Mastervolt verbetert de processen 

met Cloud ERP - SAP Business ByDesign

Naar aanleiding van de overname door Brunswick was Mastervolt genoodzaakt om de fiscale kalender aan te passen. Deze noodzaak gaf ook kansen om nog eens zeer kritisch naar de processen te kijken en onderliggende structuur te verbeteren.

Simplificering van de bedrijfsvoering

Mastervolt koos voor een nieuwe implementatie met de initiële verwachte voordelen voornamelijk op het vlak van een simplificering binnen Finance en de organisatiestructuur. Kortweg: "Hoe kan Mastervolt de bedrijfsvoering simpel maken?" Maar tegelijkertijd was het ook belangrijk om een solide fundament te creëren voor continue procesinnovatie en aanpassingen in de business.

Mastervolt heeft in een eerdere implementatie ervoor gekozen om het ERP-systeem helemaal aan te passen aan bestaande werkwijze en hiervoor tal van customizations in het systeem door te voeren. In deze nieuwe implementatie is nadrukkelijk gekeken hoe de aanwezige SAP Best Practices kunnen worden ingezet waardoor afscheid genomen kan worden van het maatwerk.

Het analyseren van de processen was best wel een uitdaging voor de organisatie, maar al snel was het duidelijk dat de standaard processen toegepast konden worden. Door het wegvallen van het onderhoud van de customizations, werd direct de TCO gereduceerd.

Scheer is gevraagd te helpen en zeer kritisch mee te kijken naar hoe Mastervolt daadwerkelijk is georganiseerd en het doel hiervan. 

Er is een nieuwe opzet van de financiële administratie met een veel duidelijkere basisstructuur opgezet. Door deze structuurwijzigingen is het real-time inzicht in de business direct verbeterd. Door de nieuwe inrichting zijn de uitvoerende taken verschoven naar het sturen op uitzonderingen.

Diederik van Dijk benadrukt: "De expertise van Scheer is cruciaal geweest in de visie om de processen heel nadrukkelijk end-to-end te benaderen en kritisch te zijn waar wij onszelf “bijzonder” vonden".

Aanpak met focus op end-to-ends

De implementatie is uitgevoerd met een focus op de fundamentele elementen die flexibiliteit naar de toekomst garanderen. Hierbij is veel aandacht besteed aan de opzet van de volgende onderdelen:

• De organisatiestructuur
• De structuur van cost centers en profit centers.
• Het grootboekrekeningschema
• De Accounting Principles

Op basis van deze vernieuwde structuren zijn de Best Practice processen besproken en heeft er een migratie van de masterdata plaatsgevonden.

Ferry Bogaards stelt: "Met een agressieve Go-Live van 6 weken, zijn business opportunities alleen meegepakt indien deze opportunities reëel en cruciaal waren voor de Go-Live. Andere geïdentificeerde business verbeteringen zijn genoteerd om direct na Go-Live te worden opgepakt". 

Na de Go-Live zijn direct de volgende resultaten zichtbaar geworden:

• Inzet van built-in Analyse tools om bottlenecks in de processen te identificeren;
• Het verkorten van de financiële afsluiting van 4 naar 2 ½ dag;
• Het beschikbaar hebben van real-time KPI’s dashboards om de business performance van verkoop, inkoop, logistiek en customer care elk moment van de dag te volgen;
• Clean System: Geen maatwerk meer.

SAP Business ByDesign zorgt voor een eenvoudige wijze van het combineren van transactiegegevens met analytische gegevens, dat zorgt voor extra inzicht om te komen tot een sterke verbetering in de bedrijfsvoering.

Diederik van Dijk stelt dat Scheer echt een partner is gebleken gedurende deze implementatie. Aspecten die daarbij opvielen zijn:

• Een hele duidelijke coördinerende rol in de implementatie.
• Zeer heldere visie over hoe end-to-end werkt en dit goed kunnen overbrengen op alle niveaus in onze organisatie.
• Diepgaande kennis van SAP Business ByDesign.

Mastervolt kan nu stap voor stap op dit fundament verder werken aan de geïdentificeerde verbeteringen. Procesverbeteringen waaraan nu gewerkt zal worden zijn:

• MRP optimalisatie met transfers tussen verschillende voorraadlocaties;
• Demand Planning van de voorraadartikelen implementeren;
• Projectmatig werken bij Research & Development;
• Afhandelen van klantretouren;
• Reparaties in samenhang met een SLA en garanties;
• Invoeren van Workflows;
• Scannen en boeken van facturen.