Page content

article content

Succesvolle voorbereiding voor de overstap naar S/4HANA Cloud ERP

Waarom bedrijven overstappen naar Cloud ERP?

Succesvolle voorbereiding voor de overstap naar S/4HANA Cloud ERP is een vervolg op de initiële serie webinars over het overstappen nar SAP Cloud ERP. Scheer Nederland is in december 2017 gestart met een serie webinars over “Waarom bedrijven overstappen naar Cloud ERP?”. In deze serie werden zowel SAP Business ByDesign als SAP S/4HANA besproken en de verschillen tussen deze twee SAP Cloud ERP-oplossingen.
Deel 1: Overstappen van SAP ECC naar SAP Business ByDesign
Deel 2: Overstappen van SAP ECC naar SAP S/4HANA Cloud ERP
Deel 3: Verschillen tussen SAP Business ByDesign en SAP S/4HANA Cloud
Het verslag en de opnames van deze webinars zijn via deze link te vinden

Succesvolle voorbereiding voor de overstap naar S/4HANA Cloud ERP

Dit is een verslag van het webinar “Succesvolle voorbereiding voor de overstap naar S/4HANA Cloud ERP”, dat door Iris de Wit op 28 juni 2018 is gegeven in samenwerking met VNSG. In dit webinar zijn de volgende vragen aanbod gekomen:

Zie onderstaand de uitwerkingen van deze vragen.


Waarom stappen bedrijven over naar ERP Cloud?

De belangrijkste drijfveer is de vraag vanuit de markt naar innovatie en digitalisering.

In een On-Premise omgeving is het moeilijk om snel een nieuw businessmodel op te zetten. De meeste tijd (en ook vaak het grootste deel van het budget) wordt besteed aan het up-to-date houden van de applicatie, zonder het doorvoeren voor innovaties.

  • SAP Cloud ERP-omgeving biedt veel meer flexibiliteit en snelheid om op deze wensen in te kunnen spelen.
  • In een Cloud omgeving is het makkelijker en goedkoper om business in verschillende landen snel uit te rollen, zonder dat het centrale systeem hiervoor dient te worden aangepast
  • SAP Cloud ERP-omgeving vereenvoudigt de mogelijkheid om processen met klanten en overige business partners te digitaliseren door middel van de beschikbare web-services.

Een andere reden waarom organisaties over willen gaan naar SAP Cloud heeft te maken met de hoge onderhoudskosten. Upgrades naar nieuwere versies worden continue uitgesteld vanwege de kosten en de effort die daarbij komen kijken. Gebruikers klagen over de gebruikersvriendelijkheid van de huidige functionaliteit en de look en feel van de On-Premise ERP-systemen.


Welke ERP oplossingen heeft SAP voor in de Cloud?

SAP heeft op dit moment 3 ERP Cloud (SaaS) oplossingen. Te weten S/4HANA Cloud, SAP Business ByDesign en SAP Business One. Saas staat voor Software as a Service.

SAP Cloud ERP Producten

SAP Cloud ERP Producten

SAP S/4HANA Cloud voor middengrote grote ondernemingen

SAP S/4HANA Cloud is geschikt voor middelgrote tot grote ondernemingen die op zoek zijn naar een ERP-oplossing voor complexe multinationale bedrijfsomgevingen met meerdere entiteiten.

SAP S/4HANA Cloud biedt vele voordelen, waaronder in-memory computing, geavanceerde business intelligentie, digitale assistentie en real-time gegevensbeheer en dashboardmogelijkheden.  Kenmerkend voor SAP S/4HANA in combinatie met de SAP HANA Database zijn de intelligente functies uit gevoerd door CoPilot, automatisering van handmatige taken via AI en Machine Learning en Predictive Analytics als ondersteuning van real-time besluitvorming. SAP S/4HANA Cloud kent tevens een kwartaal update met nieuwe en aanvullende functionaliteiten.

