Page content

article content

Deel 1: Overstappen van SAP ECC naar SAP Business ByDesign

Waarom steeds meer bedrijven van SAP ERP  overstappen naar SAP Cloud ERP
Scheer organiseert een serie van 3 Webinars om bedrijven die momenteel gebruik maken van SAP ECC – en dan met name SAP All-in-One – te informeren over de mogelijkheden om SAP Cloud ERP in te zetten.

Deel 1: Overstappen van SAP ECC naar SAP Business ByDesign
Deel 2: Overstappen van SAP ECC naar SAP S/4HANA Cloud – 25 jan 2018
Deel 3: Verschillen tussen SAP Business ByDesign en SAP S/4HANA Cloud – 15 maart 2018

Inschrijven webinars kan hier.

Deze Webinars zorgen voor een helder inzicht in de mogelijkheden van de SAP Cloud ERP-applicaties om vervolgens een vervolgstap te maken richting Cloud ERP. 

Deel 1: Overstappen van SAP ECC naar SAP Business ByDesign

Dit Blog is een uitwerking van het 1e webinar van 14 december 2017, waarin de volgende onderwerpen worden behandeld:

Het webinar is tevens terug te zien via de onderstaande opnames, die op YouTube staan.

Waarom stappen bedrijven over naar SAP ERP Cloud?

Voor bedrijven is het overstappen naar Cloud ERP een strategische beslissing. Daarbij komt tevens de vraag Welke SAP Cloud ERP-applicatie het beste ingezet kan worden naar voren.
Voor middelgrote en grote organisaties is SAP Business ByDesign en S/4HANA Cloud  een optie. Een belangrijke redenen om voor Cloud ERP te kiezen is de eenvoud van Software As a Service (SaaS). Hiermee wordt een omgeving gerealiseerd, waarbij naast de software tevens het platform als de infrastructuur wordt geregeld.

Uit de verschillende onderzoeken die omtrent het overstappen naar Cloud ERP zijn gedaan en vanuit gesprekken met onze klanten, kan de volgende top-3 van hoofdredenen worden opgesteld:

  1. Bijhouden van innovaties en verdere digitalisatie van processen
  2. De digitalisatie van processen en het bijhouden van innovaties
  3. Het doorvoeren van digitale innovaties binnen processen

Kortom – de marktomstandigheden schreeuwen om een omgeving waarbij digitalisatie en innovaties centraal komen te staan. Deze innovaties dienen dan wel gerealiseerd te kunnen worden, zonder complexe IT-projecten die maanden of jaren gaan duren.

Wanneer gekeken wordt naar de zogenaamde Total Cost of Ownership van huidige On-Premise ERP-omgevingen, concluderen wij het volgende:

  • Hoge onderhoudskosten zonder dat er nieuwe innovatieve functionaliteit wordt toegevoegd;
  • Beschikbare ERP-updates worden veelvuldig, vanwege de complexiteit en de bijbehorende kosten, uitgesteld;
  • Gebruiksvriendelijkheid van de huidige ERP-versies laat veel te wensen over: veel stappen en niet gebruikersvriendelijk. Dit heeft een negatieve impact op de productiviteit van medewerkers;
  • Huidige rapportage en analysemogelijkheden zijn beperkt. Excel wint het eenvoudig, waardoor een woud van Excel Sheets voor beslissingen wordt ingezet. Op deze wijze is er niet meer één versie van de waarheid aanwezig.

Wat zijn directe voordelen van Cloud ERP?

Vanuit een IT-perspectief wordt het voor bedrijven dus eenvoudig om de ERP-functionaliteit beschikbaar te maken via de Cloud. Het enige dat feitelijk geregeld dient te worden is een juiste internetverbinding. Tevens heeft SAP Cloud het voordeel dat het via Mobiele apparaten en zelfs via specifieke Apps gebruikt kan worden.

Cloud ERP kent korte Implementatietrajecten
Cloud ERP kan eenvoudig korte termijn worden geïmplementeerd. De verschillende acceleratoren zorgen voor een effectieve aanpak. De volgende acceleratoren worden door Scheer ingezet bij implementatieprojecten:

  • Scoping
  • Best Practices voor inrichting en afstemming bedrijfsprocessen
  • E-Learning
  • Self Practice Services

Cloud ERP komt met Best Practices
SAP Cloud ERP komt met ruim 30 jaar ervaring met de inrichting en configuratie van Industrie Best Practices. Bedrijven kunnen op basis van deze standaarden hun zogenaamde “Happy Flow” perfect ondersteuning. Maatwerk projecten en toekomstig onderhoud hiervan komt te vervallen.

Cloud ERP zorgt voor Schaalbaarheid
Omdat Cloud ERP tevens voor het platform en de infrastructuur zorgt, kunnen toekomstige veranderingen in het gebruik per direct worden opgevangen. Extra gebruikers op de huidige locatie, maar ook een nieuwe vestiging op een andere locatie of ander land, kan eenvoudig worden geregeld.

Cloud ERP Integreren met andere applicaties
SAP Cloud ERP is gemaakt om te communiceren met andere applicaties. Dit kunnen applicaties zijn vanuit het SAP ECO-systeem, zoals Ariba, Fieldglass, ConCur, Hybris, maar via het SAP Cloud Platform kunnen ook zaken als Internet of Things, Blockchain en andere integraties worden gerealiseerd.

Cloud ERP bevat top Security Levels
SAP zorgt voor het hoogste security niveau dat verwacht mag worden van een wereldwijde SaaS leverancier, zodat bedrijven volledig compliant zijn op dit gebied. Met de inzet van Cloud ERP vervalt tevens een grote zorg omtrent de interne beveiliging en continuïteit met betrekking tot de hardware en de infrastructuur.

Cloud ERP komt met kwartaal  updates en innovaties
SAP heeft sinds 2016 gekozen voor een Cloud First Strategy. Dit impliceert dat de Cloud versies als eerste een update en innovaties zullen krijgen. Voor de Cloud ERP-versies geldt een update en release cyclus van een kwartaal. Voor de On-Premise versie is dit een jaar. Bedrijven hebben hierdoor een volledig voorspelbaar zicht op het tijdstip wanneer nieuwe of aangepaste functionaliteit beschikbaar zal zijn.


Welke SAP Cloud ERP-producten zijn geschikt als opvolger voor SAP ECC (All-in-One) klanten?

SAP is sinds 2002 actief met Cloud ERP-oplossingen. In 2002 is SAP gestart met Business One voor de kleine organisaties met 2 tot 50 gebruikers. In 2007 is daar SAP Business ByDesign bijgekomen als ERP Suite. Deze oplossing  is bedoeld voor middelgrote organisaties vanaf 20 gebruikers. In 2015 heeft SAP S/4HANA Cloud aangekondigd voor de grote organisaties vanaf 1.500 gebruikers.

Vanuit Scheer richten wij ons op SAP Business ByDesign en S/4HANA Cloud, omdat deze twee applicaties beide zijn in te zetten voor middelgrote en grote organisaties binnen de B2B markt.

Wat is het verschil tussen SAP Business ByDesign en SAP S/4HANA Cloud?
Voor SAP ECC bedrijven is het goed te weten wat nu de verschillen zijn tussen deze twee applicaties om een juiste strategische keuze te maken. Voor SAP geldt S/4HANA Cloud als een logische opvolger voor SAP ECC omgevingen. Echter, vanuit Scheer zijn wij ervan overtuigd dat in bepaalde gevallen SAP Business ByDesign een nog betere kandidaat kan zijn.

Het verschil in SAP Business ByDesign en S/4HANA Cloud kan het beste worden verklaard op basis van de aanwezige functionaliteit:

  • SAP Business ByDesign is een zogenaamde “Integrated Suite” en beschikt naast de ERP-functionaliteit over CRM, Finance, HR, Project Management en SRM  functies.
  • SAP S/4HANA Cloud bevat functionaliteit met betrekking tot Finance, Sourcing en Procurement, Sales, Professional Services en Manufacturing. Minder breed maar mogelijk op bepaalde concepten dieper uitgewerkt.

Qua schaalbaarheid hebben beide applicaties inmiddels reeds bewezen om grote bedrijven met meer dan 20.000 gebruikers te ondersteunen. De keuze voor één van deze applicaties zal eerder gemaakt worden op basis van de benodigde functionaliteiten, dan op basis van de technische eigenschappen.

Beide applicaties kennen veel overeenkomsten:

SAP HANA In-memory Database
Zowel SAP Business ByDesign als S/4HANA Cloud maken gebruik van SAP HANA, het In-Memory database systeem van SAP. Dit In-Memory database systeem zorgt ervoor dat alle data volledig real-time beschikbaar is voor transacties, analyses en het doen van voorspellingen. Dit zorgt niet alleen voor een snelle afhandeling, maar ook voor een totaal geïntegreerde verwerking en uiteindelijk tot 1 versie van de waarheid.

SAP Fiori User Experiences
Beide applicaties maken gebruik van de intuïtieve HTML5 SAP Fiori gebruikersinterface. Hierdoor is de applicatie via alle browsers en tevens op mobiele apparaten te gebruiken.

Open Systeem en naadloze integraties
Beide applicaties zijn open en kunnen worden geïntegreerd met andere applicaties. Voor zowel SAP Business ByDesign als S/4HANA Cloud geldt een naadloze integratie met het SAP ECO Systeem, met applicaties als Ariba, ConCur, Fieldglass, SuccessFactors en SAP Cloud Platform.

Multi Currency, Multi Language, Multi Tenant, Multi Books
Voor grote en meer complexe bedrijfsstructuren, die ondersteuning zoeken in verschillende landen, te maken hebben met verschillende valuta en Accounting Principles (US Gaap, IFRS), zijn beide applicaties in te zetten.

Beide applicaties kennen land-specifieke lokalisaties en ondersteuning in de meest voorkomende talen.

Inzetten als Two-Tier ERP-oplossing
Beide applicaties kunnen ingezet worden voor vestigingen en/of subsidiaries. Met deze Two-Tier ERP-benadering hoeft het centrale ERP-systeem niet aangepast te worden voor de inzet bij de vestigingen. Deze Two-Tier ERP-benadering kan ingezet worden voor SAP ECC maar ook in combinatie met SAP S/4HANA On-Premise, in een hybride omgeving.


Wat krijg je wanneer je kiest voor SAP Business ByDesign?

Wanneer je SAP Business ByDesign aanschaft heb je vanaf de eerste dag direct toegang tot 2 zogenaamde tenants: een productie en een testomgeving. Intern dient men alleen te zorgen voor Desktops en/of Tablets/Smartphones en een connectie naar het internet om vervolgens te kunnen starten.

Productie en Testomgeving
Het productiesysteem wordt tijdens het initiële implementatietraject gereed gemaakt. Vervolgens wordt de productieomgeving gekopieerd naar het testsysteem, zodat het testsysteem ingezet kan worden voor het uitwerken van nieuwe functionaliteiten en het testen van toekomstige updates. Vanuit de kwartaalupdates, zal de nieuwste versie eerst op het testsysteem worden geïnstalleerd, waarna het na goedkeuring op het productiesysteem zal worden geactiveerd.

E-Learning omgeving
SAP Business ByDesign beschikt over een context gerelateerde E-Learning omgeving waardoor gebruikers eenvoudig zelf inzicht krijgen in de taken die zij dienen uit te voeren. Door de deze context wordt direct hulp aangeboden afhankelijk van de actie waarin de gebruiker actief is.

IT Infrastructuur en Platform ondersteuning
Bij de keuze voor SAP Business ByDesign is er geen zorg meer voor de pure IT-aangelegenheden met betrekking tot infrastructuur, platform, capaciteit, backup en recovery. Dit wordt volledig door SAP uitgevoerd.

SAP Business ByDesign Onderdelen


Wat zijn de prestaties van SAP Business ByDesign?

Naast de functionaliteit, die vooral in de demo zal worden besproken, is het goed om de prestaties van SAP Business ByDesign te delen. Onderstaande feiten zijn door SAP samengesteld op basis van een analyse vanuit de productiesystemen.

  • 11 talen
  • 21 landen lokalisaties
  • 39 Business Scenarios voor SAP Business ByDesign
  • 120 landen inclusief de benodigde TAX-basics
  • 3.900+ klanten wereldwijd
  • 20 tot 10.000 gebruikers per organisatie
  • 35.000 facturen met gemiddeld 20 items worden binnen 1 uur verwerkt

In de onderstaande grafiek wordt duidelijk hoe de verschillende functionaliteiten” binnen SAP Business ByDesign door de actieve productiesystemen worden ingezet.

SAP Business ByDesign ingzette Workcenters

SAP Business ByDesign ingezette Workcenters

Vanuit de huidige gebruikers kan geconcludeerd worden dat SAP Business ByDesign een perfecte ondersteuning biedt voor de volgende branches:

  1. ByDesign voor Professional Services
    Sterke functionaliteit op het gebied van Projectmanagement en de volledige integratie met CRM, Sales, Finance en Procurement. Perfecte oplossing voor Professionele & Technische Dienstverlening.
  2. ByDesign voor Productie
    Volwaardige ERP-functionaliteit inclusief MRP en MES-integratie. Hierdoor kan Demand Planning en Shopfloor control worden ondersteunt voor Discrete Productie omgevingen.
  3. ByDesign voor Groothandel
    Volwaardige ERP-functionaliteit voor de ondersteuning voor Sell from Stock, Procure to Pay en Make to Stock voor Groothandel en Distributiebedrijven.
  4. ByDesign voor Vestigingen
    Integratie met SAP ECC of SAP S/4HANA  om Two-Tier ERP voor vestigingen in te zetten.

Waar beschikt SAP Business ByDesign naast functionaliteit over?

De kracht van SAP Business ByDesign is de mogelijkheid om de standaardcomponenten eenvoudig aan te passen aan het bedrijf, de rollen of zelfs de individuele gebruiker. Hiervoor is mogelijk het “ByDesign” aan de naam van de applicatie gekoppeld. Echter, dit geschiedt volledig door bewezen praktijken en open standaarden, zodat er niet een complexe omgeving wordt gecreëerd.

Configuratie (Config)
Business Configuratie wordt ingezet om vast te leggen welke functionaliteit voor welk land(en) dient te worden geactiveerd.  Deze configuratie wordt als een project gestart en de applicatie zorgt vervolgens voor een volledig stappenplan:

  • Selecteer landen waar de applicatie wordt ingezet
  • Selecteer Type business waardoor een voorselectie worden gedaan
  • Bepaald de Implementatie Focus waarmee de benodigde Business Areas worden geselecteerd
  • Bepaalde de focus van de benodigde Business Topics

De oplossingsmogelijkheden zijn gestructureerd als een hiërarchie van scoping elementen: Business Areas bevatten Business Packages, die zijn opgebouwd uit Business Topics.

Afhankelijk van het land en het type business wordt vervolgens een Best Practice samengesteld. Het voorstel kan vervolgens naar wensen worden aangepast. Het resultaat is een Soilution Blueprint, die volledig wordt gedocumenteerd.

Aanpassingen (Adaptations)
SAP Business ByDesign is sterk in de rol gebaseerde benadering, waardoor zaken altijd in de context van de gebruiker worden getoond: My Projects,  My Accounts,  My Orders, My Dashboard KPI’s.  Daarnaast heeft de gebruiker de mogelijkheden om zaken verder te personaliseren met betrekking tot scherm- en rapport layouts en naamgeving van labels.

Uitbreidingen (Extensions)
SAP Business ByDesign kent zogenaamde Key-user-Tools voor het aanmaken of aanvullen van extra documentatie, e-Learning faciliteiten, aangepaste formulieren, interactieve formulieren en rapporten.

