren van testen.
  • Release documentatie bevat tevens test scripts

Voor Procurement zaten in de laatste 1808 onder andere de volgende aanpassingen:

  • Verbetering centrale inkoop met two tier ERP, bijv centrale goedkeuring purchase orders en bekijken lokale inkoopdocumenten vanuit centrale S/4 systeem
  • Purchase rebates
  • Business workflow voor aanvragen tot bestelling (requisitions)
  • Analytics voor centrale contracten.

SAP Cloud ERP is zodanig georganiseerd dat eventuele extensies nooit de standaard functies in de weg kunnen zitten. Dit impliceert dat updates en upgrades ook geen impact zullen hebben op eventuele aanwezige extenties. De kwartaal updates worden in de praktijk ook gezien als een non-event. Echter de organisatie heeft wel de luxe om ieder kwartaal current te zijn met de laatste versie. Iets dat in de on-Premise wereld nagenoeg niet haalbaar is.

In de on-Premise wereld wordt er 1 maal per jaar een nieuwe release vrijgegeven met updates en nieuwe functionaliteiten. Deze versie dient wel door de interne staf getest te worden en met de benodigde aandacht voor eventueel aanwezig maatwerk, in productie te worden gebracht.


Wat zijn de mogelijkheden om over te stappen naar S/4HANA?

Voor de transitie van SAP ECC naar SAP S/4HANA zijn in principe een drietal mogelijkheden:

  1. S/4HANA Cloud ERP in Public en Private versie
  2. SAP S/4HANA On-Premise
  3. Hybride vorm met SAP ECC, SAP S/4HANA On-Premise en SAP S/4HANA Cloud

Het is goed te weten dat zowel de On-Premise als de Private Cloud een jaarlijkse update cyclus kennen.

S/4HANA Transition Paths

S/4HANA Transition Scenarios

Voor de transitie gelden eveneens 3 scenario’:

Nieuwe Implementatie – Greenfield implementatieDit geldt voor zowel SAP ECC als niet-SAP ERP systemen.  Hierbij dient de data initieel te worden aangeboden

Systeem Conversie- Hierbij kan de data van SAP ECC worden geconverteerd naar de SAP HANA database en kan vervolgens S/4HANA worden ingezet. Dit pad is alleen mogelijk voor on-Premise versie van SAP S/4HANA;

Landschap Transformatie: Hierbij kunnen (SAP)ERP systemen uit verschillende landen worden samengevoegd tot een on-Premise, Cloud of Hybride omgeving.

Cloud versies geven de business veel meer vrijheid en zorgen voor meer snelheid met het inzetten van nieuwe functionaliteiten.

On Premise omgeving vraagt om veel beheer, zowel van de systemen en de database, als de gehele infrastructuur. On-premise geeft de organisatie meer vrijheid met maatwerk.


Hoe wordt de data-migratie ondersteund binnen SAP S/4HANA Cloud?

Binnen SAP S/4HANA Cloud zijn er specifieke tools beschikbaar die zorgen voor de juiste invoer van alle benodigde data voor de verschillende Business Objecten die binnen SAP S/4HANA aanwezig zijn.

De tooling zorgt voor de begeleiding van het uploaden van de noodzakelijke objecten. Voor ieder object is er een specifieke template dat ervoor zorgt dat de data op een integrale wijze wordt toegevoegd aan het systeem. Er zijn test-uploads mogelijk om vervolgens de benodigde validaties te doorlopen.

S/4HANA Migratie Schema

S/4HANA Migratie Schema

Binnen SAP S/4HANA geldt natuurlijk ook een logische opbouw van de data structuren:

  • Basic Data: Product Categorieën, Organisatiestructuren;
  • Master Data: Klanten, Leveranciers, Medewerkers, Producten;
  • Dependent Master Data: Identified Stock, Time en Labour Management, Prijslijsten;
  • Transactie data: In- en verkooporders, Inkoopcontracten, Opportunities;
  • Financiële Data: GL Balans, Vaste Activa, Openstaande betalingen, Openstaande Ontvangsten;

Het grote voordeel van de migratie binnen de Cloud versie is dat deze functionaliteit vanaf het eerste uur beschikbaar is voor de business users en eindgebruikers. Het is niet langer een IT feestje dat ergens aan het einde van het implementatieproject wordt uitgevoerd. Nu er direct met migratie kan worden gestart en de migratie ook gradueel wordt uitgevoerd, krijgen medewerkers veel beter zicht op de benodigde data en onderliggende structuren. Bij het inrichten van de processen wordt eveneens inzicht gegeven in de aandacht voor de datastructuren, zodat hier ook direct aan gewerkt kan worden.


