Met SAP S/4HANA naar de Cloud - Welke optie is het beste?

Overstappen van SAP ECC naar SAP S/4HANA

Eind 2027 verloopt de maintenance van de huidige SAP ECC ERP applicaties. Organisaties die gebruik maken van SAP ECC zijn aan het nadenken over de volgende stappen:

1. Op welke wijze kan SAP ECC worden vervangen door SAP S/4HANA?
2. Hoe kan ERP vanuit de Cloud worden ingezet zonder dat de business hier hinder van gaat vinden?

In dit artikel zal ik eerst ingaan op de Cloud reis die Scheer zelf heeft gemaakt. Deel van ons advies is zeker afgeleid van onze eigen praktijk en ervaringen.  Vervolgens ga ik in op de beweegreden om ERP vanuit de Cloud te draaien. Daar worden de opties om S/4HANA in de Cloud te draaien nader toegelicht.

De SAP Cloud ERP-reis van Scheer

Scheer is zowel dienstverlener als gebruiker van SAP Cloud ERP. Onze leerervaring bij het gebruik van SAP in de Cloud kunnen we daarom eenvoudig inzetten bij het adviseren van onze klanten. Scheer Nederland installeerde reeds in 2012 SAP Business ByDesign – een volledige Suite-in-a-box – voor de ondersteuning van onze consultingdiensten.  Ter ondersteuning van de internationale activiteiten is Scheer in 2020 gestart met de inzet van SAP S/4HANA Cloud.

Scheer heeft in 2020 tevens besloten om zijn eigen Managed Service datacenter over te zetten naar Microsoft Azure. Op basis van het Microsoft Azure platform en Scheer’s expertise in processen en technologie werden de “Scheer Intelligent Data Services” gecreëerd. Meer dan 300 configuraties worden ondersteund op het Microsoft Azure platform en meer dan 1.000 SAP-systemen worden beheerd door Scheer Managed Services.

Vijf hoofdredenen om ERP naar de Cloud te brengen

De onderstaande figuur geeft een helder overzicht wat voor veel bedrijven de redenen zijn om met ERP naar de Cloud te gaan.  Vervanging van het bestaande ERP, is zeker niet de belangrijkste reden om deze beslissing te nemen.  Laat ik 5 hoofdredenen verder toelichten: kostenbesparing, aanpassingsvermogen, security, voldoen aan wet- en regelgeving en doorvoeren van innovaties.

1e Kostenbesparing

Voor sommige organisaties is een primaire driver een kostenbesparing op korte termijn, al dan niet ingegeven door het inzakken van de business door bijvoorbeeld de COVID-19 pandemie. Het verplaatsen van de infrastructuur vanuit het eigen datacenter of dat van de hosting partner naar bijvoorbeeld Azure levert direct kostenvoordelen op. Hyperscalers als Microsoft kunnen door de schaal waarop zij Infrastructure as a Service (IaaS) leveren efficiënter draaien en deze kostenvoordelen doorgeven aan hun klanten. Verder hoeven investeringen in hardware niet meer vooraf te worden gedaan, maar worden dit maandelijkse abonnementskosten: CAPEX (captial expenditure) wordt OPEX (operational expenditure). In deze tijd van kostenbewustzijn is dit een heel aantrekkelijke optie.

2e Aanpassingsvermogen (Agility)

Organisaties willen snel kunnen reageren op veranderende marktomstandigheden, veranderende bedrijfsstructuren als gevolg van acquisities of afstotingen, of willen innovaties snel naar de markt kunnen brengen. ERP vanuit de Cloud kan deze benodigde aanpassingsvermogen of Agility helpen leveren. De onderliggende Cloudapplicatie en -infrastructuur is schaalbaar en kan de belasting op de applicaties volgen, zowel naar boven als naar beneden. Software kopen als abonnement zorgt er altijd voor dat er genoeg hardware beschikbaar is om de gebruikers op enig moment afdoende te ondersteunen.

3e Security

Het wordt voor bedrijven steeds moeilijker om zich te weren tegen de toenemende cyberbedreigingen. De kosten als gevolg van hacks of DDoS-aanvallen kunnen aanzienlijk zijn. Door te migreren naar een Azure datacenter die ‘secure by design’ is, of gebruik te maken van SaaS als S/4HANA Cloud, worden organisaties voor een belangrijk deel ontzorgd ten aanzien van dit steeds belangrijker wordende vraagstuk binnen de ICT.

