Ingrediënten voor succesvolle SaaS-ERP implementatie

Scheer is sinds 2012 actief met het implementeren van SAP Saas ERP.  In 2012 gestart met SAP Business ByDesign en sinds 2017 met SAP S/4HANA Cloud Public Edition.

In de afgelopen jaren heb ik de volgende type implementaties mogen uitvoeren:

Starters: Nieuwe organisaties voorzien van best practices op hun business snel op te kunnen starten

Grow Ups: Veelal migratie van stand-alone applicaties (CRM/FIN/PRD/SCM) naar een volledig geïntegreerde ERP omgeving

Hybride ERP trajecten waarbij SAP S/4HANA Cloud Public Edition wordt gekoppeld aan bestaande SAP ECC omgeving

Migraties van SAP ECC en non-SAP naar SAP S/4HANA Cloud Public Edition

Ingrediënten voor een succesvolle SAP S/4HANA Public Cloud Implementatie

 Uit onze recente project ervaringen, komen elementen naar voren die SAP S/4HANA Cloud Implementaties succesvol maken.

 1.         Ontdek de fit met de applicatie

 2.         Ontwikkel een Cloud Mindset: Houdt uw ERP-Core schoon!

 3.         Zorg dat uw team op één lijn staat

 4.         Ondersteun de verandering en de digitale transformatie

 5.         Wees realistisch qua verwachtingen

 6.         Het spel begint na Go Live: Monitor en optimaliseer

 #1 Ontdek de fit met de applicatie

De eerste belangrijke stap is het bepalen van de geschiktheid van de applicatie voor de vereiste bedrijfsondersteuning:

•  Wat is de omvang van het bedrijf dat moet worden ondersteund door SAP S/4HANA Cloud?
• Welk deel van de functionaliteit hebben we direct nodig, op welke locaties en wanneer?
• Wat zijn mogelijk aanvullende oplossingen die noodzakelijk zijn?

SAP S/4HANA Cloud is een groeiende applicatie met een uitgebreide roadmap. Ieder jaar zijn er twee grote releases, elk met aanpassingen, updates, nieuwe releases en extra land- en taalondersteuning. Deze updates worden In februari en in augustus beschikbaar gesteld.

 Het is van cruciaal belang om de fit en de non-fit te ontdekken. Inspecteer de verwachte roadmap, de integratie- of uitbreidingsmogelijkheden om de non-fit gebieden aan te pakken.

•  Cruciaal voor succes is het volgen van het pad van standaard best practices in de industrie.
• Houd complexiteit buiten de deur en run uw bedrijf met standaarden.

Het is onze ervaring dat Business Owners niet gemakkelijk te overtuigen zijn om bestaande paden te verlaten en standaarden te volgen. Neem de tijd om de opnieuw afgestemde business flows te ontdekken en eraan te wennen.

#2 Ontwikkel een Cloud Mindset: Keep the Core Clean!

De SAP ERP functionaliteit bestaat in 2022 uit ruim 50 jaar ervaring. De best-practices die beschikbaar zijn, zijn perfect in te zetten zonder deze aan te passen. Ontwikkel een Cloud Mindset om standaarden voor verschillende functies te laten samenwerken, zonder de individuele functies te willen veranderen.

Kies er niet voor om te achterhalen hoe bestaande praktijken ingezet kunnen worden, maar onderzoek hoe de best-practices vanuit SAP S/4HANA Cloud gaan werken.

De keuze voor standard best practices impliceert minder complexiteit, minder afhankelijkheid en uw krijgt een omgeving die up-to-date is en per direct toekomstige innovaties kan toevoegen.

#3 Zorg dat uw team op één lijn staat

De derde sleutel tot succes is de afstemming van uw team met betrekking tot de implementatie van de SaaS oplossing. De afstemming houdt in dat het management, proceseigenaren, key- en eindgebruikers en (corporate)IT op één lijn moeten zitten qua verwachtingen van het project.