SAP Business ByDesign voor middelgrote ondernemingen

SAP is al actief vanaf 2007 met deze Cloud Suite-in-a-Box oplossing voor middelgrote ondernemingen. SAP Business ByDesign is eveneens opgebouwd van Beste Practices en configureerbaar, inclusief multi-company, multi-currency, multi-books,  inter-company support en lokalisaties. Deze versie is tevens geschikt voor buitenlandse vestigingen van de grote multinationals om in een Two-Tier omgeving te worden ingezet

SAP Business One voor kleine ondernemingen

SAP Business One (single company, single currency, single language), is bedoeld is voor kleinere bedrijven, actief binnen 1 land.


Wat houdt Software as a Service (Saas) in?

Succesvolle voorbereiding voor de overstap naar S/4HANA Cloud ERP begint eenvoudig met het het verkrijgen van één URL en toegang tot het internet.  Op deze manier hoeven er dus geen hoge kosten te worden gemaakt voor de hardware en het onderhoud daarvan. Dit impliceert dat de architectuur, het platform, software, opslagruimte, onderhoud, beheer, updates, beveiliging volledig en alleen SAP worden geleverd.

Met Software as a Service kunnen gebruikers overal ter wereld hun werk doen. Meer dan 90% van de bedrijven maakt al gebruik van deze Cloud technologie in een public, private of hybride Cloud omgeving.


Welke functionaliteit kent SAP S/4HANA Cloud?

Succesvolle voorbereiding voor de overstap naar S/4HANA Cloud ERP impliceert een goed inzicht te hebben in de ondersteuning van standaard Industry Best Practices voor uw onderneming. De release-update van het komende kwartaal en de reoadmap informatie geven duidelijkheid wat er de komende  maanden is te verwachten.

SAP S4HANA Release Plan

SAP S4HANA Release Plan

In het onderstaande schema is duidelijk te zien hoe SAP S/4HANA zich de afgelopen periode heeft ontwikkeld. Naast de functionaliteit (Scope Items – Business Functions) worden er iedere release extra zaken toegevoegd, zoals: API Operations voor integraties, Self Service Configuration options, Lokalisaties en Talen.

SAP S/4HANA Release Onderdelen

SAP S/4HANA Release Onderdelen

SAP S/4HANA Cloud ERP is volop in ontwikkeling en bevat per 1805 ondersteuning voor de volgende Lines of Businesses:

  • Asset Management
  • Commerce
  • Finance
  • Human Resources
  • Manufacturing & Supply Chain
  • Professional Services
  • Research & Development
  • Sourcing & Procurement
  • Sales

Bovenstaande Lines of Businesses zijn uitgewerkt in Industry Best Practice met volledig uitgewerkte end-to-end processen.

SAP S/4HANA Featured Scope Descriptions

SAP S/4HANA Featured Scope Descriptions

In deze bijlage vindt u een compleet overzicht van de functionaliteiten van de 1805 versie van SAP S/4HANA Cloud.


Wat betekent de SAP S/4HANA Cloud & Intelligente Core voor organisaties?

S/4HANA is opgebouwd rondom de zogenaamde Intelligent Core. In deze Intelligent Core zit een enorm aantal aan Best Practices Processen op het gebied van verkoop, service, inkoop, projectmanagement, productie, logistiek, magazijnbeheer, kwaliteitsmanagement en financiën en controlling. De vernieuwde ERP-functies zorgen voor slimme, effectieve maar ook bredere inzet van ERP binnen organisaties. Denk bijvoorbeeld aan rol gebaseerde mobiele Applicaties.

Naast de ERP functionaliteit heeft Intelligent ERP als doel om alle standaardtaken zo veel mogelijk over te gaan nemen.

Process Automation
Machine Learning en Artificial Intelligence wordt ingezet om meer en meer terugkomende taken verder te automatiseren. Denk hierbij aan het boeken van facturen, verwerken van betalingen of het klaarzetten van betaaladviezen;

Intelligent Assistants
De dialogen zijn verbeterd en versimpeld waardoor men meer focus krijgt op alleen datgene dat van belang is. Nieuwe dialogen richten zich op vision, voice en messaging;

Predictive Analytics
Door de in-memory verwerking kan continue worden bekeken wat de mogelijkheden zijn in de toekomst in plaats van terug te kijken naar het verleden;

SAP CoPilot
De Digitale assistent die tevens op basis van voice-recognition werkt.

