Page content

article content

Webinar SAP Business ByDesign en Migratie

Waarom steeds meer bedrijven van SAP ERP  overstappen naar SAP Cloud ERP

Scheer Nederland organiseert periodiek webinars om bedrijven inzicht te geven in de mogelijkheden van SAP Cloud ERP. Scheer Nederland ondersteunt middelgrote tot grote organisaties met lokale of internationale Cloud ERP Implementaties waarbij SAP S/4HANA Cloud of SAP Business ByDesign wordt ingezet. Dit is het verslag van Webinar SAP Business ByDesign en Migratie,  dat specifiek was gericht op het overstappen naar SAP Business ByDesign. Naast de uitleg over Cloud ERP en SAP Business ByDesign wordt speciaal aandacht gegeven aan de problematiek rondom de migratie en Cloud ERP.

Het Webinar SAP Business ByDesign en Migratie werd gegeven door Joost van Lankveld, actief als SAP Cloud ERP Implementatie Consultant. Joost is daarnaast ook lid van het bestuur van de VNSG Focusgroep voor SAP Business ByDesign.

Joost heeft de volgende onderwerpen behandeld:

  1. Introductie SAP Cloud ERP
  2. SAP Cloud ERP wordt geleverd als Soft-as-a-Service
  3. Welke SAP Cloud ERP producten zijn beschikbaar?
  4. SAP Business ByDesign – Best Kept Secret!
  5. Hoe wordt SAP Business ByDesign ingezet door de huidige klanten?
  6. Hoe kan SAP Business ByDesign worden aangepast?
  7. Hoe verloopt de migratie naar SAP Business ByDesign?
  8. SAP Business ByDesign en Intelligence ERP
  9. Overstappen naar SAP Cloud ERP?

 

Replay van de Webinar


Introductie SAP Cloud ERP

Scheer Nederland is zelf in 2012 overgestapt naar ERP Cloud en is met die ervaring in 2013 de dienstverlening binnen ERP Cloud begonnen. De afgelopen jaren heeft Scheer vele organisaties gesproken en geholpen met de implementatie.

Maar waarom kozen deze bedrijven nu eigenlijk voor Cloud ERP?
rededen om over te stappen naar SAP Cloud ERP

  1. Een belangrijke reden voor cloud ERP is de korte implementatietijd voor projecten.
    Dit komt mede door de industrie gerelateerde best-practices die direct beschikbaar zijn.
  2. Een andere reden waarom organisaties over willen gaan naar SAP Cloud, heeft te maken met de lagere onderhoudskosten.
  3. De on-premise upgrades naar nieuwere versies worden continue uitgesteld vanwege de kosten die daarbij komen kijken. Deze zijn inbegrepen bij de Cloud
  4. Tevens is de Cloud schaalbaar en dus makkelijk uit te breiden, dit houdt in dat nieuwe processen of bedrijfsonderdelen toegevoegd kunnen worden zonder de bijkomstigheid van hardware benodigdheden.
  5. Omdat SAP gebruikt maakt van een Open platform is het mogelijk om te integreren met leveranciers en klant systemen.
  6. Cloud leveranciers hebben speciale teams voor het bepalen van security oplossingen het reageren op bedreigingen. ​Als individuele bedrijven dit op deze manier willen regelen voor hun eigen oplossingen, kost dit veel meer​ tijd, resources en geld.
  7. Altijd beschikking tot de laatste versie en geen lastige upgrade projecten meer, een upgrade is feitelijk een non-event​.

De bovenstaande voordelen zorgen ervoor dat nieuwe business modellen worden ondersteund met SAP Cloud ERP. Hierbij kan SAP Cloud ERP worden geïntegreerd met het bestaande Corporate ERP systeem; een Two-Tier ERP oplossing.


SAP Cloud ERP wordt geleverd als Software-as-a-Service

Wanneer we het hebben over Cloud ERP hebben we het over SaaS, of te wel Software-as-a-Service. In de praktijk houdt dit in dat je een een URL ontvangt en je direct aan de slag kan met implementatieproject. Alles wordt verzorgd door SAP: de applicatie, onderhoud, upgrades, network, opslag, etc… Op deze manier hoeven er geen extra kosten te worden gemaakt voor hardware en het onderhoud hiervan.

