Webinar verslag SAP S/4HANA Cloud - Embedded analytics en meer
Webinar SAP S/4HANA Cloud - Embedded analytics for simulation, prediction & insight-to-action
22 november 2019 

Webinar SAP S/4HANA Cloud - Embedded analytics for simulation, prediction & insight-to-action

Webinar SAP S/4HANA Cloud - Embedded analytics for simulation, prediction & insight-to-action

Het Webinar  van 21 november 2019 is onderdeel van de periodieke webinars die Scheer Nederland organiseert om bedrijven inzicht te geven in de mogelijkheden van SAP ERP Cloud en de transitie richting ERP vanuit de Cloud.

Scheer Nederland ondersteunt middelgrote tot grote organisaties met lokale of internationale ERP Cloud implementaties waarbij SAP S/4HANA Private/Public Cloud, SAP on Azure en Business ByDesign centraal staan.

Het webinar “SAP S/4HANA Cloud – Embedded analytics for simulation, prediction & insight-to-action, is bedoeld om inzicht te krijgen in de wijze waarop deze Cloud ERP ingezet kan worden. Tijdens dit webinar wordt extra aandacht besteed aan de mogelijkheden rondom de aanwezige analytics. Deze analyse tool kan worden ingezet voor zowel simulatie doeleinde, als het uitwerken van voorspellingen. Kortom – we gaan tijdens dit webinar vooral uitleg geven omtrent de Intelligence functie van SAP S/4HANA Cloud.

De presentatie van dit webinar is verzorgd door Stefanie Schulkes, SAP Cloud ERP consultant bij Scheer Nederland.

De replay en de presentatie van dit webinar zijn hier te vinden.

Het webinar bestaat uit eerst een korte introductie over S/4HANA Cloud. Vervolgens worden de mogelijkheden met S/4HANA Cloud systeem op het gebied van Embedded Analytics. Hierbij wordt vooral gekeken naar de voordelen die binnen S/4HANA Cloud aanwezig zijn.

In dit verslag komen de volgende onderwerpen aan de orde:

Waarom kiezen voor SAP S/4HANA Cloud?

De applicatie is een Cloud systeem, dus is te bereiken via een webbrowser. Dit kan zowel op laptop of pc als tablet of mobiele telefoon. Hiermee heb je altijd de real-time data bij de hand, zelfs als je onderweg bent. SAP S/4HANA Cloud is rol-gestuurd,  waarbij de verschillende analytische rapporten en transactions worden uitgewerkt in de context van de specifieke rollen.

SAP S/4HANA Cloud biedt veel analytische mogelijkheden om altijd inzicht te geven in real-time data, waarbij ook gelijk door de gebruiker kan worden bepaald hoe eventuele vervolgacties dienen te worden uitgevoerd. Daarnaast biedt SAP S/4HANA Cloud Machine Learning tools aan waarbij het systeem kan worden getraind om betere oplossingen te bieden voor de eindgebruiker.

Tijdens de demo zal specifiek op de verschillende mogelijkheden van S/4HANA Cloud op het gebied van analytics worden ingegaan.

Hoe werkt de Embedded Analytics functionaliteit binnen SAP S/4HANA Cloud?

In een SAP systeem hebben we enorm veel data, welke allemaal voortkomen uit bedrijfsprocessen. Embedded Analytics is de combinatiefactor tussen beide: de rapporten die standaard in S/4HANA Cloud aanwezig zijn, geven je inzicht in de bedrijfsprocessen en zorgen ervoor dat je bedrijf slimmer wordt en kan handelen op basis van de resultaten in de rapporten. De analytics die S/4HANA Cloud aanbiedt zijn er voor elke line of business, zoals Sales, Procurement, Finance and Manufacturing, maar zijn ook nog eens standaard onderdeel van het systeem. De rapporten worden gelijk opgeleverd met het systeem en daardoor heb je altijd de up-to-date data bij de hand.