SAP S/4HANA Cloud is een Federated Suite beschikt naast ERP-functionaliteit over een naadloze aansluiting met aanvullende applicaties. Zo kan ERP worden uitgebreid met SAP-applicaties, zoals o.a. Successfactors (Human Resource Management), Concur (reis- en onkostendeclaraties), Ariba (Strategische en tactische inkoop) en C/4HANA – (CRM en Webshop Management).

SAP S4HANA Intelligent Core

SAP S4HANA Intelligent Core

Een voorbeeld is bijvoorbeeld SAP Hybris wanneer u een webshops wilt integreren of SuccessFactors voor de gehele personeelsadministratie met bedrijfsspecifieke onderwerpen zoals Talent Management.

De benodigde integratiescenario’s met deze andere Cloud oplossingen zijn out of the box beschikbaar. SAP is hard bezig met het verrijken van de Best Practice Scenario’s. Ieder kwartaal worden er vele processen toegevoegd. Het SAP Cloud Platform stelt organisaties in staat om aanvullende functionaliteit in te zetten die niet binnen SAP S/4HANA en de SAP ECO-Applicaties beschikbaar zijn.


Hoe wordt SAP S/4HANA Cloud up-to-date gehouden?

Onderzoek heeft uitgewezen dat organisaties met een On Premise SAP ERP versie gemiddeld 2 versies achterlopen. Dit impliceert dat er 2 tot 4 jaren over gedaan wordt, om de laatste functionaliteit in het productiesysteem te krijgen.  Om nog  maar niet te bespreken over de snelheid waarmee add-on innovaties gerealiseerd kunnen worden

SAP S4HANA Release Plan

SAP S4HANA Release Plan

S/4HANA Cloud wordt elk kwartaal bijgewerkt met de laatste updates en mogelijke nieuwe innovaties.

Ieder kwartaal wordt de major release vrijgegeven in de middelste maand van het kwartaal. Zo beginnen we dit jaar met release 1802. Hierdoor lopen bedrijven het minste risico met hun kwartaal- en jaarafsluitingen. De installatietijd voor een dergelijke major release is 24 uur, maar de praktijk leert dat dit veel sneller gaat.

Twee weken voor een major release, wordt de kwartaalupdate op de QA-tenant gezet, zodat klanten de impact van de nieuwe functionaliteit kunnen testen. Eventuele bugs kunnen samen met de major release in de vorm van hotfixes worden opgelost. Elke twee weken zijn er hotfixes, die een maximale downtime kennen van 2 uur, maar ook dit is in de praktijk veel lager. De updates worden in het weekend doorgevoerd en er is geen mogelijkheid om een release of fix tegen te houden.

Het is belangrijk te weten dat een upgrade feitelijk een non-event is omdat SAP alle pre-testing reeds heeft gedaan. De volgende werkdag ontvangt u een mededeling wat er nieuw is binnen SAP S/4HANA en u kunt direct verder werken. Scheer Nederland is sinds 2012 gebruiker van SAP Cloud ERP en heeft nog nooit hinder ondervonden van een kwartaal update.

Als voorbereiding op een kwartaal update is het aan te raden op de aanwezige Best Practice Explorer te gebruiken om de details te bestuderen. Daarnaast geeft de SAP S/4HANA Roadmap inzicht welke veranderingen er de volgende kwartalen aankomen.


Wat is er toegevoegd aan de SAP S/4HANA 1805 Release?

Binnen de release zijn er 39 nieuwe Scope Items toegevoegd. Een Scope Item staat gelijk aan een nieuw proces of een variant op een bestaand proces. Een voorbeeld van de mei release is bijvoorbeeld, geheel in de intelligent ERP gedachte, Fiori apps voor Quality Management of Finance topic Open Item Management / Contract accounting.


