Marina Hommersom – één van onze business consultants van het eerste uur, deelt haar ervaringen van verschillende SAP Public Cloud implementatieprojecten. Marina heeft SAP Cloud projecten uitgevoerd in Australië, Colombia, Trinidad & Tobago, Nigeria en in Nederland. Marina heeft door deze ervaring een heldere kijk gekregen hoe de medewerkers van bedrijven bezig zijn met hun rol binnen de SAP Cloud implementatie.
Scheer Nederland beleeft in 2021 het eerste 10-jarige jubileum waar het gaat om het implementeren van SAP Cloud oplossingen. Dit begon in 2012 met SAP Business ByDesign en in 2017 volgde SAP S/4HANA Cloud met de Public Cloud editie. In de afgelopen 10 jaar heeft Scheer Nederland implementaties gedaan voor bedrijven met operaties zowel binnen Nederland als ver daarbuiten.
De opdrachten die Marina, voor Scheer Nederland heeft mogen uitvoeren, zijn als volgt in te delen:
- Vervangen van huidige ERP met SAP Cloud ERP
- Uitbreiden van de huidige ERP met SAP Cloud ERP
- Het optimaliseren – vaak werkbaar maken - van SAP Cloud ERP implementaties
Wat maakt het succes van SAP Cloud ERP voor bedrijven?
SAP Cloud ERP is succesvol wanneer de standaard aanwezige Industry Best Practices een uitkomst gaan bieden. Dit geldt voor bedrijven die op zoek zijn naar een oplossing voor Sales, Finance, Projecten, Manufacturing en Supply Chain. Met SAP Cloud ERP krijgen zij een real-time ERP systeem met volledige integratie tussen de verschillende modules, die vervolgens ingezet kan worden in verschillende landen.
In de meeste gevallen speelt proceskennis een belangrijke oorzaak. Bij het implementeren van SAP Cloud ERP kan worden uitgaan van de mogelijkheden van de applicatie of de noodzakelijkheden van de business. Vanuit Scheer richten wij ons op de ondersteuning van de noodzakelijke processen om te zorgen voor een integrale en volwaardige end-to-end ondersteuning. Wij sturen op welke output de organisatie nodig heeft en hoe zij willen rapporteren om tot een volwaardige oplossing te komen.
Van belang is dat alle betrokken afdelingen een eenduidige kijk en werking kennen van dit systeem.
Wat zijn de 4 belangrijkste aandachtspunten voor een succesvolle SAP Cloud Implementatie?
Om SAP Cloud succesvol te implementeren zijn er vier belangrijke aandachtspunten:
- Zorg voor een heldere Scope afbakening: Duidelijke scope afbakening waarbij het voor de gehele organisatie helder is welke functionaliteit voor welk doel wordt ingezet, binnen de beschikbare budget en tijd;
- Betrek de juiste medewerkers: Volledig commitment en betrokkenheid van medewerkers vanuit de betrokken afdelingen;
- Kies voor heldere communicatie: Zorg voor heldere communicatie bij start, uitvoering, oplevering en nazorg van het project;
- Documentatie is King: Maak onderhoud en beheer inzichtelijk. Niet alleen nu, maar ook later
Zorg voor een heldere Scope Afbakening
Het inzicht en de kennis over de huidige en de nieuwe gewenste omgeving, zorgt geregeld voor aanpassingen van de scope van het project. Wij ervaren dat de betrokken medewerkers vooraf wel precies weten wat er binnen hun afdeling gebeurt, maar in mindere mate inzicht hebben in de verdere verwerking buiten hun afdeling en wat de nu de invloed is van hun acties op het gehele proces.
Het succes van SAP Cloud ERP wordt behaald met het kunnen inzetten van zoveel mogelijk standaard Industry Best Practices. Fit-to-Standard: het elimineren van complexiteit en het behouden van een omgeving waarbij toekomstige updates en innovaties eenvoudig via de kwartaal updates kunnen worden doorgevoerd.
20/80 regel van toepassing op unieke processen
Het is onze ervaring dat bedrijven 80% van hun processen kunnen ondersteunen met standaardoplossingen en dat een klein deel van hun business echt uniek is voor het succes waarbij aanvullende oplossingen noodzakelijk zijn. Deze fit-to-standard bewustwording groeit tijdens het project!