ECHTER…..dit is niet het belangrijkste voordeel! Gebruikers klagen over de huidige functionaliteit en de look en feel van de on-premise systemen. De ERP Cloud applicaties van SAP zijn volledig opnieuw geschreven met alle gemakken van dien: zoals nieuwe functionaliteiten, meer integratie mogelijkheden, openheid en flexibiliteit


Welke SAP Cloud ERP producten zijn beschikbaar?

SAP heeft op dit moment 3 ERP Cloud oplossingen, die allen als een Software-as-a-Service worden aangeboden .

  1. SAP S/4HANA Cloud ERP
    Sinds 2017 is deze Federated Suite beschikbaar voor de grote multinationals en grotere nationale ondernemingen, maar ook voor de dochtermaatschappijen van de grotere ondernemingen
  2. SAP Business ByDesign als Cloud ERP Suite bestaande uit 40+ Best Practices, eenvoudig configureerbaar, multi-currency, VAT, inter- / intra-company scenarios. Deze versie is eveneens goed in te zetten voor middelgrote organisaties (zowel internationaal als nationaal opererend) en eventueel voor de buitenlandse vestigingen van grote multinationals. Die vervolgens willen consolideren met SAP ECC of met SAP HANA.
  3. SAP BusinessOne  is bedoeld voor kleinere bedrijven, die werken vanuit een enkele entiteit. (single company, single currency, single language)

Scheer Nederland richt zich op het implementeren van SAP S/4HANA Cloud en SAP Business ByDesign voor middel- en grote organisaties. Qua volumes, transacties, gebruikers zijn SAP S/4HANA Cloud en SAP Business ByDesign inzetbaar.  Het is vooral van belang om te achterhalen welke functionaliteiten noodzakelijk zijn voor de ondersteuning van huidige en toekomstige processen. Het opzetten en uitwerken van SAP Cloud ERP Roadmap wordt aangeraden voor het maken van deze strategische beslissing.

Elk bedrijf zal voor zichzelf moeten uitmaken welke oplossing het beste past. Een bedrijf kan kiezen voor een hybride oplossing.

SAP Cloud ERP voor middelgrote en grote bedrijven

SAP Cloud ERP voor middelgrote en grote bedrijven


SAP Business ByDesign – Best Kept Secret!

SAP Business ByDesign is sinds 2017 op de markt, maar krijgt nu echt vaste voet aan de grond in Nederland! Deze Cloud ERP oplossing is in 2007 gelanceerd en dus al meer dan 10 jaar op de markt. Analisten noemen het ook wel SAPs best kept secret!

Waar staat SAP Business ByDesign nu voor:

  • Volledig geïntegreerde ERP suite, taak gedreven, met gebruikersvriendelijke user interface door middel van HTML5 / SAP Fiori Apps;
  • Draait op de snelle SAP HANA Database, met built in Analytics en Mobile Access en apps;
  • Het draait standaard in de Public Cloud, dit houdt in dat onderhoud, beheer en upgrades volledig worden uitgevoerd door SAP;
  • 4 keer per jaar staan er upgrades gepland waarin nieuwe functionaliteit en bug fixes worden doorgevoerd.
  • SAP heeft ook een roadmap voor SAP ByDesign ontwikkeld, waarin beschreven staat welke nieuwe functionaliteit elk kwartaal beschikbaar komt voor de komende 2 jaar.

SAP Business ByDesign is zoals eerder gezegd een Public Cloud oplossing:

  • Die wereldwijd wordt gebruikt door meer dan 4600 bedrijven die actief zijn in meer dan 130 landen;
  • De users variëren van 20 tot 20.000 per installatie;
  • Het is door SAP gelokaliseerd voor 21 landen en beschikbaar in 12 talen van Engels tot Chinees tot Hebreeuws;
  • Door het ruime partner netwerk zijn er ook veel mogelijkheden op het gebied van partner add-ons en implementatie mogelijkheden wereldwijd;
  • De transactie volumes zijn met een top van zo’n 35.000 facturen per uur enorm.

SAP Business ByDesign is voorbereid voor 21 landen en 12 talen. Dit betekent dat specifieke functionaliteit voor deze landen standaard beschikbaar is. Denk hierbij aan BTW, Financiële rapportage en de uitwerking van wet- en regelgeving.  Partners hebben daarnaast SAP Business ByDesign voor diverse landen gelokaliseerd. Tevens bestaat er een zogenaamde lokalisatie-kit om de applicatie geschikt te maken voor een land dat nog niet ondersteund wordt. Scheer Nederland heeft dit gerealiseerd voor een klant in Colombia samen met een lokale partner. Lees het verhaal van de implementatie bij Stork in Colombia hier.