In welke landen kan SAP S/4HANA Cloud worden ingezet?

Wanneer u met de voorbereidingen bezig bent voor uw Cloud Roadmap, is het van groot belang te weten welke landen standaard door SAP S/4HANA worden ondersteunt, door de lokalisatie functionaliteit. Lokalisaties zorgen namelijk voor lokale afhandeling van belastingen, wet- en regelgeving en de benodigde rapportages.

SAP S/4HANA ondersteunende landen

SAP S/4HANA ondersteunende landen

Momenteel zijn er 33 lokalisaties van landen beschikbaar. In de release van 1808 worden onder andere de volgende landen toegevoegd: Finland, Polen en Saudi-Arabië. Inclusief de Finse en Poolse taal. Voor de release van 1811 staan Roemenië en Turkije op het programma, inclusief de ondersteuning van deze talen.

SAP S/4HANA talen

SAP S/4HANA talen


Voorbereiden van de SAP Cloud ERP-implementatie met SAP Activate

SAP Activate is de implementatie aanpak voor SAP Cloud ERP implementaties. Scheer Nederland gebruikt ook deze aanpak, waarbij wij een extra focus hebben toegevoegd op de focus van de ondersteuning van uw end-to-end bedrijfsprocessen.

SAP Activate Methodiek

SAP Activate Methodiek

Dit zijn de fases van SAP Activate. SAP Activate is de implementatie aanpak waarin u gecontroleerd de verschillende stappen doorloopt om een succesvolle implementatie af te ronden. SAP Activate bevat tevens verschillende accelerators, zoals templates, procesmodellen en test scripts.

Discovery
In de Discovery fase heb je toegang tot een zogenaamd Discovery systeem
Met volledig geactiveerde voorbeeld business processes en organisatiestructuur en Master Data die je kunt gebruiken. In deze face worden belangrijke business beslissingen genomen met betrekking tot de Scope.

Prepare
In de Prepare fase start feitelijk de Project Kick-off en wordt informatie voor de Fit-to-Standard Analyse aangeleverd. Dit houdt in dat aan de hand van vragenlijsten de voorlopige scope van de inrichting van de applicatie wordt bepaald.

Explore
In de Explore fase wordt de Fit-to-Standard analyse verder uitgewerkt. Iedere Best Practice Flow die binnen de scope valt, komt aan bod, wordt gedemonstreerd en er wordt bepaald of de fit op basis van de standaard functionaliteit afdoende is. De gevonden Gaps worden gelogd en er wordt gekeken of de Gap op de Roadmap staat voor de toekomst versie of dat deze Gap opgelost dient te worden met een klantspecifieke Extenisibilty, uitgerold via het SAP Cloud platform.

SAP S/4HANA Process Flow

SAP S/4HANA Process Flow

Realize
Tijdens de realisatiefase kun je de vruchten plukken van de succesvolle procesdreven voorbereiding. Omdat nu duidelijk is welke processen een fit hebben, zijn de integratie testen al voor een groot gedeelte compleet voorbereid.

Deploy and Run
Deploy en Run is het daadwerkelijk live brengen van de oplossing en het ondersteunen van de applicatie richting gebruikers.

Voor de latere innovaties (functionele uitbreidingen) wordt feitelijk het proces vanaf Prepare weer ingezet


Welke licenties zijn er beschikbaar voor SAP S/4HANA Cloud?

Als voorbereiding is het belangrijk om te weten hoe het prijsmodel van SAP S/4HANA Cloud is opgebouwd omdat deze structuur wezenlijk anders is dan bij de On-Premise omgeving.
Omdat geen software geïnstalleerd hoeft te worden, zijn er geen licentiekosten, maar heeft S/4HANA Cloud een subscription model dat voor een bepaalde periode wordt aangegaan. Voor een prijs per gebruiker (minimum 50 gebruikers) krijg je een URL en je kunt werken in een volledig door SAP beheerde omgeving. Wat krijg je hier dan onder andere voor?