4e Voldoen aan wet- en regelgeving (Compliance)

Een vierde punt die ik wil noemen zijn de toenemende eisen aan wet- en regelgeving met betrekking tot gegevensbeveiliging, privacy en industriereguleringen en -standaards als in de farmaceutische industrie (GxP).  Binnen de Cloud ERP-oplossingen zijn deze compliance maatregelen doorgevoerd en standaard beschikbaar. De leverancier van Cloud-ERP kan met regelmatige audits aantonen dat deze voldoet aan de afgesproken standaards

5e Doorvoeren van innovaties

Tenslotte wil ik benoemen dat allerlei innovaties zoals IoT, Machine Learning en Big Data, die aan de basis kunnen staan van de Intelligent Enterprise steeds meer als Cloud services, soms zelfs open source, worden aangeboden. Het is dan logisch om de ondersteuning van de bedrijfsprocessen ook in de Cloud te laten gebeuren, zodat procesinnovatie via deze services relatief eenvoudig kan plaatsvinden.

Wat zijn de mogelijkheden om SAP S/4HANA in te zetten vanuit de Cloud?

SAP S/4HANA kan op verschillende wijze vanuit de Cloud worden ingezet. Onderstaande  afbeelding laat de belangrijkste deployment mogelijkheden zien. Overigens zijn er nog meer, daar zullen we in een volgend blog op terugkomen.

De linker optie is meer een traditionele, waarbij de klant licentie met maintenance koopt (S/4HANA On Premise), die vervolgens wordt geïnstalleerd op de Cloud infrastructuur van bijvoorbeeld Microsoft Azure. Hoewel deze dicht staat bij een traditionele ECC-installatie en operatie, levert deze optie toch al veel voordelen rondom kosten en schaalbaarheid.

Rechts zien we S/4HANA Cloud. Dit is een Software as a Service-oplossing, met een maandelijks abonnement dat per gebruiker wordt afgesloten. Hier is de schaalbaarheid optimaal: je licentiemodel beweegt volledig mee met de groei en krimp van je organisatie.

Onderaan zien we de Cloud add-ons – de Line of Business specifieke Cloud oplossingen die SAP door de jaren heen heeft gekocht. Voorbeelden zijn SuccessFactors voor HR, Ariba voor Inkoop en Concur voor Reiskostendeclaraties. De integratie tussen de verschillende SAP-oplossingen onderling alsmede met Cloud oplossingen van derden en loopt via SAP Cloud Platform, de PaaS omgeving van SAP.

S/4HANA in de Cloud – wie kiest wat?

SAP S/4HANA on Azure

SAP S/4HANA On Premise geïnstalleerd op de MS Azure infrastructuur is meer geschikt voor grote organisaties met stabiele processen waarin een hoge mate van customization verwerkt zit. Deze is specifiek nodig voor bedrijfskritische processen. Verder is het ook een goede optie als monitoring en performance tuning belangrijk is om een zo snel mogelijk systeem tegen zo laag mogelijke runkosten te draaien.

SAP S/4HANA Cloud

Organisaties die op zoek zijn naar flexibiliteit, schaalbaarheid (groei en krimp) en waarbij de oplossing de bedrijfskritische processen op basis van best practices ondersteunt, zijn wellicht beter af met S/4HANA Cloud. Door de snelheid van innovatie van de software (kwartaalreleases) is het ook mogelijk om als organisatie sneller te innoveren.

Kiezen voor Hybride oplossing

Uiteraard is het niet of-of. Waarschijnlijk zullen veel organisaties een zogenaamd hybride model adopteren. De kernprocessen zullen op basis van S/4HANA On-Premise op Azure worden ondersteund. Nieuwe vestigingen of business lines kunnen snel worden aangehaakt via S/4HANA Cloud, al dan niet gebruikmakend van de zgn. 2-Tier scenario’s uit de SAP best practices. Overigens is zo’n hybride model ook een optie om te migreren van de huidige ECC-omgeving naar een nieuwe Cloud-oplossing.
Scheer heeft bijvoorbeeld onlangs een start-up binnen een multinational die al jaren SAP ECC gebruikt in een paar maanden op S/4HANA Cloud gezet. Deze organisatie is nu in staat te leren wat het betekent om Clouddiensten in plaats van traditionele On-Premise diensten af te nemen.

Hoe kan ik migreren van SAP ECC naar S/4HANA?