SAP Business ByDesign is dan ook echt een bewezen Public Cloud ERP Suite binnen het SAP Cloud Portfolio.

Inzet van rol gebaseerde Business Apps

SAP Business ByDesign werkt standaard met een User Interface op basis van HTML5 / UI5​. Dit is de nieuwste versie van de HTML-standaard en is gebruiksvriendelijk en inzetbaar op desktops, laptops en mobiele telefoons.  Daarnaast heeft SAP voor SAP Business ByDesign diverse Business Apps ontwikkeld die het de gebruiker makkelijk maken om specifieke functies waar ook ter wereld, uit te voeren vanaf een tablet of mobiele telefoon.

Devices SAP Business ByDesign

Devices SAP Business ByDesign

SAP Business ByDesign kent een grote hoeveelheid beschikbare apps, die op basis van rollen ter beschikking kunnen worden gesteld​ aan de gebruikers. Deze Apps kunnen worden gebruikt voor analyse, overzichten en specifieke functies bijvoorbeeld binnen Projecten of Verkoop. Deze Business Apps zijn zonder extra kosten beschikbaar.

Meer informatie over Mobiele Apps.


Hoe wordt SAP Business ByDesign ingezet door de huidige klanten?

Als we kijken naar het gebruik van functiegebieden binnen SAP Business ByDesign zien we dat over het algemeen de core functionaliteiten Finance, Inkoop, Projects, CRM, Asset Management en Warehouse Management gebruikt worden binnen SAP Business ByDesign. Het gebruik van de module Warehouse management is bijvoorbeeld de afgelopen jaren sterk toegenomen. Dit komt mede omdat SAP vele nieuwe ontwikkelingen heeft verricht binnen deze module. SAP stuurt steeds meer aan op SAP Business ByDesign een volwaardige intelligent enterprise te maken. Daardoor zien we ook een toename binnen het gebruik van Partner Add-ons die eenvoudig aan te sluiten zijn op SAP Business ByDesign. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Warehouse Scanning oplossingen en integratie met andere SAP ECO Systemen.

Gebruik binnen SAP Business Bydesign productiesysteem

Bedrijven die SAP Business ByDesign gebruiken in Nederland

Enkele voorbeelden van bedrijven die voor ByDesign gekozen hebben en dit op verschillende manieren inzetten.

POSTNL gebruikt ByDesign als de Digital Core (financiële administratie en inkoop) en en daaraan gekoppeld zijn SAP Hybris Billing (Facturatie), SAP Concur (Expenses), SAP SuccesFactors (HRM).

Stork Technical Services richt zich op het onderhoud van assets van hun klanten, die werkzaam zijn in de olie- en gasindustrie. Stork gebruikt SAP Business ByDesign met vrijwel alle functies als één platform voor de overzeese vestigingen voor het optimaliseren van de bedrijfsvoering in zowel operationeel en financieel. Stork gebruikt ByDesign voor al haar core-processen zoals finance, inkoop, verkoop logistiek en projectmanagement in Nieuw Zeeland, Australië, Colombia, Amerika en Trinidad en Tobago. Deze vestigingen worden vervolgens geconsolideerd met het SAP ECC systeem van het hoofdkantoor.

VSL is één van de vroegere TNO Bedrijven. VSL ontwikkelt en beheert de nationale fysische en chemische meetstandaarden. VSL heeft gekozen voor de geïntegreerde Cloud ERP-oplossing van SAP, omdat deze ondersteuning biedt aan al haar primaire processen: verkoop, inkoop, project- en financiële administratie, planning, logistiek, voorraadbeheer en personeelszaken. De gehele suite wordt ingezet voor de ondersteuning van de gehele bedrijfsvoering. 


Hoe kan SAP Business ByDesign worden aangepast?

In het onderstaande plaatje is te zien op welke fronten SAP Business ByDesign aangepast kan worden.

SAP Business ByDesign Extensions

 

Configuratie (CONFIG)
Binnen SAP Business ByDesign is de configuratie is gebaseerd op het beantwoorden van vragen gerelateerd aan de geactiveerde scoping topics. Op deze wijze kunnen nieuwe functionaliteiten eenvoudig worden geactiveerd. Zo kan bijvoorbeeld CRM worden geactiveerd indien er behoefte is aan deze functionaliteit binnen de organisatie. Deze scoping en vragen kunnen altijd nog worden aangepast, ook na de go-live.

