Plan de optimale licentie overgang van SAP ECC naar SAP S/4HANA
arrow_drop_up arrow_drop_down
4 augustus 2020 

Plan de optimale licentie overgang naar SAP S/4HANA

Bespaar geld met de juiste beslissing over de conversie van licenties

Veel bedrijven zijn met de overstap naar S/4HANA bang voor hoge kosten. Volgens de studie van Lünendonk “With S/4HANA into the digital future – status, goals and trends with the implementation of S/4HANA in German speaking countries” (september 2019) geeft meer dan 62% van de bedrijven aan nog niet te weten wat hun exacte licentiebehoefte is en zijn daarom onzeker over de gevolgen van de verandering van Business Suite naar SAP S/4HANA. De verwachting is dat deze getallen voor de Nederlandse markt niet veel anders zullen zijn. Naar alle waarschijnlijkheid ligt hier een belangrijke tekortkoming in de manier waarop het nieuwe licentiemodel wordt gecommuniceerd en in een gebrek aan inzicht in hoe het precies werkt. Het spreekt dan ook voor zich dat 73% van de ondervraagde IT-besluitvormers verwachten dat hun partners op het gebied van licentiebeheer over deskundige kennis op dit gebied beschikken om elke twijfel weg te nemen.

Wachten tot 2027 of nu starten met de conversie van SAP ECC Licenties?

SAP ECC gebruikers hebben tot 2027 de tijd om de verandering door te voeren, maar ze moeten nu al goed nadenken over hoe ze deze verandering willen organiseren. Scheer heeft met haar gespecialiseerde eenheid op het gebied van SAP-licenties vele jaren ervaring met SAP-licentiemodellen en wil proberen de eventuele angst voor de overstap naar S/4HANA weg te nemen.

Om uw SAP ECC licentie om te zetten naar SAP S/4HANA heeft u in principe twee conversie mogelijkheden:

  • Product
  • Contract

Productconversie van SAP ECC naar SAP S/4HANA

Waar productconversie wordt gekozen, kopen klanten die SAP S/4HANA Enterprise Management voor ERP gebruiken het recht om de software te gebruiken. Het oorspronkelijke SAP ERP-contract blijft grotendeels geldig en wordt “SAP S/4HANA-klaar” gemaakt door de extra aankoop van alleen S/4HANA-licentiecomponenten en de overgang naar de SAP HANA-database.

Inzet van SAP HANA Database
Voor SAP S/4HANA dient de SAP HANA-databaselicentie te worden aangeschaft. De meeste klanten kiezen voor de Runtime-editie en de prijs wordt berekend op basis van de huidige HANA-software-toepassingswaarde (HSAV) van de SAP-licenties. Kosten voor AnyDB (bijv. MS-SQL, DB/2, Oracle) zijn niet inbegrepen. De alternatieve keuze voor een full-use HANA-licentie wordt door kleine en middelgrote bedrijven zelden overwogen. De huidige database wordt ook technisch losgekoppeld van de HANA-database om een verdubbeling van de onderhoudsbetalingen te voorkomen. De kosten voor de HANA-database worden berekend op 15% van de waarde van de oorspronkelijke applicatie, exclusief de waarde van de database.

Inzet van SAP S/4HANA Componenten
Daarnaast moeten de voorgaande SAP ECC productlicenties worden omgezet. Momenteel biedt SAP, tegen betaling van een zogenaamde flat fee, de mogelijkheid om op basis van de bestaande ECC-licenties gebruikersrechten voor SAP S/4HANA te kopen. Op deze manier worden de bestaande SAP ERP-licenties omgezet in SAP S/4HANA-licenties. Voor de meeste traditionele producten is er een S/4HANA opvolger die deze vervangt (bijvoorbeeld “SAP Incentive & Commission Management for Insurance” wordt vervangen door “SAP S/4HANA ICM for Insurance”).