SAP S/4HANA Cloud kent voor ieder domein standaardrapporten en KPI’s, waardoor de gebruiker snel wordt geïnformeerd omtrent de laatste stand van zaken.  Daarnaast komt S/4HANA Cloud met Overview Pages  die de gebruiker snel inzicht geeft in verschillende rapportages, die  van belang kan zijn voor de functie van deze gebruiker. Deze overview pages geven voorvertoningen van verschillende rapporten weer, waar vandaan een gebruiker kan navigeren naar een transactie om gelijk in het proces uitzonderingen te kunnen analyseren, op te lossen of eventueel andere gebruikers in te lichten.

Een andere feature van SAP S/4HANA Cloud is de mogelijkheid om Predictive Data te laten genereren. Er zijn verschillende scenario’s in het SAP S/4HANA Cloud systeem waarbij het systeem kan worden getraind om zo de best mogelijke voorspelling te doen van de data in de toekomst. Hierbij kan er weer worden ingespeeld om zo goed mogelijk voor de toekomst te zijn voorbereid.

Hoofdscherm voor Verkoper

Hoofdscherm voor Verkoper

Op het bovenstaande scherm-afdruk is een Home page van SAP S/4HANA Cloud met veel verschillende tiles die allemaal een relatie hebben met Sales. Deze homepage is helemaal aangepast aan de wensen van de verkoper, waardoor er een combinatie is ontstaan van zowel transacties, KPIs als voorvertoningen van rapporten. Deze voorvertoningen zijn altijd up-to-date en hiermee ziet de verkoper direct wanneer actie moet worden ondernomen.

Verder zorgt analytics in S/4HANA Cloud ervoor dat het systeem taakgericht gebruikers stuurt in de processen die moeten worden uitgevoerd. Klein voorbeeld hiervan is dat het systeem analyseert wanneer een Sales Order dient te worden uitgeleverd, waardoor er een lijst wordt gegenereerd voor bijvoorbeeld de demand planner om zo te kunnen voldoen aan de klantvraag. Zodra de demand planner zijn of haar taken heeft uitgevoerd, kan de magazijnmedewerker weer een taak krijgen om zo de order te picken en te packen zodat deze order klaar is voor verzending.

Een tile op je homescreen kan corresponderen met een rapport waarop de voorvertoning is gebaseerd. De voorvertoning zorgt ervoor dat een gebruiker gelijk eventuele bijzonderheden kan analyseren en kan verhelpen.

Zodra een actie is ondernomen om deze afwijking te verhelpen, wordt je KPI of voorvertoning op je homescreen gelijk bijgewerkt, zodat users direct weer de real-time data inzichtelijk hebben.

Een groot voordeel van de Embedded Analytics vanuit SAP S/4HANA Cloud is dat de data real-time is en dat de data is opgebouwd vanuit verschillende business objects, om zo een integrale analyse te kunnen doen. Er zijn verschillende soorten rapporten, met verschillende soorten views. Hierbij kan je denken aan een tabel overzicht maar ook verschillende vormen van grafieken. Om te zorgen dat je altijd bij je data kan, zijn rapporten van S/4HANA Cloud niet alleen te bekijken op laptop of pc, maar ook op tablet en mobiele apparaten.

Naast het feit dat SAP zelf een enorme hoeveelheid rapporten standaard oplevert bij S/4HANA Cloud, is er voor gebruikers ook de mogelijkheid om zelf rapporten aan te passen op een hele makkelijke manier. Hierbij kunnen bijvoorbeeld karakteristieken worden toegevoegd aan rapporten, waarbij vervolgens het rapport ook kan worden opgeslagen en gedeeld worden met andere gebruikers. Hierbij hoeft niet iedereen zijn eigen rapport versie te maken en kan het gehele bedrijf dezelfde data bekijken.