Wat zit hier zoal in? Infrastructuur hosting, een Quality Systeem en een productiesysteem. 4 kwartaal releases met updates en extra functionaliteit. 100 GB in memory storage (onafhankelijk van het aantal users). SAP Cloud platform integratie services, waar 3 gemanagede connecties met andere SAP Cloud producten inbegrepen zijn. En niet te vergeten de multi currency, company en countrysupport. Dit alles met als doel dat uw organisatie minder tijd en geld kwijt is aan het beheer maar de focus kunt leggen op uw business.

Belangrijk aandachtspunt is de rol gebaseerde benadering voor het selecteren van de juiste gebruikslicenties. De aantallen van de benodigde licenties dienen helder te zijn wanneer het contract wordt afgesloten. Na het tekenen van het contract, kunnen zij direct aan de slag.

Voor SAP S/4HANA is het tevens van belang om inzicht te krijgen in benodigde Data Storage behoefte omdat er boven de 100GB een additionele toeslag volgt.


Wat zijn de verschillen tussen een SAP Cloud ERP en SAP On Premise implementatie project?

Een goede voorbereiding houdt ook in om goed helder te hebben dat een cloud implementatie volledig anders is dan een normale On-Premise implementatie. Om te beginnen is er geen Fit-to-Gap meer wordt er van uitgegaan dat voor de Best Practice Processes zoveel mogelijk Fit-to-Standard van toepassing is.

  • Procesmatig denken en benaderen wordt nog belangijker vanwege de volledige integrale oplossing.
  • Geen SAP ECC Tcodes maar eenvoudige SAP S/4HANA Launch apps.
  • Configuratie is dynamischer en gebeurt op basis van Scoping Elements via Self Service Configuration Apps.
SAP Cloud Project Focus

SAP Cloud Project Focus

Een Cloud Implementatie is anders: Het vergt een compleet andere mindset dan een normale On-Premise implementatie.  De focus ligt met name op de End-to-End processen en de mogelijkheid om innovatie snel en integraal door te kunnen voeren. Aanvulling op de SAP Activate Methodolgy zijn de Scheer Industry Best Practices die verder zijn uitgewerkt in de ARIS BPM tool. Hierbij hebben de End-to-End een gelaagdheid in het procesmodel, waardoor bij  integratietesten het gehele End-to-End flow, inclusief procesvarianten aanbod komen.

Scheer Performance Ready aanpak voor Cloud ERP

Scheer Performance Ready aanpak voor Cloud ERP


Welke tools zijn er voor de SAP S/4HANA Tools beschikbaar?

Onderstaand een overzicht van de S/4HANA Prepare Tools van SAP die kunnen worden gebruikt in de voorbereiding naar de transitie naar SAP S/4HANA Cloud ERP.

SAP S/4HANA Prepare Tools

SAP S/4HANA Prepare Tools

Bekijk alle details van deze 10 tools hier.


Hoe zien de Fit-to-Standard Workshops van Scheer eruit?

Een belangrijk onderwerp dat cruciaal is voor het uiteindelijke resultaat is de Fit-to-Standard analyse. Deze vindt plaats nadat het Contract is ondertekend en wanneer de initiële Scoping is gedaan.

Het doel is de organisatie bekend maken met de processen die in de solution scope zijn opgenomen. Dit wordt gerealiseerd door de volgende aanpak:

  • Het uitgangspunt is dat er zoveel mogelijk een fit moet plaats vinden met de best practice processen;
  • Eventuele gaps worden vastgelegd;
  • De scope wordt gevalideerd en eventuele gaps worden vastgelegd en ook eventueel benodigde extensies en integratie vereisten;
  • Configuratie waardes worden bepaald;
  • Vastleggen van de organisatie structuur en Chart of Accounts.

