Ervaringen met de inzet SAP S/4HANA Cloud voor business transformaties

02/11/2021

6 min

Interview Gerard van Gent

Read the English version of this interview here

SAP heeft op 27 januari jl. “RISE with SAP” gelanceerd. Een programma waarmee business transformatie als een service wordt aangeboden. Een transformatie die gericht is om ERP en andere bedrijfsactiviteiten vanuit de Cloud te gaan ondersteunen. Scheer Nederland is sinds 2012 actief om SAP ERP vanuit de Cloud te implementeren bij bedrijven. In 2012 zijn wij gestart met SAP Business ByDesign en sinds de introductie in 2017, met SAP S/4HANA Cloud.

In dit blog ga ik in gesprek met Gerard van Gent van Scheer Nederland. Gerrard is het meest betrokken geweest bij de verschillende SAP Cloud ERP projecten. Gezien het feit dat Gerard een uitgebreide SAP on Premise achtergrond heeft, was ik vooral benieuwd naar de ervaringen met SAP ERP projecten vanuit de Cloud en heb Gerard de volgende vragen voorgelegd:
Wat zijn de ervaringen van SAP S/4HANA Cloud?
Waar moeten bedrijven zeker rekening mee houden – en wat moeten ze vermijden – bij de implementatie van S/4HANA Cloud?
Wat zijn de uitdagingen bij procesoptimalisaties en SAP S/4HANA Cloud?
Welke misvattingen bestaan er binnen SAP S/4HANA Cloud projecten?
Het doel is om inzicht te krijgen in welke rol SAP Cloud ERP oplossingen spelen, binnen de digitale transformatie van bedrijven.

Wat zijn de ervaringen met SAP S/4HANA Cloud?

SAP S/4HANA Cloud ken ik vanuit verschillende invalshoeken:

Als product, waarbij het wordt gezien als een opvolger van het SAP ECC;
Als Software as a Service die binnen Scheer wordt gebruikt;
Als oplossing die wij vanuit Scheer sterk promoten om bedrijven te ondersteunen met hun digitale transformatie.

Binnen Scheer zijn we in 2012 gestart met SAP Cloud ERP en SAP Business ByDesign. In de zomer van 2018 hebben we voor een tapijt producent SAP S/4HANA Cloud met Manufacturing scope binnen 4 maanden geïmplementeerd. In maart 2020, met de start van de Covid-19 pandemie, hebben we SAP S/4HANA Cloud binnen 3 maanden operationeel gemaakt voor Scheer Nederland en een blauwdruk uitgewerkt voor de andere Scheer organisaties.

Onder het motto van ‘Drink your own Champagne”, kunnen we onze interne ervaringen nu inzetten bij onze klanten. We volgen de ontwikkelingen van SAP S/4HANA Cloud op de voet en zien dat ieder kwartaal meer en meer functionaliteit wordt toegevoegd.

Wanneer SAP Cloud ERP wordt vergeleken met SAP ERP On-Premise, dan zijn de volgende zaken anders:

Binnen SAP Cloud ERP is het systeem vanaf dag 1 beschikbaar voor iedereen. Binnen SAP S/4HANA Cloud wordt zelfs gewerkt met starters systeem, waarop een model company aanwezig is. Het projectteam kan er direct mee aan de slag, waardoor we tijdens het design tevens de bijbehorende SAP-oplossing direct kunnen bekijken;
Inzet van een test/kwaliteitssysteem naast het productiesysteem helpt ieder kwartaal de updates en innovaties snel en adequaat te testen, voordat deze in de organisatie worden ingezet. Stay Current is hiermee echt een reële mogelijkheid;
Geen afhankelijkheid meer van IT voor installaties en toekomstige uitbreidingen, geeft de business veel meer slagkracht. Zelfs de roll-out in verschillende landen kan nagenoeg geheel zonder IT-support plaatsvinden;

Waar moeten bedrijven zeker rekening mee houden – en wat moeten ze vermijden – bij de implementatie van S/4HANA Cloud?

De overstap naar S/4HANA Cloud biedt bedrijven de “once in a lifetime” mogelijkheid om processen en systemen opnieuw in te richten. Deze kans mag zeker niet worden gemist.

In de afgelopen decennia (R2 > R3 > SAP ECC) was het definiëren van maatwerk niet los te zien van SAP ERP projecten. Daarom vinden wij het verstandig om vooraf goed na te denken over procesoptimalisaties, kijken naar vereenvoudigingen en het terugbrengen van individuele aanpassingen naar de zogenaamde SAP Standard Best Practices. De SAP Best Practices is inmiddels een vertaling van ruim 40 jaar SAP ervaring. Er moet dus wel iets heel bijzonders spelen, binnen een organisatie, wanneer deze Best Practices niet ingezet kunnen worden.

Acceptatie van deze Standards blijft een belangrijk aandachtspunt. In onze aanpak starten wij daarom ook met gedegen interactieve workshops om een voorstudie uit te voeren, om samen met de proces- en business deskundigen de specifieke wensen door te nemen, om vervolgens de Fit-to-Standard te kunnen toepassen. Dergelijke transformaties worden altijd geassocieerd met interne “pijn”. Daarom is het essentieel om het “change management” proces vanaf het begin te integreren in het totale project en zorgen voor een interactieve betrokkenheid van alle stakeholders.

Wat zijn de uitdagingen bij procesoptimalisaties en S/4HANA Cloud?

