Stork Colombia 

verbetert de uitvoering en inzicht 

van processen en projecten

De implementatie van het SAP ERP Cloud-systeem in Colombia maakt deel uit van de wereldwijde strategie van Stork om de operationele uitvoering in alle dochterondernemingen te verbeteren. Door te werken aan een gemeenschappelijk Stork-systeem met geharmoniseerde bedrijfsnormen, -processen en datastructuren, kan Stork Colombia zorgen voor een duidelijke en betrouwbare project-, financiële- en managementrapportagestructuur.

Stork Colombia gebruikte verschillende geïsoleerde en niet-geïntegreerde applicaties om het bedrijf te faciliteren en activiteiten zoals analyse en rapportage werden voornamelijk gedaan in Excel. Dit resulteerde in te veel tijd en moeite om betrouwbare rapporten te genereren voor de ondersteuning van de dagelijkse besluitvorming. Als gevolg hiervan was het onmogelijk om up-to-date informatie op verschillende niveaus in de organisatie te garanderen.

Javier Marquez: “Ons management wilde deelnemen aan het wereldwijde ERP-initiatief om de uitvoering van onze processen te verbeteren en te zorgen voor goede controle en inzichten met het oog op:

• Snelle en betere besluitvorming op basis van betrouwbare gegevens;
• Gericht toezicht houden op de prestaties van lopende projecten door real-time inzicht in de werkelijke versus geplande projectmarge;
• Traceerbare informatie, voor het geval er een gedetailleerde analyse nodig is:.

Het Colombia-project startte in maart 2017 met een oriëntatiesessie en ging live op 1 januari 2018. SAP Business ByDesign wordt gebruikt om verkoop, projectactiviteiten, logistiek, HRM, inkoop en financiën te ondersteunen, inclusief omzetherkenning voor projecten met vaste prijs en tijd.

Scheer is gekozen als implementatiepartner voor de implementatie in Colombia.

Ferry Bogaards legt de rol van Scheer verder uit: "Scheer startte de ondersteuning van de SAP Cloud ERP-implementaties binnen Stork in 2015 voor de organisaties in Houston (USA) en Trinidad & Tobago. In 2016 ondersteunden we de creatie van een Global Reporting & Process Template in SAP Business ByDesign. Deze Template werd vervolgens geïmplementeerd in het Australische Stork-dochterbedrijf Giovenco. Stork/ MASA Colombia is nu toegevoegd aan deze Stork SAP Cloud-ERP-omgeving".

De belangrijkste uitdagingen voor Colombia hadden betrekking op het vereenvoudigen van de processen, taalondersteuning, verandermanagement en de noodzakelijke lokalisatie van het systeem (Colombia is een niet-gelokaliseerd land in SAP ByDesign).

De procesgeoriënteerde benadering van Scheer zorgde voor de identificatie van verbeteringen en het proces om veranderingen succesvol door te voeren. Het grondige begrip van de processen in combinatie met de mogelijkheden van de applicatie vormden de basis voor het definiëren van "Keep it Simple" -oplossingen.

De activiteiten tijdens de implementatie waren gericht op het voorbereiden van de eindgebruikers en het garanderen van een hoge kwaliteit van de masterdata. Er werden gedetailleerde werkinstructies ontwikkeld en vervolgens ingezet tijdens de Integratie- en Gebruikersacceptatietest (UAT).

Javier Marquez zegt: "De belangrijkste toegevoegde waarde van Scheer tijdens deze succesvolle implementatie was de mogelijkheid om kennis over te dragen aan de medewerkers van Stork. Hierbij ging het vooral om aan te geven hoe processen worden ondersteunt voor het verkrijgen van een maximale prestaties. Scheer heeft naast de technische ondersteuning ook gezorgd voor een mentaliteitsverandering van de medewerkers. Scheer ziet dit als een proces om nieuwe tools en nieuwe ideeën eigen te maken.

We hebben een ERP veranderd die we decennialang hebben gebruikt!".

De implementatie maakte het mogelijk een cultuur van voorbereiding, planning, beheer van prestaties en continue bewaking te creëren. Rapporten met nuttige gegevens kunnen worden gebruikt voor analyse van het bedrijf vanuit verschillende gezichtspunten, zoals operationeel, financieel, HRM en projectbeheer.

Stork kan projecten nu beter beheren met behulp van de real-time beschikbare details.

"Direct na de start was de informatie uit de Cloud ERP van zeer goede kwaliteit. Op een eenvoudige manier begonnen onze mensen de kracht van real-time informatie te begrijpen", zegt Rik Ellenbroek - CFO Stork Americas

De inzet van het SAP Business ByDesign in Colombia leverde de volgende voordelen op:

• Uniforme manier van werken op basis van Best Practices van SAP om een consistent kader voor prestatiemanagement en verantwoording mogelijk te maken;
• Efficiëntieverbeteringen door handmatige en herhalende taken te elimineren en te zorgen voor eenmalige gegevensinvoer voor meerdere toepassingen binnen het totale proces;
• Een bredere inzet van de applicatie en de begeleiding naar de geïntegreerde end-to-end processen leidt tot een betere en grondige proces- en systeemkennis binnen de organisatie;
• Vervanging van datasilo's door gestructureerde en transparante besturing van bedrijfsstatistieken verbetert de besluitvorming over alle afdelingen heen.

De impact van het implementeren van een niet-gelokaliseerd land

Seidor heeft (met hulp van Scheer) nu een Lokalisatie voor Colombia gerealiseerd met Withholding Tax for Purchases and Sales, Self-withholding, Employee Expenses en DIAN reporting.

 

"De inspanning om een betrouwbare lokalisatie te creëren heeft tot een mooi resultaat geleid" - Ferry Bogaards