Daarnaast zijn er ook integratie mogelijkheden met bijvoorbeeld SAP Analytics Cloud waarbij verschillende data bronnen kunnen worden gecombineerd, zodat data uit verschillende systemen met elkaar kunnen worden vergeleken of gecombineerd. Denk hierbij aan dat het bedrijf met een aantal vestigingen op ECC draait en een aantal vestigingen op SAP S/4HANA Cloud. SAP Analytics Cloud is een apart product van SAP.

De werking van de Analytics functie binnen SAP S/4HANA

S/4HANA Cloud biedt verschillende opties op het gebied van analytics in de vorm van rapporten. Deze beschikbaarheid van de rapporten is afhankelijk van de roil van de gebruiker. Daarnaast zijn er verschillende analytische overzichtspagina’s. Dit zijn overzichtspagina’s met verschillende KPIs en kleine weergaves van rapporten. Hierbij ziet een gebruiker dus gelijk hoe het bedrijf ervoor staat zonder de afzonderlijke rapporten individueel op te starten. Maar vanuit de analytische overzichtspagina’s kan woorden worden doorgeklikt, waarbij gelijk het onderliggende rapport wordt geopend. Ook kan vanuit het onderliggende rapport weer worden doorgeklikt naar een transactie om eventuele bijzonderheden op te lossen.

Elk rapport gemaakt op een bepaalde data source. Als het rapport niet hetgeen is waarop je op zoekt bent als gebruiker, maar wel de data nodig hebt uit de data source, kan je een custom CDS view maken: hierbij maak je het rapport op een eigen manier aan, zodat het exact voldoet aan de eisen van je bedrijf.

Als laatste bezit S/4HANA cloud ook Predictive Models, waarbij het systeem zichzelf kan trainen op basis van data die reeds in het systeem staat om zo te voorspellen hoe diezelfde data er in de toekomst uit zal komen te zien.

Bovenstaand rapport vanuit S/4HANA Cloud geeft aan dat er drie typen data in hetzelfde rapport kunnen worden gecombineerd:

  1. Planned data: dit is data waarvan jij denkt dat zal gaan voorkomen, zo heb jij het grofweg gepland.
  2. Actual data: dat zijn de data die daadwerkelijk geboekt zijn in het systeem.
  3. Predictive data: dit is data waarin het systeem is getraind om op te stellen. Hierbij kijken ze naar afgelopen data dat is ingevoerd om zo een trend te kunnen ontdekken en de toekomstige data te kunnen voorspellen.

De predictive data is dus op basis van actual data, maar kan altijd weer opnieuw getraind worden om de voorspelde data zo accuraat mogelijk te maken. Zodra het systeem opnieuw getraind is, wordt deze nieuwe predictive data gelijk weer opgenomen in het rapport.

De data zit dus altijd accuraat in het systeem, maar kan ook verspreid worden binnen het bedrijf om iedereen, waarvoor het rapport interessant is, ook gelijk op de hoogte is van de laatste stand van zaken. Rapporten in S/4HANA Cloud kunnen worden gedownload naar Excel om zo te worden verspreid binnen het bedrijf. Hierbij zou je dus ook resultaten uit het systeem lokaal kunnen opslaan of delen met anderen in het bedrijf of belangstellenden die geen toegang hebben tot het systeem.

Voor de mensen die wel toegang hebben tot het systeem kan een mail vanuit S/4HANA Cloud worden verstuurd met daarin de directe link naar een rapport. Collega’s hoeven simpelweg de mail te openen en te klikken op de link om direct inzicht te krijgen in de stand van zaken.

Daarnaast kun je vanuit een rapport een eigen SAP Fiori Tile maken op je home pad, waarmee je ook een preview kan geven van de data waarmee een medewerker gelijk inzicht heeft in wanneer hij of zij actie moet ondernemen.

