17 december 2018 

Webinar Overstappen naar Cloud ERP met SAP S/4HANA - Two Tier ERP

Webinar Overstappen naar Cloud ERP met SAP S/4HANA - Two Tier ERP

Het Webinar Overstappen naar Cloud ERP met SAP S/4 HANA Cloud en Two-Tier ERP van 13 december 2018 is onderdeel van de periodieke webinars die Scheer Nederland organiseert om bedrijven inzicht te geven in de mogelijkheden van SAP Cloud ERP. Scheer Nederland ondersteunt middelgrote tot grote organisaties met lokale of internationale Cloud ERP implementaties waarbij SAP S/4HANA Cloud of SAP Business ByDesign wordt ingezet.

De replay van dit webinar en de presentatie is hier terug te vinden.

Dit is het verslag van het Webinar Overstappen naar Cloud ERP met SAP S/4HANA Cloud,  dat specifiek is gericht op het overstappen naar Cloud ERP. Naast de uitleg over Cloud ERP en SAP S/4HANA Cloud in het bijzonder,  wordt speciaal aandacht gegeven aan de nieuwe functionaliteit omtrent de inzet van Two Tier ERP

Presentie is gedaan door Gerard van Gent, die sinds begin 90-er jaren betrokken is bij SAP implementaties en procesverbeteringen.  Hierbij heeft Gerard verschillende rollen vervuld: functioneel consultant, architect, integratie & project manager in de gebieden: sales, inkoop, logistiek. Momenteel is Gerard actief bij een Oil&Gas bedrijf als projectmanager voor het S/4HANA Cloud en SAP Cloud Platform project. Gerard is S/4HANA Cloud 1808 gecertificeerd voor Procurement Implementation & Configuration.

Webinar Overstappen naar Cloud ERP met SAP S/4HANA Cloud en Two Tier ERP

SAP S/4HANA Cloud ERP Two Tier Model

Gerard heeft de volgende onderwerpen behandeld:


Overstappen naar Cloud ERP met SAP S/4HANA Cloud

SAP heeft op dit moment 3 ERP Cloud (SaaS) oplossingen. Voor bijna ieder van de oplossingen vinden we op dit moment ook een On-Premise tegenhanger in hetzelfde segment

  1. Aan de bovenkant van de markt vinden we S/4HANA Cloud.
    Dit product is nog volop in ontwikkeling, is gebaseerd op ECC en Best Practices, en heeft vele configuratie mogelijkheden. SAP positioneert S/4HANA Cloud voor grote multinationals en grotere nationale ondernemingen, maar ook voor de dochtermaatschappijen van de grotere ondernemingen
  2. SAP Business ByDesign wordt door SAP gepositioneerd voor de middelgrote organisaties (internationaal als nationaal opererend) en eventueel voor de buitenlandse vestigingen van de grote multinationals. Dit product is gebaseerd op Best Practices en configureerbaar – dus ook multi-currency, VAT, inter- / intercompany mogelijkheden.
  3. Met SAP BusinessOne heeft SAP een oplossing voor kleinere organisaties. Binnen het bestek van deze webinars gaan we hier verder niet op in, vanwege de simpele redenen dat Scheer Nederland daar geen partner voor is.

Wanneer we het over Cloud ERP hebben, dan hebben we het feitelijk over het verkrijgen van een Service. Hierbij kunnen we onderscheid maken in Infrastructure -, Platform – en Software as a Service.

Voor SAP Business ByDesign is alleen Saas een optie. Echter voor SAP S/4HANA zijn de volgende opties aanwezig:

 

SAP S/4HANA Software as Service model

Infrastructure as a Service

Hiermee wordt de gehele infrastructuur feitelijk als een service afgenomen en vervolgens door de leverancier beheerd. Bij dit model kan de SAP S/4HANA On-Premise versie worden ingezet. De infrastructure service wordt zowel door SAP – SAP Hana Enterprise Cloud (HEC) als via Microsoft Azure aangeboden.

Platform as a Service

Hiermee wordt naast de infrastructuur tevens het benodigde platform dat noodzakelijk is voor SAP S/4HANA als service afgenomen. Het enige dat nog overblijft is de controle en de uitvoering van periodieke updates.

