SAP Public Cloud: Wat is de sleutel tot succesvolle projecten?

02 mei 2022

Ontdek de factoren om te komen tot een succesvolle SAP Public Cloud implementatie met SAP S/4HANA.

Scheer Nederland viert in 2022 haar eerste lustrum als SAP Public Cloud ERP Partner. In 2012 zijn we gestart met een nieuwe onderneming, volledig gericht op SAP Public Cloud. In 2022 blikken we terug op onze SAP Public Cloud ontwikkelingen van de afgelopen tien jaar door elke maand een specifiek onderwerp te delen. In dit vierde artikel geeft Stefan Bauer antwoord op de vraag: "Wat is de sleutel voor een succesvol SAP Public Cloud project?" Stefan is, sinds 2015, in de rol van Marketing Manager binnen Scheer actief om SAP Public Cloud concepten te positioneren en uit te leggen aan middelgrote tot grote ondernemingen.

50 jaar SAP ERP - On Premise versie

Het was 1972 toen SAP startte met hun eerste ERP applicatie. Deze versie was een zogenaamde on-premise versie. SAP viert in 2022 het 50-jarig bestaan. Het was rondom 2007 dat SAP startte met SAP Business ByDesign en in 2017 werd de eerste Cloud versie van SAP S/4HANA gelanceerd. SAP S/4HANA Cloud is gebaseerd op de Industry Best Practices, die SAP in de afgelopen 50 jaar heeft ontwikkeld. De kracht van deze Public Cloud versie is om met deze out-of-the-box best practices te starten. Met de inzet van Public Cloud wordt maatwerk gemeden en kunnen klanten altijd de laatste release in productie hebben.

Onze succesvolle SAP S/4HANA Cloud implementaties

Onze succes van SAP S/4HANA Cloud implementaties omvat twee verschillende paden:

Inzet voor verschillende Scheer Group entiteiten
Implementaties voor klanten - veelal international georiënteerd.

Inzet voor verschillende Scheer Group entiteiten

We hebben SAP S/4HANA Cloud geïmplementeerd binnen Scheer in het voorjaar van 2020 voor de Nederlandse adviesdiensten. Scheer Nederland is in 2012 gestart met SAP Business ByDesign. SAP S/4HANA Cloud paste echter beter bij de bedrijfsvoering van de gehele Scheer Groep. Na de zomer van 2020 zijn we verder gegaan met de implementatie binnen de Scheer Group. Deze implementatie was een perfecte leeroefening om onze aanpak en de acceleratie-tools te valideren.

Implementaties voor klanten - veelal international georiënteerd.

Scheer Nederland heeft verschillende SAP S/4HANA Public Cloud implementaties uitgevoerd voor bedrijven die op zoek waren naar oplossingen om snel nieuwe bedrijfsmodellen te ondersteunen en bepaalde bedrijfsonderdelen uit SAP ECC af te splitsen naar een dedicated SAP S/4HANA omgeving of in een Two-Tier omgeving met integratie met de bestaande SAP ECC omgeving.

De volgende aspecten waren leidend bij de beslissing om de SAP S/4HANA Public Cloud-oplossing te selecteren:

Beschikbare tijd om de ERP implementatie te voltooien en Go Live te gaan
Kosten van onderhoud en beheer
Integratie-, lokalisatie- en compliance-aspecten

Ingrediënten voor een succesvolle SAP S/4HANA Public Cloud Implementatie

Uit deze interne en klant projecten komen 4 elementen naar voren die SAP S/4HANA Cloud Implementaties succesvol maken.

Ontdek de fit met de applicatie
Zorg dat uw team op één lijn staat
Ondersteun de verandering
Wees realistisch qua verwachtingen

1) Ontdek de fit met de applicatie

De eerste en belangrijke stap is het bepalen van de geschiktheid van de applicatie voor de vereiste bedrijfsondersteuning:

Wat is de omvang van het bedrijf dat moet worden ondersteund door SAP S/4HANA Cloud?
Welk deel van de functionaliteit hebben we nodig, waar, en wanneer?
Wat zijn mogelijk aanvullende oplossingen die noodzakelijk zijn?