Procesoptimalisatie biedt de mogelijkheid om afscheid te nemen van stokoude gewoontes en beter in te spelen op de eisen van de huidige – of nieuwe – klant/markt.

Om de benodigde end-to-end processen te optimaliseren en verder te automatiseren is een verfijnde afstemming nodig tussen de Business en IT om te zorgen voor de juiste inzet van de benodigde SAP-componenten in het gehele end-to-end process. Te denken valt hierbij aan onderdelen als integraties tussen systemen, API’s, integratie met MS Office, Export en Import faciliteiten maar ook Single-Sign-On bijvoorbeeld.

Een extra uitdaging zien wij vaak bij de grotere – internationaal – werkende bedrijven met complexere processen binnen divisies of processen die over verschillende divisies heen lopen. Denk hierbij aan Central Finance. Hierbij speelt de mate van geharmoniseerde processen en de autonomie van een bedrijfsonderdeel een belangrijke rol. In dergelijke omgevingen wordt de inzet van Standards nog meer een uitdaging. Groot voordeel van de SAP-Standard Best Practices is ook dat zij rekening houden en zijn voorzien van lokale governance en compliance eisen.

Binnen Scheer Nederland beschikken onze consultants over een brede en diepgaande proces- en branchekennis, gecombineerd met de juiste SAP-productkennis. Wij kiezen er bewust voor om geen specialisatie binnen modules op te bouwen maar juist kennis, inzicht en ervaring te hebben in volledige end-to-end processen. Bij onze projecten wordt dus niet zo zeer gekeken hoe de nieuwste functies en features kunnen worden ingezet, maar hoe het volwaardige end-to-end proces kan worden ondersteund. Wij stoppen niet waar SAP stopt, maar wij stoppen pas met het bedenken van de toepassingen waar het proces daadwerkelijk eindigt.

Welke rol spelen Cloud oplossingen binnen de digitale transformatie van bedrijven?

Vanuit Scheer begeleiden wij bedrijven met hun digitale transformatie richting de Cloud. Dit omvat zowel Private, Public als de combinatie met SAP on Azure omgevingen. Vooral voor bedrijven die een sterk groeipad kennen, biedt de overstap naar Cloud ERP veel potentieel in de dimensionering van de oplossing, dat zorgt voor schaalbaarheid voor latere uitbreidingen.

Uitbreidingen in bestaande – veelal SAP ECC omgevingen – gaan gepaard met significant meer inzet, kosten en tijd ten opzichte van een meer standalone SAP Cloud ERP oplossing voor een specifiek (bedrijfs)onderdeel. Bedrijven gaan hierdoor ook een bredere Cloud-Mindset of zelfs een Cloud-Native-Strategie ontwikkelen, waardoor hun toekomstige ontwikkelingen beter aansluiten met het groeiende aanbod van Cloud oplossingen.

Groot voordeel voor bedrijven is het feitelijk “outsourcen van bepaalde support taken door de inzet van Clouddiensten. Het wordt nu als een service aangeboden en is direct en voor iedereen beschikbaar. Er zijn veel minder – soms geen – interne specialisten nodig voor de IT-periferie onderdelen. Externe support is gemakkelijk 24×7 te verkrijgen. Intern kan men met de business aan de slag.

De snelheid van handelen is met SAP Cloud ERP significant toegenomen. Transformatie projecten waarbij een divisie binnen 3 maanden volledig up-en-running is, zijn voor ons zeker geen uitzondering.

Welke misvattingen observeert u in S/4HANA Cloud projecten?

Misvattingen kunnen te maken hebben met de snelheid van implementatie en de scope van de initiële implementatie.

Enerzijds biedt de overstap naar SAP S/4HANA Cloud, zoals gezegd, een grote kans om zaken opnieuw te ontwerpen. Het gevaar bestaat dat deze projecten in een te korte tijd met te veel onderwerpen worden overladen. Vaak wordt overschat wat het eigen bedrijf met de bestaande capaciteiten binnen een beperkte tijd kan bereiken.

Maar we zien ook het andere “extreme”. Hier wordt getracht zo snel mogelijk over te stappen op de nieuwe applicatie, zonder gebruik te maken van de extra mogelijkheden die zich aandienen. Dit gebeurt wanneer een transformatieproject puur IT-gedreven is en de focus is het overzetten van transacties naar de SAP Cloud oplossing. Het is zeker van belang om te zien dat de SAP Cloud oplossing veel meer biedt en hoe de Intelligente functies, met de focus op analyses, rapportages en voorspellingen kunnen worden ingezet. Daarnaast gaan Machine Learning en Artificial Intelligence zorgen voor verdergaande automatisering. Kortom – met SAP S/4HANA Cloud beschik je als bedrijf over een omgeving die volledig data- en taak gedreven is. Bij de juiste inrichting zorgt dit voor eenvoud in de uitvoering en brede acceptatie vanuit de betrokken afdelingen.

Ook starten met SAP S/4HANA Cloud?

Scheer nodigt u uit om samen te kijken naar de mogelijkheden om SAP S/4HANA Cloud binnen uw organisatie in te zetten. Denk hierbij aan de inzet voor een nieuwe business opportunity of als vervanging van een ERP systeem. Vanuit Scheer delen wij graag onze ervaringen.

Aanvullende informatie omtrent de inzet van SAP S/4HANA Cloud: