Efficiënt factuurbeheer met SAP Central Invoice Management
SAP Central Invoice Management biedt een geïntegreerde oplossing voor het centraal beheren van facturen binnen SAP S/4HANA Cloud, Public Edition. Met automatische OCR-herkenning en Robotic Process Automation (RPA) worden facturen efficiënt verwerkt, waardoor handmatige invoer en fouten aanzienlijk worden verminderd.
Het proces begint bij de homepagina van Central Invoice Management, waar eindgebruikers twee essentiële applicaties kunnen gebruiken:
Bij het uploaden kunnen gebruikers hun bedrijfscode selecteren en factuurbestanden eenvoudig slepen en neerzetten. Het systeem verwerkt de bestanden, waarbij de status van de facturen automatisch verandert naarmate ze verder in het proces worden opgenomen.
Na het uploaden kunnen facturen worden verwerkt via de applicatie Manage Supplier Invoices Centrally. Hier kunnen gebruikers facturen filteren op status, bedrijfscode en workflow.
Voor Non-PO facturen wordt de OCR-technologie ingezet om belangrijke velden, zoals leverancier, referentie en bruto bedrag, automatisch in te vullen. Ontbrekende gegevens, zoals grootboekrekening, belastingcode en kostenplaats, kunnen handmatig worden aangevuld. Indien nodig kan de gebruiker via Extensive Edit de verwerking verder uitvoeren in SAP S/4HANA Cloud.
Voor PO-facturen wordt de factuurinformatie automatisch opgehaald, inclusief factuurdatum, referentie en bruto bedrag. In sommige gevallen kan aanvullende correctie nodig zijn, bijvoorbeeld wanneer artikelnummer of belastingcode ontbreekt. Dit kan worden aangevuld in de uitgebreide bewerkingsmodus, waarna de factuur wordt geboekt.
SAP Central Invoice Management maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning om fouten te detecteren en correcties voor te stellen.
Voor Non-PO facturen, wordt op basis van historische gegevens een voorstel gedaan voor de juiste grootboekrekening en kostenplaats. Bij PO-facturen wordt het proces geautomatiseerd door de “Invoice Verification in the Background”-functie. De OCR-technologie leest de kopgegevens van de factuur en verwerkt deze automatisch, zonder dat handmatige invoer vereist is.
SAP Central Invoice Management is naadloos geïntegreerd met SAP S/4HANA Cloud, Public Edition, en maakt gebruik van de kracht van SAP Business Technology Platform (BTP). Hierdoor kunnen bedrijven facturen efficiënt verwerken via een uniform gebruikersinterface en real-time inzicht krijgen in hun factuurstatussen.