Om van SAP ECC naar S/4HANA on Azure over te gaan, zijn er verschillende scenario’s denkbaar:

Van links naar rechts gaan we van een ECC-systeem op basis van een willekeurige database (Oracle, SQL) naar S/4HANA (uiteraard met een HANA-database), rechtstreeks of via een aantal tussenstappen

• A/B hier wordt de spullenboel die op dit moment in het eigen datacenter staat 1 op 1 overgezet naar Azure. Dit klinkt als een kleine stap, maar dit is voor veel van onze klanten daadwerkelijk de eerste stap die wordt genomen. Met relatief kleine migratiekosten kan er al een significante besparing op infrastructuurkosten worden gerealiseerd. Het verschil tussen A (Lift and Shift to Cloud) en B (Lift and Migrate to Cloud) is overigens dat bij A alleen de non-productiesystemen worden meegenomen en bij B ook de productiesystemen. B levert natuurlijk een grotere besparing omdat servers en databases meestal groter zijn, maar A heeft een kleiner risico voor het project van Cloud transformatie. Uiteraard kan A als test voor B worden gedaan;
• C (Lift and shift/Migrate to Cloud, Migrate part to HANA): Hier wordt niet alleen de infrastructuur gemigreerd naar Azure, maar wordt ook de onderliggende database vervangen door HANA. Buiten de besparing op infrastructuurkosten, levert dit in de praktijk ook een snellere ‘Suite on HANA’ omgeving op ten opzichte ;
• D (Transformation to S/4HANA and Cloud): dit is een rechtstreekse migratie van ECC naar S/4HANA. Dit klinkt als een risicovol project, maar SAP en Scheer hebben tooling ontwikkeld waarbij een technische migratie naar S/4 mogelijk is. Dit klinkt als een interessante optie als de migratie naar SAP S/4HANA on Azure primair wordt gedreven door korte termijn kostenbesparing. Op langere termijn is het wellicht verstandig om de bedrijfsprocessen weer tegen het licht te houden en te kijken of er inderdaad maatwerk nodig is om deze te ondersteunen. Hoe minder maatwerk, hoe eenvoudiger de jaarlijkse release upgrades zullen zijn.

Als de primaire driver van de migratie naar SAP S/4HANA  vanuit de business komt, zal een greenfield implementatie met zo veel mogelijk standaardisatie het geëigende pad bij D zijn. Als het korte termijn kostenbesparing is, dan is een technische (brownfield) migratie het meest voor de hand liggen.

Als we kijken naar de move naar S/4HANA Cloud, dan is er maar 1 optie: greenfield

Bedrijfsprocessen worden tegen het licht gehouden en via zogenaamde fit to standard workshops vergeleken met de standaard functionaliteit binnen S/4. Deze is rijk en configureerbaar, tenminste 80% van de organisaties zullen hier een meer dan voldoende fit hebben. Het grote voordeel is dat de technical debt, de loden last van maatwerk die ooit eens is opgeleverd maar waar niemand nog aan durft te komen, volledig kan verdwijnen.

Dit hoeft uiteraard niet in een keer. Het hybride landschap waar ik het eerder over had, kan uiteraard dienen als een tussenstap naar S/4HANA Cloud.

Nogmaals: Scheer en S/4HANA (in de) Cloud

Scheer is zowel partner van SAP als van Microsoft voor het implementeren en beheren van de Cloudoplossingen die we hebben besproken. Scheer heeft niet alleen een aantal succesvolle S/4HANA Cloud implementaties achter de rug, maar inmiddels ook vele bedrijven actief met S/4HANA on Azure. Voor deze klanten waren de drivers zeer divers:

• kostenbesparing,
• voldoen aan wet- en regelgeving
• snelheid van kunnen aanpassen.

Door ons partnership met SAP en Microsoft zijn we in staat een full-service te leveren, waardoor de klant ook met S/4HANA Cloud een SaaS-like gebruikservaring krijgt:

In een volgend blog zullen we hier nader op ingaan.

Migratie naar S/4HANA (in de) Cloud – wanneer beginnen?

Het simpele antwoord is: als u niet reeds begonnen bent, begin dan nu! Hoewel we nog een paar jaar voor de boeg hebben, wordt de overgang naar S/4HANA een feit voor vrijwel iedere SAP ECC gebruiker. Nadenken over de primaire drivers voor migratie naar de Cloud moet nu beginnen: kostenbesparing, compliance, agility of een combinatie daarvan? Scheer kan u helpen bij het ontwikkelen van een SAP Cloud roadmap en de migratie naar het voor u optimale model.