Betrek de juiste medewerkers
Om veranderingen constructief en succesvol door te kunnen voeren, is het van belang om volledig inzicht te hebben in de verschillende bedrijfsprocessen. Hierdoor wordt draagvlak gecreëerd binnen de organisatie. De Scheer consultants organiseren workshops, waarbij de verschillende end-to-end processen op een interactieve wijze worden doorlopen.
In deze workshops betrekken wij de key-users van alle betrokken afdelingen zoals financiën, inkoop, verkoop, projecten en logistiek. Tijdens deze workshops komen de vragen los en wordt het stap voor stap duidelijk hoe de processen binnen en tussen afdelingen (gaan) lopen.
Om veranderingen constructief en succesvol door te voeren, is het van belang om volledig inzicht te hebben in de verschillende bedrijfsprocessen. Hierdoor wordt draagvlak gecreëerd binnen de organisatie.
Creëer interactie, een snelle leercurve en acceptatie door middel van Sprints
De interactie, tijdens de demo van de standaard processen, zorgt voor bewustwording van concepten, de functionaliteit en voor een integrale oplossing. In dit traject is het van belang de scope vast te houden en door middel van “sprints” de gewenste functionaliteit binnen de scope uit te werken. De inzet van sprints helpt om processtappen te configureren en te testen met betrokkenheid van de verschillende afdelingsdisciplines. Sprints hebben een beperkte duur van enkele weken, zodat de doorlooptijd van het project wordt bewaakt.
Voor klant-specifieke eisen die niet via de standaard functionaliteit worden ondersteund, onderzoeken wij een aanvullende oplossing in de vorm van white-listed API’s of extensibility opties. White-Listed API’s zijn integraties die out-of-the-box werken in combinatie met de Public Cloud oplossing. Extensibility oplossing wordt ontwikkeld boven op de standaard. Hiermee wordt de kern van oplossing “schoon” gehouden, zodat toekomstige updates kunnen worden doorgevoerd.
Kies voor heldere communicatie
Hoe belangrijk is communicatie voor een succesvolle implementatie? Communicatie is een heel belangrijk aspect binnen een SAP Cloud ERP project omdat er meerdere afdelingen, meerdere belangen en meerdere inzichten bij betrokken zijn.
Omdat SAP Cloud ERP geen IT-project is, zien wij vaak dat alleen Finance belast wordt met de invoering, sturing en afhandeling van allerlei vragen rondom de inrichting van SAP Cloud ERP. Hierbij spelen onderwerpen een rol, die ver van de financiële afdeling liggen en waar de proceseigenaren dienen op te treden. Met de inzet van SAP Cloud ERP is de nieuwe functionaliteit eenvoudig over verschillende afdelingen in te zetten. Dit vergt een nauwe betrokkenheid van deze afdelingen met het toewijzen van de medewerkers, proceseigenaren met de juiste verantwoordelijkheid en toewijding.
Maak tijd vrij voor Change Management voor medewerkers, rollen en processen
SAP Cloud ERP is vanaf dag 1 als applicatie beschikbaar, maar het heeft tijd en aandacht nodig om de concepten te begrijpen. De proceseigenaren hebben een belangrijke rol in het trainen en uitleggen van de nieuwe processen/werkwijze en het management dient dit proces te faciliteren.
Voor een succesvolle implementatie is een transformatie – veranderingsproces – echt noodzakelijk. Idealiter dient een selecte en vaste groep van medewerkers (per afdeling) voldoende tijd te krijgen om het project succesvol te laten verlopen. Dit houdt in dat zij volledig gefocust zijn op het project. Als zij namelijk ook nog andere verplichtingen ernaast hebben zoals de normale werk processen, is de werkbelasting te hoog en dit gaat vaak ten koste van het project[HM2] [SB3] [SB4] [SB5] [SB6] [SB7]
Documentatie is king
Het is van groot belang om zaken te documenteren. Veel bedrijven beschikken niet over gedetailleerde procesdocumentatie en werkinstructies. Het ontbreken van deze details maakt huidige en toekomstige discussies lastig.
Het documenteren zorgt voor borging, kennis en inzicht voor huidige en toekomstige medewerkers. Voor Scheer is bij de implementatie van SAP Cloud ERP het opzetten, onderhouden en inzetten van proces-en werkinstructies, de kern van de uit te voeren activiteiten.
Marina Hommersom,
Senior Consultant voor SAP Cloud ERP oplossingen