Via de SAP Cloud Application Studio kunnen de meer grondige uitbreidingen worden gerealiseerd met betrekking tot Mash-Ups, aanvullende business objecten en mobiele functies.

Integratie (Integration)
SAP Business ByDesign is sterk op het gebied van integraties voor verschillende doeleinden

  • Process Integraties op basis van Webservices API’s, Business to Business Integrations
  • Analytics Integratie op basis OData API, SOAP API, Data Up/Downloads, Excel Workbooks
  • Interactive Integrations op basis van ByDesign Objects, URL en HTML Mashups, Data Mashups, File Integration en Data Migration
  • Custom Interface Development
  • Prepackaged Integration Scenario’s

Mobiele Apps
SAP Business ByDesign kent een sterk portfolio van Mobiele Apps die ingezet kunnen worden voor de mobiele collega.

Onderstaand een beeld van de onderdelen die worden ondersteunt.

SAP Mobile apps aandachtsgebieden

De volgende Mobiele Apps zijn beschikbaar:


In hoeverre wordt de samenwerking door SAP Business ByDesign verbeterd?

De grote kracht van SAP Business ByDesign is de integrale opzet. Daar waar SAP ECC gebruikers te maken hebben met verschillende Modules die samenwerken, is binnen SAP Business ByDesign alles in één applicatie verwerkt. Dus er bestaat maar 1 klantenbestand, er is 1 grootboek en er is één versie van de waarheid. Vanuit iedere transactie heeft de gebruiker inzicht in de oorsprong, wie wat heeft gedaan en welke stappen in de workflow nog dienen te worden uitgevoerd.  Ieder kan de details vanuit zijn eigen discipline bekijken. Hiervoor krijgt zowel de afdeling Sales, Logistiek en Financiën, direct zicht op wat voor hen echt van belang is.

Voor iedere order/transactie kan bekeken worden, welke partijen betrokken zijn.

SAP Business ByDesign betrokken partijen

Overzicht partijen betrokken bij transactie

Naast de betrokken partijen wordt het overzicht gegeven van alle stappen die in het business proces zijn opgenomen.

SAP Business ByDesign Workflow

Overzicht Workflow voor Order

Tevens bevatten deze overzichten weer drill-down mogelijkheden om de onderliggende details direct te kunnen bekijken.


Wat zijn de mogelijkheden om SAP Business ByDesign internationaal in te zetten?

SAP is groot geworden met het ondersteunen van bedrijven die actief zijn in verschillende landen. SAP Business ByDesign is dan ook gemaakt om internationaal te kunnen worden ingezet.  Bij de inrichting van SAP Business ByDesign is het van belang te weten in hoeverre het bedrijf een juridische eenheid heeft in een bepaald land, of alleen zaken doet met dat land.

Zie onderstaand de landen waar lokalisaties reeds voor zijn gemaakt.

SAP Business ByDesign Lokalisaties

Tevens is er een blauwdruk om landen die nog ontbreken te voorzien van de juiste btw en andere regelgeving.


In hoeverre kan Business ByDesign worden ingezet voor organisaties met meer dan 1000 gebruikers?

SAP Business ByDesign wordt door SAP gepositioneerd als EREP-oplossing voor het midden- en kleinbedrijf. Echter de applicatie is vanaf 20 gebruikers in te zetten. Binnen Nederland zijn Post NL en Stork het bewijs dat SAP Business ByDesign perfect kan worden ingezet voor grote organisaties met honderden gebruikers.

Post NL en SAP Business ByDesign
Post NL maakt gebruik van SAP ECC voor de ondersteuning van hun financiële administratie.  Hoewel S/4HANA een logische opvolger hiervoor zou zijn, is toch gekozen om SAP Business ByDesign in te zetten als Digital Core. Samen met SAP is de uitdaging aangegaan om dagelijks 550.00 poststukken te verwerken, die ieder als billing-item dient te worden verwerkt.