Uiteindelijk wordt het gehele proces integraal doorlopen. Alle disciplines, zoals Sales, Logistiek, Finance, komen hierbij aanbod. Vervolgens wordt het proces getest en verder geoptimaliseerd. Dit is een iteratief proces totdat alles klaar is voor de integratie test. S/4 HANA Cloud wordt geleverd met een geïntegreerde test tool.


Hoe kan u uw SAP CLOUD ERP Roadmap voorbereiden?

Een SAP Cloud ERP Roadmap is een uitwerking van een lange termijnplan met een visie, een aanpak en een business case.
De visie benoemt de kenmerken van uw (nieuwe) businessmodel, de value drivers, de huidige of verwachte problemen, uw business doelstellingen, de prioriteiten en de risico’s;
De aanpak toont het Waarom, Wie, Wat en Hoe van de end-to-end processen en in welke stappen de organisatie, de processen en systemen worden verbeterd/vernieuwd. Maar ook de impact op uw organisatie, datamanagement, rapportages, dashboards, de IT-afdeling en de benodigde ondersteuning;
De business case bevat een prognose van de kosten en de baten voor een periode van 3 jaar. Daarbij worden ook niet tastbare voordelen benoemd;
De uitwerking van de SAP Cloud ERP Roadmap geschiedt in nauwe samenwerking met uw Business Process Owners, specialisten en managers en wordt gepresenteerd aan het betrokken management.

Scheer’s Redocu Services
Wanneer uw organisatie over SAP ECC beschikt kan de SAP Redocu Service een uitkomst geven om de huidige situatie met betrekking tot uw SAP-processen in kaar te brengen, maar tevens te analyseren voor mogelijke verbeteringen.
Via een apparte tooling kan dit snel, effectief en volledig worden uitgevoerd:

  • Welke processen worden er gebruikt en hoe zien deze proces flows eruit?
  • Hoe kunnen deze processen worden geoptimaliseerd en worden ondersteunt vanuit de standaard SAP Industry Best Practices?
  • Hoe vaak worden deze processen binnen uw organisatie feitelijk gebruikt?
  • Waar zijn momenteel Customizations toegepast?
  • Analyse van de transactie gerelateerde data met betrekking tot juistheid, wachttijden, correcties, etc.
scheer's REDOCU Service

Scheer’s REDOCU Service

Hoe kan Scheer u hierbij helpen?
Scheer organiseert periodiek webinars die informatie verschaffen over SAP Cloud ERP-producten, waarbij we ingaan op de verschillen SAP S/4HANA Cloud en SAP Business ByDesign en aandacht besteden aan de implementatie inspanning.

Momenteel is Scheer Nederland bij een aantal bedrijven bezig om deze Discovery fase uit te voeren om tot een SAP Cloud Roadmap te komen.

Wij geven u de mogelijkheid om een geheel vrijblijvend oriëntatiegesprek met ons aan te gaan. Doelstelling van deze ontmoeting is dat u een beter beeld krijgt van ons en wij een beeld krijgen van uw situatie, uitdagingen en wensen ten aanzien van de toekomst.

Meer details hierover vindt u op de pagina “Make the move to the new generation ERP

 

Inschrijven nieuwsbrief
Overstappen naar SAP Cloud ERP
Wij hebben ook een hekel aan spam
Olaf van Egmond
Olaf kenmerkt zich door zijn brede ervaring in de SAP-wereld met zowel gebruikers-, support en consultancy ervaring in diverse gebieden binnen SAP ERP. Als gebruiker in de rol van manager commerciële backoffice in de food & beverages, logistiek manager in de procesindustrie en six sigma black belt. Daarnaast met een diversiteit aan klanten gewerkt in verschillende support rollen, services, industrie, overheid, NGO’s en ook als projectmanager of business consultant in implementatietrajecten. De projecten variëren in grote en tijd tussen een enkele locatie in enkele maanden tot aan global templates die over meerdere landen over meerdere jaren heen geïmplementeerd werden. Uitgangspunt is dat het proces efficiënt door een organisatie uitgevoerd kan worden waarbij eenieder begrijpt wat zijn rol in het geheel is.