Er zijn ook producten die niet zijn opgenomen in het S/4HANA-core system – zij zijn uitgezonderd van dit principe en moeten afzonderlijk worden gelicenseerd. Hier kunt u denken aan LoB-oplossingen en brancheoplossingen van SAP zoals Cash Management, Enterprise Product Engineering en Advanced Available-to-Promise. Maar ook hier zijn regelingen mogelijk.

Gebruiksrechten compatibiliteitspacks eindigen per 2025
De “oude” oplossingen uit de wereld van SAP ECC mogen slechts tot 31 december 2025 onder SAP S/4HANA in gebruik blijven. De verlenging van het onderhoud tot 2027 van SAP ECC, brengt niet de gebruiksrechten voor de compatibiliteitspacks met zich mee. De gebruiksrechten voor deze pakketten zullen eindigen op 31 december 2025.

Voor de meeste oplossingen is een gelijkwaardige opvolger van SAP S/4HANA gedefinieerd en aangewezen, samen met informatie over wanneer deze kan worden geïmplementeerd. Mocht dit niet het geval zijn voor een van uw oplossingen, dan dient u regelmatig de SAP-roadmap te raadplegen voor informatie over de ontwikkeling ervan.

Contractconversie van SAP ECC naar SAP S/4HANA

Een contractconversie omvat de volledige omzetting van het contract en biedt de klant een unieke kans om een zuiver S/4HANA-contract in te voeren, samen met een update van de commercieel neutrale producten.

In het verleden hebben veranderingen in de bedrijfsstructuur of in de strategie mogelijk geleid tot over-licentiëring, wat in de tussentijd heeft geleid tot onnodige onderhoudskosten. Omdat u niet zomaar licenties met SAP kunt ruilen of retourneren, biedt een contractomzetting een unieke mogelijkheid om uzelf te ontlasten van ongebruikte SAP-licenties (de zogenaamde “shelf-ware”). U neemt alleen de producten in een nieuw contract op, die u nu en in de toekomst echt nodig heeft. Het nieuwe licentiemodel gebruikt niet langer “named users” als basis voor de berekening, maar gebruikt “user metrics“. Deze omvat het aantal actieve gebruikers die met uw gelicenseerde systeem werken.

SAP gebruikt de zogenaamde “milkshake aanpak” voor het conversieproces. U zou het kunnen vergelijken met het door elkaar mengen van alle oude licenties in één shaker en deze vervolgens vervangen door een nieuwe licentieovereenkomst. Voor de nieuwe licentieovereenkomst wordt een Bill-of- Material opgesteld, deze dekt de licenties die u nu en in de toekomst nodig heeft.

Eventuele zorgen die u hebt over te hoge kosten kunnen in dit model worden weggenomen: de kosten van de nieuwe geaggregeerde licentielijst worden verrekend met de bestaande licenties, alleen het verschil in beide totalen moet worden betaald. De bestaande licentie-inventaris kan tot 100% worden verrekend.

Wanneer kiezen tussen product- of contractconversie?

De keuze tussen product- en contractconversie wordt meestal gemaakt aan het einde van het besluitvormingsproces wanneer al uw exacte behoeften zijn vastgesteld. Dit maakt ook deel uit van de voorbereiding van elke SAP S/4HANA-roadmap en moet voor elke klant afzonderlijk worden bekeken. De juiste keuze zal niet alleen uw gebruik van de SAP-software aanzienlijk optimaliseren, maar kan ook leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen.

Scheer kan u helpen bij het zoeken naar de optimale oplossing. Ons team van experts staat te allen tijde voor u klaar als u vragen heeft. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Meer informatie omtrent SAP en Licenties binnen Scheer

Over de schrijver
Ferry vervult de rol van strategisch adviseur op het gebied van digitaliseren en verbeteren van de bedrijfsvoering met SAP-oplossingen. Met name door zijn projectaanpak, het uitwerken van de juiste scoping en het ondersteunen van het veranderingstraject, zorgt hij ervoor dat projecten succesvol zijn.

Overstappen naar SAP Cloud ERP

Scheer organiseert maandelijks een webinar gericht op Overstappen naar Cloud ERP. In deze webinars behandelen we SAP S/4HANA Cloud en SAP Business ByDesign.