Hoe wordt de SAP Cloud Roadmap voorbereid?

Het uitwerken van een SAP Cloud Roadmap is van belang om de voordelen die Cloud biedt, te kunnen inzetten en de transitie van het huidige systeem in stappen te laten veranderen in een volwaardig Cloud landschap.

Scheer S/4HANA Cloud Roadmap

Scheer S/4HANA Cloud Roadmap

Om de juiste Cloud Roadmap te kunnen maken is het voor uw organisatie van belang om kennis te hebben van de volgende zaken:

  • Waar sta je als organisatie en waarmee wordt het verschil gemaakt om het van de concurrentie te blijven winnen?
  • Wat is de Business en de IT strategie?
  • Hoe ziet het huidige en toekomstige operating model eruit?
  • Hoe kunnen Standard Best Practices worden ingezet ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen? Hoe meer standaard oplossingen, hoe eenvoudiger het beheer en de uitvoering;
  • Hoe gaat het toekomstige IT configuratie eruit zien?

Deze roadmap laat zich niet leiden tot de functionaliteiten van de toekomstige applicaties, maar door het toekomstige business model en de onderliggende processen te bestuderen.

Scheer Redocu Service

Scheer Redocu Service

Scheer SAP Redocu Service kan worden ingezet als een Accelerator, om snel inzicht te krijgen in het gebruik van huidige SAP ECC processen en de relatie en fit met Industrie Best Practices binnen SAP S/4HANA. Scheer heeft voor S/4HANA complete end-to-end processen uitgewerkt.

Het uitwerken van een SAP Cloud Strategie helpt organisaties met het nemen van de juiste beslissing.


SAP S/4HANA Demo

De replay van de webinar bevat tevens een demo van SAP S/4HANA waarbij wordt ingegaan op de volgende zaken:

  • Voorbeelden van de nieuwe gebruikersinterface
  • Werking van de built-in Analyse functie en Dashboard functionaliteit in relatie met transacties
  • Document flow van een transactie


 SAP S/4HANA Cloud en Intelligent ERP

Het Webinar Overstappen naar S/4HANA Cloud ERP en Migratie was een onderdeel van serie in het kader van Overstappen naar Cloud ERP.  Het volgende webinar zal gaan over de Intelligence ERP functie. Via de link vindt u meer informatie en kunt u zich inschrijven voor dit webinar.

Overstappen naar SAP Cloud ERP?

Scheer Nederland heeft de laatste jaren veel ervaring opgedaan met bedrijven te ondersteunen en te begeleiden naar SAP Cloud ERP. Zie onze referentieverhalen voor meer details over deze projecten. Wij organiseren periodiek webinars over het Overstappen naar SAP Cloud ERP. De agenda en onderwerpen van deze webinars, vindt u hier.

Scheer Nederland ondersteunt bedrijven met het uitwerken van hun SAP Cloud Strategie. Opzet hiervan is inzicht te geven welke SAP Cloud producten op welke wijze kunnen worden ingezet om uw huidige en toekomstige bedrijfsprocessen te ondersteunen. Meer informatie om te komen tot een SAP Cloud Strategie vindt u hier: Move to the next generation ERP

Over de schrijver
Gerard is vrijwel zijn hele carrière betrokken bij SAP-implementatieprojecten, zowel in de rol van business consultant als projectmanager. Gedurende de ruim 25 jaar SAP-ervaring, is hij betrokken geweest bij veelal langdurige projecten in een groot aantal industrieën: chemie, drank en voedingsmiddelen, staal, maar ook centrale en lokale overheid. De laatste jaren heeft Gerard een leidende rol bij het implementeren van S/4HANA Cloud en SAP Cloud Platform bij een internationaal oliebedrijf. Door vertrouwen op te bouwen – beloven wat je levert, en leveren wat je belooft – is Gerard in staat gebleken langdurige relaties te onderhouden bij de verschillende klantorganisaties.

Overstappen naar SAP Cloud ERP

Scheer organiseert maandelijks een webinar gericht op Overstappen naar Cloud ERP. In deze webinars behandelen we SAP S/4HANA Cloud en SAP Business ByDesign.