Software as a Service

Bij SaaS wordt feitelijk alles door de leverancier (SAP) gedaan. Echter binnen SaaS voor S/4HANA Cloud is er ook een optie voor Single-Tenant binnen de Public Cloud versie. Dit impliceert dat het ingezette platform uitsluitend voor 1 klant wordt ingezet. Bij de Single Tenant versie is de upgrade cycle maximaal 2. Bij de normale Public Cloud versie is dit 4 keer per jaar.

Bovenstaande opties zijn tevens van toepassing voor de inrichting van de SAP S/4HANA Cloud binnen een Two-Tier omgeving.


Two-Tier ERP als opstap naar ERP Cloud

In het webinar van 15 oktober hebben we aangegeven waarom bedrijven overstappen naar ERP Cloud. Nu wordt de weg naar een ‘Cloud First’ strategie en de weg ernaartoe verder toegelicht. In het bijzonder aandacht voor de zogenaamde “Two-Tier ERP strategie”, waarmee de overstap van On-Premise ERP naar S/4HANA Cloud kan worden vergemakkelijkt

Waarom stappen bedrijven over naar de Cloud?
Scheer Nederland is zelf in 2012 overgestapt naar ERP Cloud ter ondersteuning van de dienstverlening, verkoop en finance. Met deze ervaring is in 2013 de dienstverlening richting ERP Cloud begonnen. De afgelopen jaren heeft Scheer vele organisaties gesproken en geholpen met de implementatie van Cloud ERP. Hiervoor gelden de volgende redenen om deze overstap naar Cloud ERP te maken, die allen te maken hebben met Innovatie en Digitalisatie:

  1. Het opzetten of veranderen naar een nieuw business model is een reden om een ERP Cloud oplossing te implementeren.
    Het huidige SAP ECC systeem biedt niet de flexibiliteit, de integratiemogelijkheden en de snelheid om het nieuwe business model snel en goed in de markt te zetten.
  2. Het snel ontwikkelen en/of professionaliseren van business in verschillende landen (globaliseren) is waarom een ERP Cloud oplossing wordt gekozen.
    Het SAP ECC systeem is in veel gevallen te “zwaar”, te complex en te duur om snel uit te rollen naar verschillende landen. SAP Cloud ERP is volledig schaalbaar en eenvoudig in te zetten in verschillende landen.
  3. Het digitaliseren van processen met klanten en partners door out-of-the-box beschikbare Webservices en mobiele Apps.

Naast de noodzaak tot innovatie en digitalisatie van processen, zijn de volgende redenen van belang voor de overstap richting SAP Cloud ERP:

  • Stoppen van de hoge onderhoudslasten van het huidige systeem waarmee niet of nauwelijks nieuwe functionaliteit wordt toegevoegd;
  • Simplificeren van het update- en upgrade proces. In de regel lopen bedrijven zo’n 3 tot 4 releases achter (2 tot 3 jaar) waardoor veel nieuwe mogelijkheden niet kunnen worden ingezet;
  • Gebruikersvriendelijkheid is met Cloud ERP vele malen beter dan bij de SAP ECC  systemen. Productiviteit en kwaliteit van beslissingen wordt hiermee verbeterd; Dialogen rondom transacties zijn vereenvoudigd en mobiele devices en Apps zorgen ervoor dat gebruikers altijd en overal toegang krijgen;
  • Cloud ERP heeft built-in rapportage en analyse mogelijkheden, zodat het proces van rapporteren en beslissen sterk verbeterd wordt door het hebben van één versie van de waarheid;
  • Met Cloud ERP zijn alle Best Practices direct beschikbaar;
  • Hoge veiligheidsstandaarden, die per jaar 2 keer worden gecontroleerd. Data en infrastructuur zijn dus veilig en inzetbaar;

Samenvattend: bij Cloud ERP wordt de klantorganisatie ‘ontzorgd’ van technische vraagstukken en kan men zich concentreren op innovatie van de bedrijfsprocessen.


Hoe wordt de SAP Cloud Roadmap voorbereid?

Het uitwerken van een SAP Cloud Roadmap is van belang om de voordelen die Cloud biedt, te kunnen inzetten en de transitie van het huidige systeem in stappen te laten veranderen in een volwaardig Cloud landschap.

Om verschillende redenen kunnen organisaties huiverig zijn om de overstap naar Cloud ERP te maken. In grote lijnen zijn deze als volgt onder te verdelen:

  • Er zijn de afgelopen decennia grote investeringen gedaan in maatwerk. S/4HANA Cloud is nog niet volwassen genoeg om de in het maatwerk verweven bedrijfskritische processen te ondersteunen, en de roadmap geeft (nog) niet aan wanneer dergelijke functionaliteit beschikbaar komt. Het ombouwen van deze functionaliteit in een zogenaamde ‘side-by-side’ extension in SAP Cloud Platform is een relatief grote investering.
  • De organisatie heeft onvoldoende zicht op de impact van Cloud ERP. Wat betekent ‘back to standard’? Wat betekent het dat je elk kwartaal een nieuwe release krijgt, zonder dat een CAB deze release kan tegenhouden? Welke functies verdwijnen en welke zijn nieuw, als er minder aandacht aan infrastructurele zaken hoeft te worden gegeven, maar meer aan analyse en sturing van bedrijfsprocessen? Welke voordelen kunnen we halen uit innovaties op het gebied van Kunstmatige Intelligentie, Machine Learning en Internet of Things? Wat is de kostenimpact van Cloud ERP (subscription vs licentie)?

Om de voordelen van Cloud te leren kennen, zonder een impact op de organisatie te hebben die niet eenvoudig is te overzien, kan 2-Tier ERP een opstapje vormen voor de adoptie van Cloud ERP.


Wat is Two Tier ERP precies?

Een Two-Tier ERP landschap bestaat uit twee afzonderlijke ERP systemen die samen een geheel vormen. Deze constructie wordt vaak ingezet voor organisaties met verschillende vestigingen. Het hoofdkantoor kent vaak complexe structuren en functies, die veelal met maatwerk zijn opgelost. Door het HQ ERP systeem niet voor de vestigingen in te zetten, krijgen de vestigingen meer ruimte om de processen op basis van standard best practices in te richten.

  1. In de eerste laag vinden wij een volledig functionerend ERP-systeem dat veelal is ingericht voor de werking van het hoofdkantoor.  Dit kan SAP ECC 6.0 zijn, maar ook een S/4HANA On Premise systeem, waarvan het kritische maatwerk uit ECC grotendeels is overgenomen via een zogenaamde systeemconversie.
  2. In de tweede laag vinden wij een SAP Cloud ERP systeem dat niet is belast met al het maatwerk dat nodig is voor het functioneren van de hoofdvestigingen

Omdat SAP een groot aantal integratiescenario’s tussen de twee lagen aanbiedt, is het niet nodig via maatwerk de On Premise en Cloud wereld aan elkaar te bouwen. Via SAP Cloud Platform Integration (CPI – SAP’s Integration Platform as a Service, IPaaS) worden deze ‘out-of-the-box’ scenario’s aangeboden.


Voor welke situaties is Two Tier ERP een handige toepassing?

Behalve dat het Two-Tier ERP scenario uitstekend geschikt is als opstap naar Cloud, vindt het in de volgende gevallen een uitstekende toepassing:

  • Acquisities of desinvesteringen: met S/4HANA Cloud is het mogelijk om snel een nieuw bedrijfsonderdeel op te zetten en deze met standaard integratiescenario’s te koppelen aan het moederbedrijf. Dit gaat meestal sneller dan het inrichten van een nieuw bedrijf in een zwaar gecustomized ERP-systeem. Op dezelfde efficiënte wijze kan een carve-out in S/4HANA Cloud worden ingericht en op het moment van desinvestering direct worden afgesneden van het moederbedrijf.
  • In-house start-ups”: grote organisaties beginnen veelal een nieuw bedrijfsonderdeel voor het verkopen van nieuwe producten of diensten als start-up naast de moederorganisatie. Een Two-Tier ERP scenario combineert de snelheid en flexibiliteit die nodig is om een dergelijke start-up op te zetten met de noodzakelijke integratie met het moederbedrijf.
  • Lokale kantoren: een lokaal verkoopkantoor heeft meestal maar een subset van de functionaliteit nodig van het centrale ERP-systeem voor een beperkt aantal gebruikers. In dat geval is het interessanter voor een Cloud-oplossing met subscription model te gaan in plaats van het centrale ERP systeem in te gaan richten voor de lokale kantoren. Op deze wijze wordt het centrale ERP systeem ook niet lastig gevallen met specifieke lokalisaties.