Overzicht van de 1911 nieuwe Embedded Analytics functionaliteiten

S/4HANA Cloud wordt elk kwartaal automatisch geüpdatet door SAP en daarbij wordt ook elk kwartaal nieuwe functionaliteit omtrent Embedded Analytics toegevoegd door SAP. Hierbij een overzicht van wat er in de Release van 1911 zat van S/4HANA Cloud met betrekking tot analytics:

  • Prediction of slow or non-moving Materials
  • New CDS Views for Asset Management
  • Manage Statistical Key Figure Values
  • Advanced Compliance Reporting
  • Enhancement for Predictive Material and Resource Planning
  • CDS Views for Customer and Internal Projects
  • CDS Views for Bill of Material
  • Product Hierarchy in Sales Analytics
  • Service Analytics:
    • Overdue Service Orders analysis
    • Expired Service Contracts analysis
    • Service Order Issues
  • Procurement Analytics:
    • User defined Criteria for Supplier Evaluation
    • Purchase Order Output Automation Rate
    • Monitor Purchasing Analytics Operations
  • CDS Views for Inventory
  • CDS Views for Financial Services Business Partner

Er wordt elke keer een breed scala live gezet zoals we hier kunnen zien, waarbij we een aantal nieuwe rapporten zijn uitgebracht op het gebied van service orders, maar zijn er ook predicted data models erbij gekomen, als ook wensen omtrent rapporten zelf.

Het inzetten van Analytics binnen de organisatie

Nu we hebben gezien wat het systeem allemaal voor mogelijkheden te bieden heeft, is het ook belangrijk om te kijken hoe we kunnen zorgen dat al deze analytische tools ook goed worden gebruikt door alle gebruikers in S/4HANA Cloud. Daarbij kun je een paar focus punten analyseren:

  1. Onderzoek de verschillende mogelijkheden op het gebied van Embedded Analytics en bepaal wat van toepassing kan zijn.
  2. Zorg dat je tijdens het implementatie traject al kijkt naar de verschillende overview pages en analytische rapporten en betrek daar ook je gebruikers bij. Zij zullen daarbij eerder begrijpen wat bepaalde rapporten tonen en hoe je de data het beste kan analyseren.
  3. Het kan heel goed zijn dat er tijdens het proces wordt gezien dat er verschillende rapporten van belang zijn die misschien niet standaard met de juiste selectie of weergave in het systeem zit. Neem hierbij de gebruikers mee in het proces van het maken van een nieuw rapport.
  4. Als laatste is het belangrijk om ook de gebruikers zelf hun vrijheid te geven om rapporten te ontwikkelen zodat de data ook meer gaat leven bij de gebruikers.

Overstappen naar SAP Cloud ERP

Scheer Nederland heeft de laatste jaren veel ervaring opgedaan met bedrijven te ondersteunen en te begeleiden naar SAP Cloud ERP. Zie onze referentieverhalen voor meer details over deze projecten. Wij organiseren periodiek webinars over het Overstappen naar SAP Cloud ERP. De agenda en onderwerpen van deze webinars, vindt u hier.

Scheer Nederland ondersteunt bedrijven met het uitwerken van hun SAP Cloud Strategie. Opzet hiervan is inzicht te geven welke SAP Cloud producten op welke wijze kunnen worden ingezet om uw huidige en toekomstige bedrijfsprocessen te ondersteunen. Meer informatie om te komen tot een SAP Cloud Strategie vindt u hier: Move to the next generation ERP

Over de schrijver
Stefanie is een enthousiaste consultant met ervaring op het gebied van Cloud ERP implementatie, waarbij de nadruk ligt op SAP Business ByDesign en SAP S/4HANA Cloud. Na haar master Supply Chain Management wilde zij zich verder ontwikkelen in de bedrijfsprocessen, waarbij de focus lag op zowel het in kaart brengen van deze processen als ook het optimaliseren van deze processen. Ze is een teamspeler en streeft ernaar om samen te werken aan een goede gezamenlijke oplossing met de focus op de end-to-end processen.

Business transformatie naar 

SAP S/4HANA Cloud

Scheer onderhoudt de kennisbank om de laatste details omtrent RISE with SAP en SAPS/4HANA te delen.