Post NL gebruikt ByDesign als de Digital Core ter ondersteuning van de inkoop en de financiële administratie. Vervolgens heeft Post NL voor een integratie gekozen met SAP Hybris Billing voor de facturatie, SAP Concur voor de verwerking van onkosten (Expense Management) en SAP SuccesFactors voor de ondersteuning van HRM. Daarnaast is Office365 en SalesForce (CRM) ingezet. Wederom een volledige oplossing op basis van SAP Cloud oplossingen.

Lees het artikel van de Computable over de Cloud Strategie van Post NL.

Stork en SAP Business ByDesign
Stork is ook een SAP ECC huis. Echter voor de ondersteuning van Stork Technical Services heeft Stork ervoor gekozen voor SAP Business ByDesign.  De landenorganisaties kenden een eigen invulling en de ondersteuning was gericht op de financiële administratie. De operaties werden vanuit Excel ondersteunt. Er was een grote behoefte om te komen tot een uniforme opzet van een Best Practice met een centrale aanpak met betrekking tot inrichting van de End-to-End bedrijfsprocessen, rapportage, product en klantdata.

Stork heeft SAP Business ByDesign op basis van een enkele Tenant ingezet voor de ondersteuning van de verschillende landen. De applicatie wordt met name gebruikt voor CRM, Sales, Project Management, Finance en Controlling. Lees ons referentieverhaal met betrekking tot deze implementatie bij Stork Australië.

Stork zet SAP Business ByDesign in voor Internationale Cloud Journey

Presentatie Stork – Cloud Journey Connect-to-Innovate 2017


Hoe ziet het Pricing Model er voor SAP Business ByDesign eruit?

Kiezen voor SAP Business ByDesign impliceert dat er geen investeringen meer gedaan hoeven te worden. Geen initiële uitgaven meer, die op de balans komen te staan (CAPEX), maar maandelijkse vaste kosten (OPEX). Deze subscription vergoeding geldt dus zowel voor de benodigde infrastructuur, het platform, de software, support, updates en toekomstige innovaties. Tevens bevat deze prijs een testomgeving, die ingezet kan worden voor het testen, training en andere zaken.

De licentie voor SAP Business ByDesign wordt geregeld op basis van “Named-Users”. Hierbij wordt er onderscheid gemaakt in het type gebruik van het gebruik:

Enterprise User
Typische Enterprise Users zijn werknemers, planners, accountants, of verkopers. Zij krijgen een rijke verscheidenheid aan kernfunctionaliteit, waaronder CRM, inkoop en sourcing, Financieel Management, HR functionaliteiten en meer. De Enterprise User voor Supply Chain beheer krijgt extra functionaliteit met betrekking tot inventaris, supply chain planning en productie.

Team User
Team Users – meestal verkopers – gebruiken de kern van Customer Relationship Management (CRM) processen, van campagnebeheer tot opportunity afhandeling.

Self-Service User
Deze Self-Service Users kunnen taken uitvoeren zoals uren- en kostenregistratie, inkoopaanvragen en reisverzoeken.


Samenvatting

Voor SAP ECC of SAP All-in-One gebruikers kan SAP Business ByDesign een perfecte opvolger zijn:

  1. Volledig geintegreerde Suite met daarin Marketing, Sales, Services, Financials, Warehousing, Production, Procurement, Logistics, Project Management en HRM;
  2. Flexibele omgeving die eenvoudig aan te passen zonder een continu beroep op de IT-afdeling;
  3. Naadloze integratiemogelijkheden met Office365, Outlook, S/4HANA On-Premise, SuccessFactors, ConCur, Ariba, SAP Hybris en SAP Cloud Platform;
  4. Beschikbaarheid over innovative analyse en rapportagemogelijkheden;
  5. Intuïtieve gebruikers interface en inzet van Mobiele apparaten en Mobiele Apps;
  6. Kant en klare End-to-End Business processen voor het opzetten van Best Practices;
  7. 24×7 beschikbaarheid

Graag geven wij de mogelijkheid om tijdens een oriënterend gesprek de mogelijkheden voor jouw organisatie te bekijken.

Harold van Pelt

Senior Manager