Welke Two-Tier Integratiescenario’s zijn beschikbaar?

 

SAP biedt een groot aantal standaard scenario’s voor het realiseren van Two-Tier ERP binnen de volgende end to end processen:

  • Financial Planning
  • Order to Cash
  • Procure to Pay
  • Plan to Produce

Uiteraard vormt Master Data integratie het fundament onder bovenstaande integratie.

De out of the box integratiescenario’s kunnen via de SAP S/4HANA Best Practice Explorer worden bekeken. Daarin vind je de volgende informatie:

  • Proces flows
  • Gedetailleerde testscenario’s
  • Setup Guide

Het aantal ‘out-of-the-box’ scenario’s groeit met iedere release, zie hiervoor de SAP S/4HANA Roadmap. Later geven we een aantal voorbeelden van 2-Tier ERP.


Hoe werkt Two-Tier ERP Master Data Integratie?

Voor het integreren van Master Data wordt in het 2-Tier ERP concept onderscheid gemaakt tussen Global en Local Master Data:

  • Global Master Data: deze is gemeenschappelijk tussen moederbedrijf en dochteronderneming. Denk hierbij bijvoorbeeld aan NAW gegevens van Business Partners (klanten, leveranciers) en aan productnamen. Deze gegevens worden centraal bijgehouden
  • Local Master Data: deze kan verschillend zijn tussen moederbedrijf en dochteronderneming. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Sales Organisation specifieke gegevens van klant- of materiaalstam. Deze gegevens worden decentraal bijgehouden

SAP Two Tier ERP Master Data Integratie

Om de gegevens tussen hoofdkantoor (met ERP On Premise) en dochteronderneming (met S/4HANA Cloud) te synchroniseren,  zijn er een vijftal opties die variëren in functionaliteit en kosten:

  1. Synchronisatie via SAP MDG – Master Data Governance: Hiermee kan masterdata centraal worden geadministreerd en gesynchroniseerd met de andere ERP-systemen. Verder heeft MDG ook nog out-of-the-box domein specifieke governance, ondersteund met workflows voor goedkeuring voor synchronisatie van masterdata met de decentrale systemen
  2. Data Replication Framework (DRF): Uitwisseling tussen Centraal ERP en S/4HANA Cloud gaat via IDocs
  3. Integratie via API’s die kunnen worden ontsloten via API Hub. Dit is een goedkope oplossing, maar op dit moment zijn er alleen API’s beschikbaar voor Business Partner, Product Master en Project Master / WBSE.
  4. Integratie via SAP PI/PO – Process Integration, Process Orchestration –  dat veelal reeds beschikbaar is bij organisaties die een grote SAP-footprint hebben.
  5. Integratie via SAP Cloud Platform Integration (CPI). CPI is een Integration Platform as a Service (IPaaS), toepassing ervan is op basis van subscription model. Dit scenario heeft de voorkeur in geval van een ‘cloud first’ strategie.

Bij het samenstellen van de SAP Cloud ERP Roadmap zal op basis van een grondige analyse van de doelarchitectuur, de op dit moment in de organisatie gebruikte integratiemiddelen en (tijdelijke) kosten,  een voorkeur van een of meer van bovenstaande opties worden vastgesteld.


Voorbeeld Two-Tier ERP scenario’s

SAP S/4HANA Two Tier Model Scenarios

Onderstaand een aantal concrete voorbeelden van de inzet van Two-Tier ERP binnen het hoofdkantoor en haar vestigingen.