Al deze interne stakeholders moeten het volgende weten:

•  Hoe ziet het toekomstige bedrijfsproces er van begin tot eind precies uit?
• Hoe worden de nieuwe technologieën ingezet binnen het bedrijfsproces en wat is de impact op het personeel, de klanten en de zakenpartners?
• Wat zijn de plannen voor tekortkomingen in de oplossing?

#4 Ondersteun de verandering  en de digitale transformatie

De vierde sleutel tot succes is het beheren van de verandering die komt kijken bij het invoeren van SAP S/4HANA Cloud. Transformeren betekent letterlijk „het omzetten naar een andere vorm“. Echter de transformatie is meer dan het inzetten van een nieuwe applicatie. Deze transformatie raakt naast de applicatie de medewerkers, processen, partners, klanten, integraties en management info.

SAP S/4HANA Cloud Public Edition met al zijn toeters en bellen, kan erg verleidelijk zijn, en het kan gemakkelijk zijn om in een konijnenhol van technologische mogelijkheden en nieuwe functies en verbeteringen te duiken. Voor een succesvolle implementatie is het van cruciaal belang om te focussen op de end-to-end activiteiten en de betrokken werknemers om ervoor te zorgen dat ze allemaal op één lijn zitten en volledig op de hoogte zijn van de gedefinieerde flows, de integraties en het gebruik van mogelijke nieuwe technologieën.

Maak een duidelijke keuze voor de minimale functionaliteit om te starten en plan vervolgens de volgende fases om aanvullende functionaliteiten in te zetten.

Het gebruik van SAP Public Cloud betekent een ander speelveld in de manier waarop oplossingen worden voorbereid en geïmplementeerd. Bedrijven kunnen de oplossing beheren zonder afhankelijk te zijn van uw IT-afdeling. Deze verandering is van toepassing vanaf de eerste dag dat het implementatieproject van start gaat. Het inrichten van bedrijfsprocessen op basis van de standaard best practices kann uitgevoerd worden door sprints van maximaal twee weken te organiseren. Hierbij richten de betrokken medewerkers de end-to-end processen in. Het resultaat van zo'n sprint is een eenduidige procesflow plus documentatie over beslissingen, werkinstructies en de aanpak van tekortkomingen.

#5 Wees realistisch qua verwachtingen

De vijfde sleutel tot succes is om realistisch te zijn in termen van tijd, inspanning en betrokkenheid.

Het implementeren van SAP S/4HANA Cloud kan in weken worden gedaan. Een uitstekend, soepel lopend proces kost echter tijd om te ontdekken, te configureren, af te stemmen en te begrijpen. Het is onze ervaring dat een implementatie van een SAP S/4HANA Cloud-implementatie voor een ongecompliceerd proces 12-16 weken in beslag neemt. De operations, finance en control, klanten en leveranciers hebben na de initiële Go Live een vergelijkbare tijd nodig om kennis te maken met de applicatie om volledig in control te zijn. 

De applicatie laten draaien is niet zo moeilijk, maar de applicatie uw bedrijf volledig laten beheren is het einddoel. Om de applicatie echt uw business te laten managen, moet u open staan voor het toewijzen van resources en budgetten voor extra optimalisaties en fine-tuning van de activiteiten.

#6 Het echte spel begint na Go Live: monitor en optimaliseer!

Na Go-Live is het van cruciaal belang om de verandering te beheren om de business te ondersteunen bij het oplossen van openstaande kwesties. Daarnaast zijn er periodieke release-updates, inclusief updates en nieuwe features. Tegelijkertijd vereist de organisatie veranderingen in nieuwe gebruikers, nieuwe locaties en nieuwe marktkansen. Wees voorbereid en georganiseerd om de reacties en vragen uit het veld aan te kunnen.

Aan de slag met Saas ERP van SAP S/4HANA

De transformatie naar SAP S/4HANA is een serieuze actie, waarvoor wij een grondige voorbereiding aanbevelen om een vlotte en succesvolle implementatie te garanderen. Aarzel niet om vrijblijvend contact met mij op te nemen om uw uitdagingen en plannen met SAP S/4HANA Cloud te delen.