SAP S/4HANA Cloud is een groeiende applicatie met een uitgebreide, agressieve roadmap. Vanaf 2022 zijn er elk jaar twee grote releases, elk met aanpassingen, updates, nieuwe releases en extra land- en taalondersteuning.

Het is van cruciaal belang om de fit en de non-fit te ontdekken. Inspecteer de verwachte roadmap, de integratie- of uitbreidingsmogelijkheden om de non-fit gebieden aan te pakken. Cruciaal voor succes is het volgen van het pad van standaard best practices in de industrie. Houd complexiteit buiten de deur en run uw bedrijf met standaarden. Het is onze ervaring dat Business Owners niet gemakkelijk te overtuigen zijn om bestaande paden te verlaten en standaarden te volgen. Neem de tijd om de opnieuw afgestemde business flows te ontdekken en eraan te wennen.

2) Uw team op één lijn

De tweede sleutel tot succes is de afstemming van uw team met betrekking tot de implementatie van SAP S/4HANA Cloud. De afstemming houdt in dat uw management, bedrijfseigenaren, key- en eindgebruikers en (corporate)IT op één lijn moeten zitten met dit project en de geïmplementeerde oplossing.

Al deze interne stakeholders moeten het volgende weten:

Hoe ziet het toekomstige bedrijfsproces er van begin tot eind precies uit?
Hoe worden de nieuwe technologieën ingezet binnen het bedrijfsproces en wat is de impact op het personeel, de klanten en de zakenpartners?
Wat zijn de plannen voor tekortkomingen in de oplossing?

3) Ondersteun de verandering (lees transformatie)

De derde sleutel tot succes is het beheren van de verandering en het invoeren van SAP S/4HANA Cloud. SAP S/4HANA Cloud, met al zijn toeters en bellen, kan erg verleidelijk zijn, en het kan gemakkelijk zijn om in een konijnenhol van technologische mogelijkheden en nieuwe functies en verbeteringen te duiken. Voor een succesvolle implementatie is het van cruciaal belang om te focussen op de end-to-end activiteiten en de betrokken werknemers om ervoor te zorgen dat ze allemaal op één lijn zitten en volledig op de hoogte zijn van de gedefinieerde flows, de integraties en het gebruik van mogelijke nieuwe technologieën.

Het gebruik van SAP Public Cloud betekent een ander speelveld in de manier waarop oplossingen worden voorbereid en geïmplementeerd. Bedrijven kunnen de oplossing beheren zonder afhankelijk te zijn van uw IT-afdeling. Deze verandering is van toepassing vanaf de eerste dag dat het implementatieproject van start gaat. Door sprints van maximaal twee weken te organiseren, richten de betrokken medewerkers de end-to-end processen in. Het resultaat van zo'n sprint is een eenduidige procesflow plus documentatie over beslissingen, werkinstructies en de aanpak van tekortkomingen.

Beheer de verandering na Go Live

Na Go-Live is het van cruciaal belang om de verandering te beheren om de business te ondersteunen bij het oplossen van openstaande kwesties. Daarnaast zijn er periodieke release-updates, inclusief updates en nieuwe features. Tegelijkertijd vereist de organisatie veranderingen in nieuwe gebruikers, nieuwe locaties en nieuwe marktkansen. Wees voorbereid en georganiseerd om de reacties en vragen uit het veld aan te kunnen.

4) Wees Realistisch qua verwachtingen

De vierde sleutel tot succes is om realistisch te zijn in termen van tijd, inspanning en betrokkenheid. Het implementeren van SAP S/4HANA Cloud kan in weken worden gedaan. Een uitstekend, soepel lopend proces kost echter tijd om te ontdekken, te configureren, af te stemmen en te begrijpen.

Het is onze ervaring dat een implementatie van een SAP S/4HANA Cloud-implementatie voor een ongecompliceerd proces 12-16 weken in beslag neemt. De operations, finance en control, klanten en leveranciers hebben na de initiële Go Live een vergelijkbare tijd nodig om kennis te maken met de applicatie om volledig in control te zijn.

De applicatie laten draaien is niet zo moeilijk, maar de applicatie uw bedrijf volledig laten beheren is het einddoel. Om de applicatie echt uw business te laten managen, moet u open staan voor het toewijzen van resources en budgetten voor extra optimalisaties en fine-tuning van de activiteiten.