Voorbeeld 1: Financiële Consolidatie

Financiële consolidatie is bij uitstek een scenario waar Two-Tier ERP grote voordelen kan opleveren. Zonder dat de volledige administratie van een kleine buitenpost onderdeel moet zijn van een log ERP-systeem, wil je toch efficiënt inzage hebben in de resultaten op groepsniveau. Voor dit proces zijn er in grote lijnen vier integratiescenario’s, die allemaal ‘out-of-the-box’ beschikbaar zijn:

1.     Consolidatie via S/4HANA Cloud. In dit geval is Tier 1 dus ook een cloudoplossing. S/4HANA Cloud bevat functionaliteit voor financiële consolidatie. Via eenvoudige configuratie en integratie is het mogelijk groepsconsolidatie uit te voeren, zonder een dure investering in On-Premise oplossingen te hoeven doen.

2.     SAP Central Finance, dit is een S/4HANA On-Premise side car oplossing, waarbij financiële transacties vanuit SAP en niet-SAP systemen real-time worden gerepliceerd. Op deze manier bevat Central Finance (Tier 1) alle documenten van alle groepsmaatschappijen (Tier 2), waardoor de basis is voor groepsconsolidatie is gelegd.

3.     S/4HANA Cloud dochterondernemingen worden gekoppeld aan SAP BusinessObjects Planning and Consolidation (BPC), dat op SAP BW (SAP Business Warehouse) draait. Als een organisatie reeds BPC heeft geïmplementeerd, is dit een uitstekende opstap naar Two-Tier ERP.

4.     Dochterondernemingen delen financiële gegevens met het hoofdkantoor via whitelisted API’s. Deze oplossing is bij uitstek geschikt voor hybride landschappen: zowel S/4HANA Cloud als niet-SAP systemen kunnen via deze API’s op robuuste wijze worden gekoppeld aan de centrale ECC-omgeving.

Welke van bovengenoemde scenario’s op korte en lange termijn de beste oplossing is, zal per organisatie verschillen. Op het moment dat er al een volwassen BPC-omgeving is, lijkt scenario 3 de meest voor de hand liggende opstap naar Cloud. Als de belangrijkste consolidatietool een groot Excel spreadsheet is, dan valt optie 1 te overwegen. Dergelijke discussies vinden plaats bij het ontwikkelen van de S/4HANA Cloud Roadmap.

Voorbeeld 2: Order to Cash met decentraal verkoopkantoor

Binnen het end-to-end proces bestaat er een aantal varianten dat met 2-Tier ERP wordt ondersteund. Het voorbeeld hierboven is drop-shipment, waarbij het verkoopkantoor (Tier 2 op S/4HANA Cloud) de verkooporder plaatst, die direct wordt omgezet in een inkooporder voor het voorraadhoudende moederbedrijf (Tier 1 – On-Premise ECC). Dit betekent dat er in het proces overdracht van de goederen plaatsvindt vanuit de hoofdvestiging, via het verkoopkantoor naar de eindklant. Via standaard integratie worden binnen dit scenario tevens de verkooporderbevestiging (Tier 2) omgezet in een inkooporderbevestiging (Tier 1) en de klantfactuur omgezet in een leveranciersfactuur.

Door het beschikbaar zijn van deze standaard integratie, worden het verkoopproces in het verkoopkantoor en het inkoopproces in het hoofdkantoor gespiegeld, beschikt men over dezelfde informatie, is de kans op fouten klein, zonder dat het relatief kleine verkoopkantoor volledig onderdeel moet vormen van het ‘logge’ ECC-systeem.

Vergelijkbare ondersteuning met 2-Tier ERP is onder meer beschikbaar in de volgende OtC varianten:

  • Drop shipment, waarbij de eigendomsoverdracht direct van hoofdvestiging naar eindklant gaat, en het verkoopkantoor intermediair is in het proces richting eindklant. Ook hier volledige transparantie in het proces bij zowel het verkoopkantoor als de hoofdvestiging door standaard integratie van de processen die in beide vestigingen plaatsvinden.
  • Verkoop vanuit lokale voorraad van het verkoopkantoor, waarbij het hoofdkantoor geen onderdeel is van de OtC keten, maar wel inzage behoudt in voorraadhoogte, openstaande orders, kredietwaardigheid van klanten etc.