Adaptatie (ADAPTION)
Het is mogelijk om op gebruikersniveau je eigen scherm te personaliseren. Denk hierbij aan het zichtbaar of onzichtbaar maken van specifieke velden binnen een transactie
Daarnaast kan de gebruiker ook zelf workflows aanpassen zoals goedkeuringsprocessen.

Uitbreidingen Key User Tools (EXTENSION)
Dit betreft het blauwe gedeelte in bovenstaande plaatje. Toevoeging van nieuwe velden in schermen, formulieren of rapporten zonder coding. Denk hierbij aan het toevoegen van nieuwe velden binnen een scherm of transactie.
Dit kan een functioneel gebruiker zelf doen zonder tussenkomst van een programmeur. Vervolgens zullen deze velden ook automatisch terug te vinden zijn binnen de Analytics functie van SAP Business ByDesign en kunnen dus in de rapporten worden opgenomen.

Uitbreidingen SAP Cloud Application Studio (EXTENSION)
Dit betreft het paars gedeelte in bovenstaande plaatje. Indien extra functionaliteit noodzakelijk is, kan dit binnen de SAP Cloud Applications Studio worden gerealiseerd. Dit behelst wel coderingen. Hierin is het mogelijk om nieuwe schermen en workflows te ontwikkelen voor het productiesysteem. SAP Business ByDesign zorgt er altijd voor dat integratie met bestaande functionaliteit en logica (business rules) nooit kan worden aangetast.

Integratie (INTEGRATION)
SAP Business ByDesign werkt met het SAP Cloud Platform dat het mogelijk maakt om beschikbare Cloud integratie scenarios op te zetten. Het opzetten van bijvoorbeeld OData services, web services en XML berichten met partners zijn beschikbaar.

Waar het op neer komt is dat een groot deel van deze activiteiten gedaan kan worden door eindgebruikers of super users zonder tussenkomst van IT of Developers. Slechts enkele activiteiten vereisen echt betrokkenheid van IT. De betrokkenheid van de IT afdeling bij SAP Business ByDesign is dan ook beperkter t.o.v. SAP ECC.


Hoe verloopt de migratie naar SAP Business ByDesign?

Bij het implementeren van SAP Business ByDesign zijn er drie belangrijke dimensies die gemigreerd dienen te worden naar de applicatie:.

  1. Structuur van de organisatie,
  2. Opzet van de Bedrijfsprocessen
  3. Bedrijfsdata in de vorm van master- en transactiedata.

Bij een implementatie zal een organisatie na moeten denken over de volgende zaken:

  • Hoe gaat mijn Organisatiestructuur eruit zien?
  • Op welke wijze kunnen de bestaande Best Practices mijn huidige of nieuwe bedrijfsprocessen gaan ondersteunen?
    Hierbij kan gedacht worden aan het doorvoeren van procesveranderingen door de mogelijke integrale benadering. En dan met name over de procesverbeteringen die toegepast kunnen worden op basis van de beschikbare Industry Best Practices.
  • Welke bedrijfsdata dient aan de Cloud ERP worden toegevoegd?

Voor veel bedrijven wordt deze migratie gezien als een complex, tijdrovend en ingewikkeld proces. Echter Cloud ERP zorgt er juist voor het systeem vanaf de eerste dag volledig beschikbaar is om concepten, functies en (data)structuren te bekijken. Hierdoor ontstaat juist een omgeving om zaken te verschonen van oud zeer uit het verleden en beter klaar te maken voor de toekomst.

De opzet van de organisatie en de inrichting van de processen geschiedt grotendeels via de Configuratie. Onderstaand worden de details gedeeld met betrekking tot het migreren van de data binnen SAP Business ByDesign.

Hoe geschiedt Datamigratie binnen SAP Business ByDesign?

Datamigratie is het proces van het overbrengen van de data naar het SAP Business ByDesign. Er bestaan geen mogelijkheden om data vanuit een huidige (SAP) database in te lezen naar SAP Business ByDesign. Data dient op basis van het SAP Business ByDesign datamodel te worden geïmporteerd.  Deze import is wellicht het meest kritische proces binnen het project aangezien Master Data de bouwstenen zijn van een ERP systeem. Een nieuwe implementatie is dan ook het perfecte moment om de bedrijfsdata op te schonen. Als organisatie wil je te allen tijde voorkomen dat verkeerde of verouderde data in het nieuwe ERP terecht komt.

