De overstap naar SAP S/4HANA Cloud, Public Edition brengt niet alleen een verandering in technologie met zich mee, maar heeft ook impact op de kostenstructuur en de Total Cost of Ownership (TCO). Dit artikel geeft inzicht in de opbouw van de kosten, de licentiemodellen en de factoren die van invloed zijn op de TCO.
SAP S/4HANA Cloud, Public Edition is een Software-as-a-Service (SaaS)-oplossing waarbij organisaties een abonnement afnemen. De belangrijkste kostencomponenten zijn:
Licentiekosten: Gebaseerd op het aantal en type gebruikers (Full User Equivalents, FUE). Er zijn verschillende gebruikerscategorieën, zoals self-service gebruikers, core users en advanced users, die elk een andere weging hebben in de licentiekosten.
Digital Access: Kosten voor indirecte toegang, waarbij documentcreatie wordt geteld in plaats van individuele systeemgebruikers.
Business Technology Platform (BTP): Basisfunctionaliteiten zijn inbegrepen, maar uitgebreidere integraties en uitbreidingen via BTP kunnen extra kosten met zich meebrengen.
Infrastructuur en service add-ons: Standaard inbegrepen zijn een drie-systemenlandschap (ontwikkel-, test- en productiesysteem), basis SLA’s, automatisering en beveiliging. Optioneel zijn disaster recovery, extra geheugen en een sandbox-omgeving.
SAP S/4HANA Cloud, Public Edition wordt aangeboden in twee varianten: de Base Edition en de Premium Edition. De keuze tussen deze pakketten is afhankelijk van de grootte van de organisatie en de functionele behoeften.
Daarnaast biedt het model flexibiliteit door herallocatie van gebruikers. Als bijvoorbeeld een developer niet langer nodig is, kunnen de licenties worden omgezet naar extra self-service gebruikers zonder extra kosten.
De verschuiving naar een abonnementsmodel brengt een fundamenteel andere kostenstructuur met zich mee in vergelijking met traditionele on-premise ERP-systemen. Waar on-premise systemen hoge initiële investeringen vereisen in hardware, infrastructuur en onderhoud, biedt de cloudoplossing voorspelbare en schaalbare kosten. Dit minimaliseert de behoefte aan grootschalige upgradeprojecten en verlaagt de onderhoudskosten.
Een belangrijke factor die de totale eigendomskosten beïnvloedt, is de mate van aanpassing van het systeem. SAP S/4HANA Cloud, Public Edition stimuleert een clean core-benadering, waarbij maatwerk zoveel mogelijk wordt vermeden.
Mogelijke aanpassingen, zoals extra velden, aangepaste rapportages of eigen API-integraties, kunnen de initiële implementatiekosten verhogen, maar ook de onderhoudskosten en complexiteit op de lange termijn. Organisaties moeten zich daarom afvragen of een gewenste wijziging echt noodzakelijk is, of dat de standaardfunctionaliteit volstaat.
De overstap naar een cloudgebaseerd ERP vraagt om een andere manier van werken. Best practices uit de SAP-standaard helpen bedrijven om sneller live te gaan en operationele kosten laag te houden. Daarnaast biedt de cloudomgeving continue innovatie, met halfjaarlijkse updates die eenvoudig kunnen worden doorgevoerd zonder verstoringen.
Adoptie van de cloud gaat verder dan de IT-afdeling; alle gebruikers binnen de organisatie moeten goed getraind worden en de verandering omarmen. SAP ondersteunt dit met uitgebreide leerpaden en trainingsmodules via het Learning Hub.
Op basis van eerdere implementaties zijn er enkele belangrijke inzichten te benoemen:
Stap-voor-stap implementatie: Begin met de kernfunctionaliteiten en breid vervolgens uit, zodat gebruikers zich sneller aanpassen en de adoptie verbetert.
Gebruik standaardfunctionaliteit: Dit verlaagt de operationele kosten en voorkomt complexe maatwerkoplossingen.
Goed inzicht in licentiebehoefte: Een correcte inschatting van het aantal en type gebruikers voorkomt onverwachte kosten.
Integratieplanning: Een goed doordachte integratiestrategie voorkomt extra complexiteit en onverwachte kosten tijdens de implementatie.
Presentatie