Voorbeeld 3: Centrale / decentrale inkoop

De spiegel van het Order to Cash proces is Procure to Pay. Ook hier zijn er verschillende scenario’s die met Two-Tier ERP kunnen worden ondersteund. Voorbeelden:

1.     PtP proces (ATB>bestelling>GO>factuur) wordt decentraal in S/4HANA Cloud volledig afgehandeld. Ieder event in het proces wordt via standaardintegratie gerepliceerd met het ECC-systeem van het moederbedrijf, zodat er volledig inzicht is in de afwikkeling van het proces bij de dochteronderneming.

2.     Centrale contracten worden gerepliceerd met het decentrale S/4HANA Cloud systeem. De afhandeling van de inkooporders tegen het contract wordt volledig decentraal in S/4HANA Cloud afgehandeld, waarbij de consumptie op dit contract wel centraal wordt bijgehouden

3.     Analytics. Door integratie via Core Data Services (CDS/Link views kan real-time inzage worden verkregen in de inkoopuitgaven in de verschillende vestigingen. Door middel van te voren ingerichte dashboards zijn deze analysemogelijkheden direct beschikbaar.


Via Two-Tier ERP naar Cloud

De rol en de functie van Two-Tier ERP kan als volgt worden samengevat:

In verband met mogelijke onzekerheid die de overstap naar Cloud ERP met zich meebrengt, vormt Two-Tier ERP een handige opstap. Hierbij worden een of meerdere vestigingen in S/4HANA Cloud geïmplementeerd en via ‘out-of-the-box’ koppelingen geïntegreerd met het bestaande SAP ECC-systeem.

Move to Cloud ERP scenario'sSteeds meer organisaties maken de overstap naar Cloud ERP om de snelheid van digitalisatie en innovatie bij te kunnen houden.

Inmiddels is er een groot aantal Two-Tier scenario’s beschikbaar rond Inkoop, Verkoop, Productie, Consolidatie en Cash Management. De S/4HANA Cloud Roadmap geeft aan dat de komende tijd er grote uitbreiding van Two-Tier ERP scenario’s gaat plaatsvinden.


Overstappen naar SAP Cloud ERP

Scheer Nederland heeft de laatste jaren veel ervaring opgedaan met bedrijven te ondersteunen en te begeleiden naar SAP Cloud ERP. Zie onze referentieverhalen voor meer details over deze projecten. Wij organiseren periodiek webinars over het Overstappen naar SAP Cloud ERP. De agenda en onderwerpen van deze webinars, vindt u hier.

Scheer Nederland ondersteunt bedrijven met het uitwerken van hun SAP Cloud Strategie. Opzet hiervan is inzicht te geven welke SAP Cloud producten op welke wijze kunnen worden ingezet om uw huidige en toekomstige bedrijfsprocessen te ondersteunen. Meer informatie om te komen tot een SAP Cloud Strategie vindt u hier: Move to the next generation ERP

Over de schrijver
Gerard is vrijwel zijn hele carrière betrokken bij SAP-implementatieprojecten, zowel in de rol van business consultant als projectmanager. Gedurende de ruim 25 jaar SAP-ervaring, is hij betrokken geweest bij veelal langdurige projecten in een groot aantal industrieën: chemie, drank en voedingsmiddelen, staal, maar ook centrale en lokale overheid. De laatste jaren heeft Gerard een leidende rol bij het implementeren van S/4HANA Cloud en SAP Cloud Platform bij een internationaal oliebedrijf. Door vertrouwen op te bouwen – beloven wat je levert, en leveren wat je belooft – is Gerard in staat gebleken langdurige relaties te onderhouden bij de verschillende klantorganisaties.

Overstappen naar SAP Cloud ERP

Scheer organiseert maandelijks een webinar gericht op Overstappen naar Cloud ERP. In deze webinars behandelen we SAP S/4HANA Cloud en SAP Business ByDesign.