Bij de traditionele On-Premise ERP implementaties is het onderwerp van Datamigratie pas later in het project actief. Echter bij SAP Business ByDesign kan vanaf de eerste dag dat het systeem beschikbaar is, gestart worden met de datamigratie.

SAP heeft goed over het concept nagedacht en ervoor gezorgd dat de datamigratie een simpele maar krachtige handeling is binnen SAP Business ByDesign door het beschikbaar stellen van een built-in Migratie Tool.

Webinar SAP Business ByDesign en Migratie

Binnen de geïntegreerde migratie tool zijn er meer dan 50 templates beschikbaar die gebruikt kunnen worden om de data te migreren naar ByDesign. Denk hierbij aan gegevens als Klanten, Medewerkers, Contracten, open Inkooporders, Prospecten, Opportunities, etc. Als de templates eenmaal gevuld zijn worden de data geüpload binnen een test tenant waar ze eerst uitgebreid getest worden op compleetheid en de benodigde referentiële integriteit. Deze test wordt uitgevoerd door een automatische validatie binnen de migratie tool, die eventuele fouten identificeert. Vervolgens is het mogelijk om deze fouten direct aan te passen binnen de tool. Zodra de data correct is zal er een moment worden ingepland waarop de migratie templates in productie ingeladen worden. Vervolgens zal de master data direct actief zijn in het productie systeem en kan de implementatie voortgezet worden.

Er is binnen SAP Business ByDesign een duidelijke hiërarchie aanwezig van wat eerst geüpload dient te worden tot wat als laatste. Denk hierbij aan als eerste basic data zoals de organisatiestructuur, de financiële inrichting zoals set books en productcategorieën. Vervolgens komen belangrijke master data objecten zoals klanten medewerkers, materialen aan bod die weer gebruik maken van de Master-data objecten. Op deze wijze wordt het logische pad gevolgd om de data op een juiste wijze in SAP Business ByDesign te krijgen.

Het data migratie proces is tot in de puntjes gedocumenteerd binnen SAP Business ByDesign waardoor het overzetten van Master Data een overzichtelijk en helder proces is.

Zodra de templates gevuld zijn en compleet geacht zijn worden ze geüpload binnen SAP business ByDesign. Hierin doorloop je stap voor stap de migratie en los je eventuele errors op. We nemen als voorbeeld Suppliers oftewel leveranciers die we stap voor stap doorlopen.

SAP Business ByDesign en Intelligence ERP

Het Webinar SAP Business ByDesign en Migratie was een onderdeel van serie in het kader van Overstappen naar Cloud ERP met Business ByDesign.  Het volgende webinar zal gaan over de Intelligence ERP functie. Via de link vindt u meer informatie en kunt u zich inschrijven voor dit webinar.

Overstappen naar SAP Cloud ERP?

Scheer Nederland heeft de laatste jaren veel ervaring opgedaan met bedrijven te ondersteunen en te begeleiden naar SAP Cloud ERP. Zie onze referentieverhalen voor meer details over deze projecten. Wij organiseren periodiek webinars over het Overstappen naar SAP Cloud ERP. De agenda en onderwerpen van deze webinars, vindt u hier.

Scheer Nederland ondersteunt bedrijven met het uitwerken van hun SAP Cloud Strategie. Opzet hiervan is inzicht te geven welke SAP Cloud producten op welke wijze kunnen worden ingezet om uw huidige en toekomstige bedrijfsprocessen te ondersteunen. Meer informatie om te komen tot een SAP Cloud Strategie vindt u hier: Move to the next generation ERP

Inschrijven nieuwsbrief
Overstappen naar SAP Cloud ERP
Wij hebben ook een hekel aan spam
Joost van Lankveld
Joost is een energieke, resultaat gedreven teamspeler met een passie voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen met behulp van SAP oplossingen. Het vertalen van klant requirements naar solide werkbare oplossingen is hem op het lijf geschreven. Joost zijn expertise omvat: SAP Business ByDesign, Mobile SAP solutions, Business Process Management, Change Projects, Business Process Integration en het voorzien van de benodigde gebruikerstrainingen. Neem gerust contact op met Joost voor meer informatie.